Le séminaire est un évènement professionnel qui se tient généralement hors des locaux de l’entreprise qui l’organise. Sa réussite dépend de plusieurs paramètres dont le lieu, la restauration, les déplacements des collaborateurs… Le choix du lieu dépend de l’ambiance voulue et de l’objectif du séminaire. Alors, comment choisir un lieu pour un séminaire ?
Faire appel à des organisateurs de séminaire
De toutes les démarches à effectuer dans le cadre d’un séminaire, trouver la bonne adresse est celle qui fait le plus réfléchir. Toutefois, cette recherche qui peut être assez chronophage est plus facile lorsque vous passez par des organisateurs spécialisés. Certains de ces professionnels vous offrent même leurs services sur des portails web riches en fonctionnalités pratiques.
En quelques clics, sans que vous ayez à vous déplacer, ils vous proposent le lieu idéal en tenant compte du nombre de participants, du type de séminaire et de la ville choisie. Sur la base des données que vous renseignez, leur logiciel spécialisé parcourt le réseau BtoB de la région indexée et ressort l’endroit qui convient le mieux à vos besoins. Ainsi, si vous voulez par exemple choisir Lyon pour votre prochain séminaire, vous aurez grâce à ce système les bonnes adresses de la ville, quelle que soit votre localisation. Il peut s’agir de l’Hotel Lyon Métropole, du Domaine de Montcelard…
Une fois les lieux ciblés, l’étape suivante sera de contacter les responsables pour avoir un devis et procéder à des éliminations selon votre budget. Les professionnels en organisation de séminaire vous permettent à nouveau de mener cette opération en toute simplicité. La plupart installent sur leur site une fonctionnalité de demande de plusieurs devis. Un autre avantage est qu’en passant par ces organisateurs pour la recherche d’un lieu de séminaire, vos demandes sont très vite traitées. Il existe souvent une collaboration entre eux et les établissements qui traitent en priorité toutes leurs demandes.
Les critères pour choisir le lieu d’un séminaire
Le choix d’un lieu pour un séminaire se fait après analyse de certains points clés tels que le type d’évènement, le niveau de confidentialité du lieu, l’accessibilité de l’établissement, le budget…
Le type de séminaire et le niveau de confidentialité de l’établissement
Il existe cinq types différents de séminaires d’entreprise :
- séminaire de travail,
- séminaire de direction,
- séminaire d’intégration,
- séminaire de motivation,
- séminaire de formation.
Chacun de ces évènements professionnels se fait dans une ambiance propre à l’objectif. Par exemple, l’ambiance relativement détendue d’un séminaire de travail et de formation sera inexistante dans un séminaire de direction qui demande plus de sérieux. Selon vos besoins, vous pouvez organiser un séminaire en montagne, dans un chalet, à la campagne, dans un hôtel… Ces destinations offrent des niveaux de confidentialité différents. S’il s’agit d’un séminaire durant lequel des décisions importantes seront prises, il est conseillé de choisir un lieu offrant plus d’intimité.
L’accessibilité du lieu et les infrastructures aux alentours
L’endroit choisi pour un séminaire doit être facile d’accès pour tous les participants. La proximité avec une gare, une station de métro, un arrêt de bus est un des atouts requis. Le lieu doit être également entouré d’infrastructures et services utiles. Il peut s’agir entre autres de restaurants, de services de transports (taxi, chauffeur VTC), points de retrait d’argent, banques…
Le budget et le nombre de participants
Le nombre de personnes assistant à un séminaire a une incidence directe sur le lieu et le budget prévu pour l’évènement. Plus il y a de participants, plus la salle devra être grande. Toutefois, pour un endroit de la même taille, vous aurez des propositions de prix différentes. Le choix final du lieu sera donc celui qui entre dans votre budget ou ne l’excède pas beaucoup.
Les besoins techniques et équipements nécessaires
Pour que votre séminaire soit une réussite, vous aurez besoin d’équipements variés :
- vidéoprojecteur,
- écran de projection,
- connexion internet avec une bonne bande passante,
- sonorisation…
Afin d’éviter les mauvaises surprises, vérifiez bien que les locaux choisis offrent toutes ces commodités. Vous pouvez aussi louer les accessoires qui peuvent manquer.
L’agencement de la salle de réunion
La disposition des meubles dans une salle de séminaire peut beaucoup varier d’un endroit à un autre. On rencontre souvent les tables en U, en épi, en conférence… L’agencement à adopter peut aussi varier en fonction de la superficie de la salle et du nombre de participants. Peu importe vos besoins, vérifiez la solidité des tables et des sièges. Ces derniers doivent être également très confortables. Vérifiez enfin si la circulation est fluide dans l’espace à louer, si l’éclairage est optimal et la ventilation bien fonctionnelle.
