Le recouvrement de créances est parfois nécessaire pour les entreprises afin de récupérer l’argent qui leur est dû. Ces conseils peuvent améliorer le recouvrement de créances pour les petites entreprises.
- Une solide stratégie de recouvrement de créances vous aide à stabiliser votre flux de trésorerie et à recevoir de l’argent de vos clients sans les irriter.
- Les stratégies de recouvrement de créances comprennent la révision de vos processus de facturation, l’embauche de comptables et la compréhension des processus de paiement de vos clients.
- Vous ne devriez faire appel à une agence de recouvrement que pour les dettes échues depuis 90 jours de clients peu réceptifs ou résistants.
- Cet article s’adresse aux propriétaires d’entreprises qui cherchent à améliorer leurs processus de recouvrement de créances.
Dans les affaires B2B, il y a toujours une chance que certains clients ne paient pas leurs factures en temps voulu. Parfois, c’est parce que vos clients ont de nombreuses factures à payer dans une certaine période et oublient votre facture. D’autres fois, c’est parce qu’un client n’a pas les liquidités qu’il pensait avoir pour s’offrir vos services. La bonne nouvelle est que vous pouvez réduire le nombre de factures impayées grâce aux stratégies de recouvrement de créances ci-dessous.
L’importance d’une stratégie de recouvrement de créances
Lorsque vous gagnez la plupart ou la totalité de votre argent grâce à des services B2B, il arrive que vous fournissiez vos services avant que vos clients n’aient payé. Bien que courant, ce modèle est intrinsèquement risqué car, lorsqu’un client ne paie pas sa facture à temps, il crée un écart dans votre flux de trésorerie. Par conséquent, vous aurez moins de liquidités pour couvrir vos dépenses (tout savoir sur la banque postale mon compte pour gérer vos dépenses). Une stratégie de recouvrement solide réduit la fréquence de ces écarts.
En outre, une bonne stratégie de recouvrement permet de faciliter les relations entre vous et vos clients. Comme les stratégies de recouvrement impliquent que vous expliquiez en détail les méthodes que les clients peuvent utiliser pour vous payer et le moment où ils doivent le faire, elles facilitent également la vie de votre client. Pour cette raison et pour des raisons de trésorerie, vous devriez réévaluer périodiquement votre stratégie de recouvrement – vous ne pouvez pas résoudre les problèmes avant de les avoir identifiés, et certains problèmes peuvent ne pas être évidents au début.
9 stratégies pour rationaliser votre processus de recouvrement de créances
Essayez quelques-unes, quelques-uns, la plupart ou toutes ces stratégies de recouvrement pour rationaliser votre processus de recouvrement de créances.
1. Examinez vos factures.
Parfois, les clients non payeurs n’ont pas encore payé uniquement parce que vos factures n’indiquent pas clairement que le paiement est dû dans un certain nombre de jours. Vous pouvez minimiser ces dérapages de votre côté en révisant régulièrement votre politique de facturation. Cette approche consiste à examiner la façon dont vous créez vos factures et à vous assurer que chacun des éléments suivants est présent :
- Une date de facturation
- Des informations de contact (nom, adresse, numéro de téléphone et adresse électronique) pour le créancier et le débiteur
- Un numéro de facture unique ou un autre identifiant
- Des conditions et délais de paiement, y compris les méthodes de paiement acceptables
- Une liste détaillée des services avec un prix unitaire, une quantité et un prix total pour chaque poste
- Une valeur totale de la facture claire et évidente
2. Examinez votre politique de facturation.
Vous devez examiner non seulement vos factures mais aussi votre politique d’envoi des factures. Si vous facturez vos clients mensuellement mais que vous vous retrouvez régulièrement en manque de trésorerie, changez votre politique pour une facturation bimestrielle. Ou bien, si vous envoyez habituellement vos factures le dernier jour ouvrable du mois, essayez de les envoyer le premier jour du mois suivant. De cette façon, vos clients qui effectuent des paiements en haut du mois sont moins susceptibles de manquer vos factures.
