Budgétisation dans la gestion de projet
Le processus de création de plans pour dépenser et utiliser l’argent dans une organisation constitue la budgétisation. La budgétisation permet de déterminer la répartition de l’argent disponible pour la consommation du projet. Elle évite ainsi la surutilisation et permet d’équilibrer l’efficacité et le flux de travail. L’exécution de la budgétisation dans la gestion de projet est essentielle. Le chef de projet est responsable de la rationalisation du fonctionnement du projet. Cela garantit que l’efficacité, les normes, le temps et la qualité du projet ne sont pas négligés.
Budget du projet
Un bon budget de projet se maintient comme un outil d’estimation des coûts du projet. Tous les coûts qui sont susceptibles de se produire dans un projet peuvent mettre en évidence dans la phase de planification. Un bon budget de projet comprendrait la planification des coûts suivants :
1. Les coûts de la main-d’œuvre.
2. Les coûts des matériaux.
3. Les coûts d’exploitation.
Il est important de noter que la budgétisation dans la gestion de projet est un outil fort. La budgétisation peut aider à l’allocation correcte et appropriée des coûts. De ce fait, elle se concentre sur l’efficacité des activités dans un projet particulier. Les facteurs suivants affectent généralement la planification de ; Budget du projet:
1. Les changements estimés dans la portée du projet.
2. Un budget de coûts prévisionnels meilleur et plus réaliste.
3. Des fonds insuffisants pour un projet en cours.
Types de budgets dans la gestion de projet
Le budget de projet aide à la mise en œuvre de l’argent, des coûts et des ressources pour le projet. L’approbation du budget aide à prévoir les opérations qui pourraient ne pas être adéquates. Tout changement effectué en correspondance avec le budget prévu l’est au cours du projet.
Un budget de projet bien conçu aide à mettre en place l’analyse de la valeur acquise au cours du cycle du processus de travail d’un projet, plaçant ainsi le projet sous contrôle. Le budget du projet est divisé en sous-objectifs et rend le processus de prise de décision beaucoup plus facile.
Les budgets de projet peuvent être de deux types principaux :
1. Budget de ressources (questions concernant l’allocation des coûts pour les ressources internes);
2. Budget financier (questions concernant les flux de trésorerie, les paiements et les ressources externes).
Coût et planification
Dans tout processus de gestion de projet, le processus de budgétisation implique de demander une estimation des coûts. Il s’agit d’une prédiction approximative de la somme d’argent nécessaire à la réalisation d’un projet car elle aide à l’évaluation de la faisabilité du projet.
Il faut ainsi noter qu’une estimation précise des coûts aide à une meilleure gestion du budget du projet. L’estimation des coûts se fait généralement pour les éléments suivants :
1. Matériaux;
2. équipements;
3. services;
4. logiciels;
5. Installations;
6. Personnel.
Les coûts sont bifurqués en coûts directs et indirects :
Les coûts directs sont ceux que vous pouvez attribuer directement à l’activité principale de l’entreprise, comme les salaires administratifs, les matériaux, les fournitures, les équipements, les frais de déplacement, etc.
Les coûts indirects sont ceux qui sont alliés et de soutien, comme peuvent l’être la location de bureaux, ou les frais généraux et administratifs.
Planifier un budget implique de connaître les techniques acceptées par l’industrie pour estimer les coûts. Voici la liste des plus courantes :
1. L’estimation analogique : Les projets existants ou similaires qui ont été réalisés sont recherchés pour déterminer les coûts des nouveaux projets. Cette technique est comparative.
2. estimation du coût des ressources : Créer un tableau de toutes les ressources nécessaires au projet et ainsi créer un budget.
3. Estimation ascendante : Calculer les estimations en fonction des tâches individuelles et des activités du projet. Cela fournit une perspective détaillée de l’estimation en termes de projet, partie par partie.
4. Jugement d’expert : Des experts de l’industrie, des aînés et des conseillers en la matière sont engagés pour fournir un aperçu des projets antérieurs et des informations sur les incursions dans le marché. De multiples avis d’experts et de diligents aident à mieux planifier un budget solide.
Étapes pour créer un budget de projet
Il est de la plus haute nécessité de savoir comment planifier, concevoir, créer et puis finalement, gérer un budget de projet.
Voici un ensemble d’étapes pour aider à la même chose :
1. Créer une liste de tâches pour se concentrer sur les éléments de coût requis pour le projet.
2. Utiliser les données historiques pour rechercher des projets similaires et les coûts impliqués.
3. Estimer les composants en fonction des exigences du projet, des études de marché et trouver des alternatives rentables et efficaces.
4. Utiliser les références du marché pour comprendre comment les concurrents et les entreprises chevronnées gèrent le contrôle budgétaire de leurs projets.
5. Prendre conseil auprès d’experts pour réfréner les doutes et obtenir des avis pour améliorer la prise de décision.
6. Confirmer l’exactitude du rapport par des recherches internes et des discussions avec les chefs de service respectifs.
7. Rationaliser le budget en fonction des recherches et de la planification effectuées dans les étapes précédentes.
8. Tester le budget sur des projets pilotes pour une utilisation par échantillonnage afin de comprendre l’efficacité et la praticité.
9. Obtenir l’approbation des autorités respectives.
Importance de la budgétisation dans la gestion de projet
La budgétisation aide à mesurer la performance par rapport aux dépenses. Dans une entreprise, elle garantit que les ressources sont entièrement disponibles pour le flux de travail afin de soutenir la croissance et le bon fonctionnement de l’entreprise. La budgétisation permet de s’assurer de la disponibilité du capital et de fournir des estimations des dépenses et des recettes. L’entreprise peut se concentrer pour que le projet soit mené à bien, avec de bons retours sur investissement.
Pour résumer l’importance de la budgétisation, nous pouvons poser les points suivants :
1. La budgétisation permet de limiter les dépenses inutiles afin d’équilibrer les recettes et les flux de trésorerie.
2. Avec la budgétisation, on s’assure que l’argent est alloué de manière appropriée aux objectifs prioritaires du projet en cours.
3. Un plan budgétaire correctement rédigé permet de s’assurer que tous les niveaux de gestion sont conscients de la manière dont le projet doit être mené. Cela assure une bonne communication et une vision partagée.
4. Le partage des prévisions budgétaires avec tous les membres du projet peut garantir que les contributions sont reçues de tous les niveaux de la hiérarchie.
