À l’ère de la digitalisation, l’utilisation du matériel informatique est de plus en plus fréquente lors des évènements professionnels. À cet effet, les organisations qui possèdent leurs équipements n’hésitent pas à s’en servir. Par contre, pour les entreprises qui n’en disposent pas, il serait question de s’en procurer par achat ou par location. La première option pouvant être onéreuse et mettre à mal la trésorerie de votre société, nous vous orientons vers la location du matériel évènementiel. Si vous hésitez encore à vous décider, voici 5 bonnes raisons pour vous y convaincre.
La location de matériel informatique est plus abordable
En dehors de votre parc informatique que vous utilisez dans vos bureaux, vous devez prévoir un lot de matériel adapté à l’organisation des évènements professionnels. Il n’est toutefois pas question de commettre la même erreur que certains entrepreneurs, en vous lançant dans l’achat de ces derniers. L’option de la location vous fera réaliser plus d’économie et préservera votre trésorerie.
En effet, pour vous équiper en matériel évènementiel, vous devez nécessairement dépenser plusieurs milliers d’euros à l’achat. Une telle dépense mettrait à mal votre trésorerie, surtout si vous êtes une petite entreprise. De plus, les évènements professionnels étant organisés de manière occasionnelle, vous serez amené à stocker tout ce matériel, en attendant la prochaine occasion pour en faire usage.
Au lieu de dépenser une somme importante pour un achat, la location vous permet de l’avoir à prix réduit pour la tenue de votre projet. Vous pouvez alors vous procurer tout le matériel que vous souhaitez utiliser pour votre évènement. Le prix de la location de tous les équipements n’atteindra même pas celui de l’achat d’un seul. De plus, avec un prestataire de location de matériel informatique, tous les appareils sont déjà configurés par une équipe spécialisée. Vous n’aurez donc pas à payer des professionnels pour s’en occuper.
Louer le matériel est plus pratique
En achetant votre matériel évènementiel, vous serez dans l’obligation de le transporter dans vos locaux et de le déplacer à chaque occasion. Cela constitue à la fois une tâche contraignante, fatigante et fastidieuse. De plus, vous devrez dépenser de l’argent pour assurer le déplacement des appareils sur les lieux de l’évènement. Même s’ils semblent négligeables, ces frais peuvent être alloués à d’autres activités.
En optant pour la location de votre matériel évènementiel, vous serez exonéré des obligations liées à la logistique. L’offre de la location englobe la fourniture de l’équipement et son transport sur le lieu de l’évènement. Vous n’aurez donc pas à dépenser de l’argent pour le faire. De plus, votre équipe pourra se concentrer sur d’autres tâches plus importantes pour l’entreprise et l’évènement en question.
En plus d’être pratique, cette option vous évite toute déconvenue. Les équipes de transport ont une certaine expérience dans la logistique, ce qui leur est utile pour assurer une prestation de qualité. Elles savent comment disposer et conditionner chaque équipement, pour un transport sans accrocs. De plus, en cas d’éventuels accidents survenus lors du transport, votre responsabilité ne sera pas engagée pour la réparation des appareils. Par contre, les risques seront plus élevés si vous devez vous en occuper vous-même.
Par ailleurs, la plupart des entreprises de location mettent également à la disposition des clients, une équipe. Celle-ci s’occupe de l’installation sur le site, ainsi que du démontage à la fin de l’évènement.
Un service de location est plus efficace
Étant donné que le matériel évènementiel ne s’utilise que de manière occasionnelle, l’option de l’achat vous expose à plusieurs contraintes. Il s’agit des obligations liées à l’entretien et au stockage. En effet, lorsque vous vous procurez votre équipement après du fournisseur, vous devez le mettre à l’abri en attendant l’occasion pour l’utiliser. Ainsi, si vous organisez un évènement par mois ou par an, votre matériel devra être stocké le reste du temps. Il vous sera alors nécessaire d’avoir un local dans lequel le ranger à l’abri des intempéries et autres agressions.
