Et chaque jour, plus de 11 millions de réunions sont organisées dans les entreprises. Certaines de ces réunions sont importantes. Mais le reste ? Demandez à quiconque a passé la majeure partie de sa journée assis dans une salle de conférence à avoir des discussions inutiles – et à planifier d’autres réunions – et le consensus général est probablement que la plupart des réunions ne valent pas le temps et l’énergie qu’elles nécessitent.
Parce que les réunions sont si universellement détestées, au point qu’un certain nombre de grandes entreprises les ont pratiquement interdites, il y a eu des rames de recherches et de conseils publiés sur la façon de rendre les réunions plus efficaces et moins lourdes. Une grande partie de ces conseils se résume à établir un ordre du jour strict et à s’y tenir. Bien que cela soit certainement utile, il existe en fait un certain nombre de moyens supplémentaires d’améliorer l’efficacité des réunions qui pourraient même être plus efficaces.
1. Planifiez des réunions plus courtes
Les réunions ont tendance à s’étendre pour remplir le temps que vous avez prévu. En d’autres termes, vous pourriez être en mesure d’accomplir tout ce que vous devez faire en 20 minutes, mais si vous avez une heure de prévue, vous allez remplir cette heure, même si c’est avec des conversations le plus souvent non pertinentes ou hors sujet. Pour lutter contre ce phénomène, il suffit de prévoir moins de temps pour les réunions. Réduisez cette réunion d’une heure à 30 minutes et voyez dans quelle mesure vous pouvez être productif pendant cette période. Il y a de fortes chances que, dans la plupart des cas, vous puissiez tout couvrir en moins de temps.
2. Exiger la ponctualité
Combien de temps avez-vous passé assis dans une salle de conférence à attendre que toutes les plateformes de réunion arrivent ? Et il y a toujours cette personne qui a 10 ou 15 minutes de retard, qui arrive en trombe et perturbe tout le déroulement de la réunion. L’un des moyens les plus efficaces de garder les réunions sur les rails est d’exiger la ponctualité. Si la réunion doit commencer à 9 heures, elle commence à 9 heures, et pas une minute plus tard. Ne perdez pas de temps à attendre les retardataires ou à les mettre au courant. Finalement, à mesure que vous développez une réputation de ponctualité, les autres arriveront en avance et vous pourrez rester dans les temps.
3. Rester debout
Organiser des réunions où tout le monde est debout est un moyen efficace de rendre les réunions plus efficaces et productives. Non seulement les réunions debout sont plus courtes, mais les participants font preuve d’un meilleur esprit d’équipe et sont capables de prendre des décisions plus rapidement lorsqu’ils sont debout. Il n’y a pas de différence mesurable dans la qualité de la prise de décision lors d’une réunion debout par rapport à des discussions assises, mais l’efficacité est considérablement améliorée.
4. Utiliser la technologie de la parole au texte pour enregistrer les réunions
Même si la personne qui prend des notes lors de la réunion est uniquement chargée de cette responsabilité, la tâche de prendre des notes peut souvent ralentir le processus et interrompre le flux de la conversation. En utilisant une technologie de conversion de la parole en texte si vous êtes un cabinet juridique, vous pouvez enregistrer la conversation et la transformer sans effort en documents texte. Cela peut faire gagner du temps à tout le monde et garantir l’exactitude des rapports de réunion. La conversation se déroulera plus naturellement, et les membres de l’équipe qui ne peuvent pas être présents à la réunion auront accès à un compte rendu précis de la discussion et des décisions.
5. Sortez dehors
Rien n’étouffe plus la créativité que le fait d’être coincé dans une salle de conférence fade et sans air. C’est pourquoi de nombreuses entreprises, y compris des innovateurs comme Facebook et Apple, organisent régulièrement des réunions à l’extérieur. Un changement de décor et l’air frais peuvent stimuler la pensée créative et la résolution de problèmes, tout en améliorant l’engagement et en limitant la tendance à se déconnecter ou à s’énerver. Envisagez de tenir votre réunion à l’extérieur et d’avoir une conversation en vous promenant, ou de prévoir un pique-nique ou un déjeuner de travail dans un parc local plutôt que dans une salle de conférence. Mieux encore, le regain d’énergie que peut procurer le fait de sortir un peu à l’extérieur peut en fait améliorer les performances de chacun pour le reste de la journée, ce qui en fait une victoire sur toute la ligne.
Même si les réunions ne sont pas toujours appréciées ou bienvenues, elles sont un élément nécessaire à la gestion de la plupart des entreprises. Cela ne signifie pas qu’elles doivent être une perte de temps majeure, cependant, ou prendre la meilleure partie de chaque journée. Essayez de mettre en œuvre certaines de ces idées – puis trouvez comment vous allez passer tout le temps supplémentaire que vous avez dans votre journée de travail.
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