Bien que de nombreuses personnes qui réussissent pensent qu’elles travaillent mieux sous pression, il ne fait aucun doute qu’affiner vos compétences organisationnelles facilite grandement votre vie professionnelle. Vous devez être capable de gérer votre temps et vos ressources pour jongler avec succès avec toutes les tâches de votre agenda. Le sens de l’organisation n’est pas naturel pour tout le monde, mais vous serez peut-être soulagé d’apprendre qu’il peut être développé. Il y a quelques choses clés que vous pouvez faire pour améliorer vos compétences organisationnelles et rendre votre vie professionnelle quotidienne un peu plus gérable.
1. Évitez le combat contre le feu
Préparer la journée à venir signifie planifier votre emploi du temps et décider des outils dont vous aurez besoin pour accomplir vos tâches quotidiennes. Sans cette réflexion prospective et cette préparation, vous risquez d’affronter chaque journée de manière réactive plutôt que proactive, ce qui signifie que vous luttez contre chaque situation au lieu de la prévoir à l’avance. Non seulement la planification prospective réduit votre niveau de stress, mais elle vous permet également de résoudre les problèmes de manière calme et rationnelle plutôt que de devoir toujours réfléchir sur le vif.
2. Planifiez votre temps
Pendant que vous planifiez votre journée et que vous vous préparez à chacune des tâches à venir, programmez le temps que vous pensez que chaque tâche prendra. Cela vous permet de diviser votre journée en morceaux gérables. Si l’une des tâches prend beaucoup plus de temps que prévu, vous pouvez alors prévoir l’impact que cela aura sur le reste de votre liste de choses à faire et soit écourter la tâche, soit déléguer, soit reprogrammer les plans que vous aviez faits pour plus tard dans la journée. Cela vous permet de réussir à respecter vos délais.
3. Les planificateurs performants font des listes
Les listes permettent à votre esprit de rester en ordre. Les personnes occupées ont des idées qui bourdonnent dans leur tête en permanence. En transférant ces idées ou ces tâches sur une liste, votre esprit peut passer à autre chose sans risquer d’oublier quoi que ce soit. Lorsque vous effectuez une tâche ou que vous suivez une idée, vous pouvez alors rayer cet élément de la liste. Cela présente l’avantage supplémentaire satisfaisant de vous permettre de voir la liste se réduire. Une liste entièrement barrée donne un grand sentiment de réussite à la fin de la journée. Cela aide également à planifier et à programmer votre journée à l’avance, car vous avez une vision claire de tout ce qui doit être réalisé.
4. Commencez les tâches tôt
Ceux d’entre vous qui aiment travailler sous pression peuvent avoir besoin de sentir une date limite leur sauter aux talons avant de pouvoir s’installer et terminer une tâche. Cependant, si vous commencez à travailler tôt, vous serez beaucoup moins stressé si une autre tâche plus urgente surgit et doit être traitée en premier. Cela signifie également que vous ne serez pas nécessairement en train de travailler toute la nuit, de manquer des repas et d’annuler d’autres engagements pour terminer la tâche.
5. Décidez quand vous travaillez le mieux
Il peut être utile d’être très honnête avec vous-même sur le moment où vous êtes le plus productif. Cela sera différent pour chaque individu. Certaines personnes travaillent mieux lorsqu’elles se lèvent tôt et commencent à travailler dès le lever du soleil, tandis que d’autres sont plus productives le soir. Planifiez le travail qui demande le plus de concentration aux moments de la journée où vous êtes le plus productif. Ainsi, vous serez au maximum de votre efficacité.
6. Classez intelligemment
Nous nous sommes tous retrouvés dans une situation où nous essayons désespérément de respecter un délai serré, mais où nous ne trouvons pas le fichier crucial dont nous avons besoin pour terminer le travail. Créer et maintenir un système de classement intelligent est l’une des meilleures choses que vous puissiez faire pour travailler efficacement. Il peut s’agir d’un classement papier, ou plus probablement d’un classement numérique, mais utiliser un système intuitif et s’assurer que les éléments sont classés correctement peut vous épargner des heures de frustration qui seraient autrement passées à chercher des fichiers perdus.
7. Évitez les distractions
Évitez les distractions est un excellent moyen de bien organiser son temps. Avoir votre serveur de messagerie ouvert peut créer une longue ligne de distractions si vous vérifiez vos emails à chaque fois que vous entendez un ping. Planifier les moments de la journée où vous regardez et répondez à vos e-mails est un bon moyen d’organiser votre temps pour assurer un minimum de perturbations. Si vous effectuez un travail particulièrement important, vous pouvez également trouver bénéfique d’éteindre votre téléphone.
8. Faites en sorte que votre espace de travail travaille pour vous
Vous vous retrouvez à trier des piles de papier pour trouver le seul document dont vous avez besoin ? Devez-vous quitter la pièce chaque fois que vous devez utiliser la photocopieuse ou récupérer du papier à lettres ? Vous accorder suffisamment d’espace à votre poste de travail et organiser vos accessoires de manière logique pour vous aider à travailler le plus efficacement possible peut maximiser votre productivité et minimiser votre frustration.
9. Déléguez
La délégation ne vient pas facilement à beaucoup de gens, mais c’est une compétence incroyablement utile à apprendre si votre temps est précieux. Si vous avez une équipe autour de vous, permettez aux gens de travailler selon leurs points forts, ils sont peut-être meilleurs que vous dans certaines tâches. Permettre aux gens de développer leurs compétences en leur déléguant des tâches signifie qu’ils vous seront plus utiles à long terme.
