Le concept d’organigramme dans les services, également appelé organigramme des services, organigramme des processus ou diagramme des processus constitue une image des étapes distinctes d’un processus dans un ordre séquentiel. Tout projet important que vous lancez, nécessitera de gérer plusieurs équipes dans des délais différents. Au fil du temps, il devient difficile de gérer ces équipes si vous n’avez pas le bon diagramme de processus en main. D’où l’utilisation du diagramme de flux dans les services.
Exemple de cartage de flux dans les services
Prenons l’exemple de la construction d’un bâtiment. Une fois que vous avez décidé de l’idée de construire un bâtiment, les étapes suivantes entrent dans le processus. Vous devez vous demander si l’emplacement est propice à la construction souhaitée. Vous devez penser aux matériaux dont vous allez avoir besoin, qui est chargé de les acheter et qui est chargé de les fournir.
Vous avez également besoin de travailleurs pour vous aider dans la construction et de machines lourdes. Mais imaginez . Vous prenez la décision de construire un bâtiment, vous commencez la construction et à un moment donné vous vous rendez compte que vous n’avez plus de matériaux et que votre fournisseur est en rupture de stock. Qui est responsable du réapprovisionnement du matériel ? Il peut également arriver que l’un de vos employés commence à travailler à un endroit qui était sous la responsabilité d’un autre travailleur, et que les deux fassent la même chose au même endroit, ce qui vous fait perdre de l’argent et du temps. D’où, pour éviter cette confusion, le flowcharting dans les services est fait.
Le flowcharting
Le processus de flowcharting peut être considéré comme un outil utile pour développer une compréhension de la façon dont un processus est fait. Il peut être utile dans n’importe quelle phase de l’entreprise ou même dans la vie personnelle d’ailleurs. Le type de processus peut être n’importe quoi, comme des processus de fabrication, des services administratifs, des plans de projet, etc. Mais il est plus utile dans les services et est tracé régulièrement dans les services.
Comme dans l’exemple précédent avec la construction d’un bâtiment, un organigramme doit inclure toutes les étapes et les personnes impliquées dans le processus respectif, comme la séquence des actions, les matériaux ou les services entrant ou sortant du processus (entrées et sorties), les décisions qui doivent être prises, les personnes qui deviennent impliquées à chaque étape et les mesures du processus.
Comme il peut être adapté à un large éventail d’objectifs et de projets, le processus d’organigramme est considéré comme un outil générique. ; La principale raison pour laquelle les gens décident de l’utiliser consiste dans le fait que l’outil lui-même peut fournir un aperçu holistique de l’ensemble du projet et de ses composants.
Lorsque de nombreuses personnes sont impliquées dans le projet, l’organigramme peut être utilisé pour communiquer aux personnes comment le projet va être réalisé. En même temps, le processus est utile pour documenter le projet en s’assurant que vous avez tous les permis et certificats requis, selon la nature du projet. De plus, il favorise une meilleure communication entre les personnes impliquées dans le même processus et il évite la confusion concernant les responsabilités.
Organigramme
Dans le processus d’organigramme, la première étape consiste à définir le processus qui doit être analysé et à écrire son titre en haut de la surface de travail.
Après cela, il faut décider des limites du projet, en termes de quand il commence, quand il doit se terminer, ainsi que du niveau de détail qui doit être inclus dans le projet. Pour qu’un organigramme soit vraiment utile, il doit comprendre des sections indépendantes pour le brainstorming des activités du projet. Une fois que les activités ont été décidées, elles doivent être placées dans un ordre séquentiel pour refléter les étapes du projet et des flèches doivent être dessinées pour montrer le déroulement du processus. Enfin, l’organigramme doit être examiné avec les personnes impliquées dans le processus et demander leur avis.
Certaines entreprises ayant les ressources nécessaires, décident généralement d’externaliser ce processus à une entreprise spécialisée. Cependant, il est a été prouvé qu’il est préférable pour les personnes qui font réellement le processus d’être celui qui fait aussi l’organigramme. Pour qu’il leur soit plus facile de le créer de manière systématique et structurée, il existe aujourd’hui des logiciels informatiques pour dessiner les organigrammes.
Un autre exemple d’organigramme dans les services est celui de la construction d’un restaurant. Comment faire pour que le client reçoive la nourriture dans les 20 minutes suivant son entrée dans le restaurant ? Prenez l’exemple de McDonald’s. McDonald’s a un processus de service fixe pour tous ses points de vente. Ils doivent servir un hamburger, des frites, un coca ainsi que toute autre demande du client, au client, en une minute ou deux.
Donc le processus de service backend doit être hautement optimisé. De même, tous les restaurants ont des processus en place lorsque le flux de clients est très élevé ainsi que lorsque le flux de clients est lent. Ainsi, dans le cas des services, le processus d’organigramme est important.
