Tout au long de son fonctionnement, une entreprise est amenée à gérer des contrats et à opérer plusieurs transactions importantes. Même si la majorité de ces opérations se fait au travers du digital, il y en a certaines qui se font sur papier. Vu qu’il s’agit de données personnelles et confidentielles, il est important que vous sécurisiez ces papiers. Pourtant, comment peut-on procéder ? Cet article vous répond.
Mettre les documents physiques dans un coffre-fort
L’utilisation du coffre-fort est l’astuce la plus simple que vous pouvez employer pour sécuriser vos documents physiques. Lorsque le coffre-fort est de bonne qualité, il sera très difficile pour une personne mal intentionnée de s’approprier vos informations. À cet effet, servez-vous d’un coffre-fort blindé qui sera de surcroit doté d’une serrure à code secret. Pour protéger vos documents, tâchez de ne répéter à personne le nom de ce code. De plus, pour optimiser cette protection, vous pouvez simplement mettre le coffre-fort dans une pièce où personne n’aura accès et faire surveiller la pièce par des agents de sécurité. En suivant ces petites astuces, vous pourrez sécuriser vos données physiques.
Apposez des signes distinctifs sur les documents physiques
Mettre vos documents physiques en lieu sûr ne leur garantit pas vraiment une bonne sécurité. Dans certaines circonstances, vous pourriez omettre des détails ou ranger vos données physiques de la mauvaise façon. Ainsi, il serait beaucoup plus facile pour un proche de vous nuire. Dans ce cas, l’une des astuces à utiliser est d’apposer des signes particuliers sur vos documents. Ces signes en question doivent définir votre identité et vous permettre de reconnaitre rapidement vos documents. Ils peuvent être par exemple des :
- sceaux ;
- cachets ;
- timbres.
Alors si cette idée vous ravit, vous pouvez commander timbre ou un autre élément pour authentifier vos documents physiques. En procédant de la sorte, vous empêchez les personnes mal intentionnées de faire une copie de vos données ou de les utiliser directement pour leurs profits.
Numérisez les documents physiques
Excepté les astuces précédentes, vous avez également la possibilité de numériser vos documents afin de les sécuriser. En effet, il est plus facile et rapide de photocopier des documents physiques que de copier des fichiers numériques. Pour la seconde option, il faudrait que la personne en question accède à votre ordinateur avant de récupérer les données. Ce qui peut prendre du temps.
En décidant alors de numériser vos documents physiques, vous êtes sûr de garantir une bonne sécurité à vos données. Mais, sachez que sur internet, vous pouvez être victime de piratage. C’est pour cette raison qu’il serait judicieux de numériser vos données physiques et de les stocker sur un cloud ou encore drive.
