Archiver en mode numérique est la nouvelle méthode utilisée. C’est sécurisé et permet de retracer les éventuelles mis à jour. Mais c’est aussi le meilleur moyen de garder les documents plus longtemps que les versions papier.
GED, qu’est-ce que c’est ?
L’archivage électronique, connu aussi sous le nom de GED ou Gestion Electronique des Documents, est le fait d’utiliser la version numérique d’un document pour le classement et l’archivage. Ce n’est pas obligatoire dans certains secteurs, mais l’est dans plusieurs, ceci afin de ne jamais perdre les documents ni de les voir falsifiés ou autres situations désagréables. L’archivage électronique est quand même soumis à des contraintes pour que tous les critères soient réunis. Il faut qu’il soit sécurisé au maximum, qu’il utilise un système de classement et que toutes modifications soient enregistrées et rétractables.
Dans quel cas utiliser l’archivage électronique ?
Il est utilisé dans plusieurs cas, mais le plus souvent par les entreprises, ainsi que les collectivités. L’archivage peut être accompagné d’autres fonctionnalités comme le système de vote.
Pour les collectivités
Le mode en archivage numérique s’avère être très utile pour les collectivités, étant donné qu’elles ont des tonnes de paperasses à leur niveau. Ce traitement permet aussi aux citoyens, d’avoir la possibilité de consulter certains documents en ligne. Cependant, l’archivage n’est pas uniquement la fonctionnalité la plus importante. En mode digital pour les collectivités, il y a aussi le logiciel de délibération pour les conseils municipaux, la solution de gestion de documents, la possibilité d’envoyer des convocations électroniques, le vote en ligne, ainsi de suite. Ces solutions permettent de faciliter la gestion et le traitement. Un réel gain de temps et un procédé sécurisé pour éviter toutes fausses manipulations délibérées.
Pour les entreprises
Cette entité utilise aussi beaucoup l’archivage électronique. Entre les papiers administratifs, les factures, les bons de commande, les données sur les salariés, les fournisseurs et les clients, il y a de quoi archiver. L’objectif est le même, peu importe les acteurs qui l’utilisent :
- La pérennité : permet de garder les documents très longtemps ;
- L’intégrité : les logiciels d’archivage permettent de savoir si un document a été modifié ou non et d’avoir l’archive des journaux ;
- La confidentialité : procédé qui vise à gérer les habilitations des utilisateurs et leurs droits d’accès ;
- La disponibilité : les documents sont classés selon le paramétrage utilisé et restent disponibles pour les utilisateurs qui en possèdent l’accès ;
- La réversibilité : possibilité de récupérer les documents dans les cas de changement de système ou autres changements.
