Planifier en cas de catastrophe n’est pas le plus glamour des projets, mais c’est idéalement quelque chose qui doit être mis en place. Si votre entreprise faisait soudainement l’objet d’un incendie, d’une inondation, d’un vol ou de dysfonctionnements informatiques, seriez-vous en mesure de continuer à fonctionner normalement ?
Espérons que vous n’aurez jamais à vous remettre de l’une de ces situations, mais le fait d’avoir mis en place des précautions vous apportera non seulement une certaine tranquillité d’esprit, mais pourrait également faire la différence entre tirer le meilleur parti d’une mauvaise situation et ne jamais réussir à redémarrer.
Les locaux et l’espace de travail
Si vous êtes témoin d’un incendie ou d’une inondation, il est fort probable que vos locaux actuels soient hors d’atteinte pendant au moins un certain temps. Le fait que cela restreigne vos opérations dépendra du niveau de planification en place. Si vous n’étiez pas en mesure de trouver un autre espace de travail, comment le travail serait-il effectué ? Si vous gérez une chaîne de production, vous pourriez être confronté à une course désespérée pour trouver un autre bâtiment. Si les bons terrains ne sont pas disponibles à un moment donné, quelles sont les alternatives ? Il existe de nombreuses entreprises qui proposent des solutions temporaires, notamment des bureaux et des entrepôts en location. Vous pourriez potentiellement obtenir des locaux en quelques semaines, voire plus tôt que cela si vous vous êtes renseigné avant la catastrophe. Pour le personnel de bureau, une capacité à travailler à distance peut être tout ce dont vous avez besoin. Cela est particulièrement vrai si vos documents ont été numérisés, ce qui nous amène au point suivant.
Documents et dossiers
Le papier est partout dans les bureaux. Certains de vos dossiers les plus importants sont probablement sous forme papier et il est vital qu’ils ne soient pas compromis de quelque manière que ce soit. S’ils étaient détruits par un incendie ou une inondation, quel impact cela aurait-il sur votre entreprise ? De nombreux dossiers contiennent des informations dont le personnel a régulièrement besoin. En plus de cela, beaucoup de dossiers seront liés à la législation concernant les périodes de conservation. Si vous ne pouvez pas les produire, vous risquez de vous attirer des ennuis. La façon la plus pratique et la plus complète de s’y préparer est probablement de numériser les documents papier. Les copies numérisées de vos documents originaux peuvent être stockées électroniquement dans le cloud et récupérées en cas de besoin.
Machines et équipements
Il y a probablement beaucoup de machines ou d’équipements que vous utilisez pour vos activités quotidiennes. Qu’il s’agisse d’équipements de production, informatiques ou autres, il y a de fortes chances que vous ayez besoin d’au moins certaines de ces unités pour pouvoir fonctionner. Si possible, essayez de déterminer l’étendue minimale dont vous avez besoin pour poursuivre vos services. Utilisez cela comme un bâton de mesure pour ce qui doit être remplacé immédiatement en cas de catastrophe. Que vous achetiez des stocks supplémentaires et les conserviez hors site ou que vous réserviez un budget pour remplacer rapidement le nécessaire, il devrait y avoir suffisamment de place pour faire le tri tout de suite.