3. Révisez votre technologie de facturation.
Parfois, votre entreprise utilise un modèle Word ou Excel pour générer des factures. Cette approche, bien que certaine pour assurer la cohérence, implique un travail manuel important qui peut introduire des erreurs humaines inutiles dans vos pratiques de facturation. Envisagez de pivoter vers la technologie de facturation pour minimiser ces erreurs et gagner du temps.
La technologie de facturation peut également suivre les interactions des clients avec les factures, automatiser les suivis des factures impayées, remplir automatiquement les champs de la facture et plus encore. Pour en savoir plus sur les options d’application de facturation telles que Square, Invoice2go, QuickBooks Online et FreshBooks, lisez le guide Business News Daily sur la façon de trouver le meilleur logiciel de facturation.
4. Révisez votre protocole de communication de facturation.
La façon dont vous livrez les factures aux clients et dont vous faites le suivi peut affecter la rapidité avec laquelle vous recevez le paiement. De nombreuses entreprises soumettent des factures par courriel ou par des applis, puis assurent le suivi des factures impayées par de brefs courriels, mais le courriel peut ne pas convenir aux dettes plus pressantes. Définissez une politique interne pour poursuivre les dettes ayant plus de 14 jours de retard par des appels téléphoniques, que les débiteurs ont souvent beaucoup plus de mal à ignorer que les e-mails.
5. Facilitez les paiements des clients.
Les factures doivent indiquer les modes de paiement que votre entreprise accepte. Cependant, le simple fait d’indiquer les modes de paiement que vous acceptez ne facilite pas intrinsèquement les paiements. Par exemple, ne vous contentez pas d’indiquer que vous acceptez les paiements via PayPal – incluez un lien PayPal cliquable qu’un client peut utiliser pour payer.
6. Présentez vos conditions de facturation immédiatement.
Que vous ayez une politique de crédit distincte ou des conditions de facturation standard, vous devez informer tous vos clients de votre protocole de facturation. Cela peut consister à demander aux clients qualifiés de signer votre accord de politique de crédit dans le cadre du contrat initial, ou à ajouter un texte juridique à vos factures qui explique comment vous pourriez procéder pour recouvrer les créances impayées.
7. Confirmez le processus de paiement de chaque client.
C’est une chose de déposer une facture auprès de votre contact commercial dans une certaine entreprise, c’en est une autre de déposer une facture auprès du service comptable de l’entreprise. Envoyer des factures à votre contact dans une entreprise cliente ne garantit pas que votre facture trouvera le chemin de l’équipe comptable, et une facture qui tarde à atteindre la comptabilité est payée plus tard. Votre contact commercial est souvent non votre contact comptable, alors demandez à vos clients auprès de qui vous devez déposer vos factures.
8. Déterminez comment traiter les clients constamment en retard.
Il est inévitable qu’au moins un de vos clients paie régulièrement en retard. Pour gérer ces clients, vous pouvez prolonger vos conditions de paiement juste pour eux afin de répondre à leurs besoins, mais des stratégies de recouvrement individualisées plus fortes existent.
Par exemple, si votre client en retard répond rarement aux e-mails mais est assez réactif aux appels téléphoniques, alors demandez à votre équipe comptable d’appeler ce client dans un certain délai après l’échéance du paiement. Par ailleurs, si vous avez constaté des retards de paiement par un mode de paiement spécifique de ce client, offrez-lui la possibilité de changer de mode de paiement. Ces stratégies de recouvrement individualisées pourraient inciter vos clients à payer.
9. Soyez proactif en matière de paiement.
Au lieu d’attendre que la date d’échéance de votre paiement arrive (avec le paiement, espérons-le), appelez le client une semaine avant la date d’échéance pour discuter de vos services. Demandez-lui si des problèmes liés à vos services pourraient l’inciter à retarder le paiement. Répétez cet appel une semaine après la date d’échéance si la facture n’a pas été payée, et notez toute promesse de paiement faite par votre client afin de pouvoir assurer un suivi adéquat. Tenez-vous-en au téléphone et non à l’e-mail ici, car les appels téléphoniques sont beaucoup plus difficiles à ignorer.