Si vos bureaux ne sont pas assez grands pour contenir tout le matériel, vous devrez opter pour la location d’un garde-meuble pour exemple. Tout ceci constitue des dépenses superflues que vous devez éviter, pour le bien de votre entreprise. Avec l’option de location, vous n’aurez plus à vous soucier de tous ces détails. Votre matériel vous sera livré et installé pour le nombre de jours que durera l’évènement. Il sera ensuite démonté à la fin et emporté par l’équipe de transport de l’agence de location.
Par ailleurs, lorsque vous achetez du matériel évènementiel, tous les équipements qui le constituent sont les biens de votre entreprise. Cette dernière doit alors s’assurer de leur fonctionnement et de leur entretien. Une équipe devra alors être dédiée à cette tâche et devra être payée pour sa prestation. Cela constitue une autre source de dépense dont vous pouvez vous passer en optant pour la location du matériel.
En effet, l’agence de location étant propriétaire de son bien, l’entretien de celui-ci lui revient, car elle a l’obligation de vous fournir un matériel fonctionnel. De plus, elle mettra une équipe d’assistance à votre service pour prévenir et régler d’éventuels dysfonctionnements. Certaines agences disposent même d’une hotline sur laquelle vous pouvez joindre des techniciens en cas de nécessité.
L’option de la location de matériel évènementiel est plus souple
Chaque jour, la technologie évolue dans tous les secteurs d’activité. Les concepteurs d’applications et d’appareils ne cessent d’innover pour apporter de nouvelles solutions, plus performantes que celles qui existaient déjà. Les nouvelles technologies offrent un réel avantage concurrentiel aux entreprises qui les possèdent. De ce fait, pour rester dans la course, vous devez être au courant des innovations technologiques et vous en procurer régulièrement. Cependant, ce choix pourrait vous pousser à mettre la clé sous la porte, si vous devez acheter votre matériel à chaque occasion.
Par contre, en décidant de vous contenter de ce que vous possédez, vous serez très vite dépassé par la technologie. Avec l’option de la location, ce problème sera résolu, car vous aurez accès aux nouveautés, en les demandant à votre agence de location. Vous n’aurez plus à stocker du matériel dépassé ou à investir dans un nouvel achat.
En effet, dans le domaine de location de matériel informatique et évènementiel, de nombreuses agences proposent leurs services. La concurrence est alors présente et chaque fournisseur tente de proposer le matériel le plus récent à ses clients.
De ce fait, pour l’organisation de votre évènement, vous pouvez louer auprès d’une agence, le matériel qui vous convient. Vous profiterez alors de ses performances à cette occasion et le rendrez après utilisation. Ainsi, lors d’un prochain évènement, si les technologies de ces équipements sont obsolètes, vous opterez pour ceux de la dernière génération, sans avoir à dépenser une fortune pour les acquérir. Cela vous épargne les dépenses superflues et l’encombrement de vos locaux avec des équipements inutiles.
Louer du matériel informatique : une action plus durable
Les besoins en matériel informatique et évènementiel augmentent de jour en jour avec la création de nouvelles entreprises et la pression démographique. Pour cela, les fabricants tentent de répondre à cette demande grandissante en augmentant leur production. Malheureusement, les processus de fabrication de ces divers appareils ainsi que l’approvisionnement en matériaux et matières premières ne sont pas sans danger pour l’environnement. De ce fait, en préférant l’achat de votre matériel évènementiel, vous encouragez ainsi la surproduction et par la même occasion, la destruction de la planète.
La location du matériel évènementiel constitue alors la solution pour réduire votre impact sur l’environnement. En prenant cette option, vous participez à la promotion de la production sur commande, ce qui sera bénéfique pour l’environnement.
Par ailleurs, avec la location du matériel évènementiel, vous participez à la réduction des déchets produits par les évènements. Tout ce que vous aurez loué devra être retourné à l’agence de location. De plus, vous n’aurez pas à vous débarrasser d’un équipement qui aurait atteint la fin de son cycle de vie.
