Si votre entreprise met en place un système de facturation, vous avez probablement connu au moins une facture impayée. Peut-être que le client a égaré la facture, qu’il n’était pas satisfait de votre service, qu’il était à court d’argent ou qu’il a intentionnellement choisi de ne pas payer. Parce qu’une facture impayée affecte votre trésorerie, prenez ces mesures pour recouvrer l’argent qui vous est dû.
Envoyez plusieurs factures immédiatement
Dès que vous avez terminé le travail, envoyez la facture par courriel, par courrier postal et en personne si possible. Les factures multiples réduisent l’excuse de la perte de documents et montrent à votre client que vous êtes sérieux pour être payé.
En outre, ne vous laissez pas distraire et n’oubliez pas d’envoyer une facture. Les clients sont plus susceptibles de payer une facture pour des services de préparation de présentation, de plomberie ou de restauration qu’ils ont reçus récemment, et vous serez embarrassé si vous demandez à un client de payer une facture que vous n’avez jamais envoyée.
Communiquez avec le client
Une discussion honnête peut vous donner un aperçu de la raison pour laquelle le client n’a pas encore payé. Peut-être n’ont-ils pas été satisfaits du travail que vous avez effectué ou ont-ils eu une urgence et ont-ils oublié de payer. Utilisez ces informations pour déterminer si vous devez proposer de régler le problème, de réduire la facture finale ou de prendre d’autres dispositions pour recevoir votre paiement et protéger votre relation.
Suivi
Chaque facture doit comporter une date d’échéance, et vous voudrez faire un suivi auprès du client et des autres employés clés de l’entreprise si la facture reste impayée. Un rappel ferme mais amical par courriel ou par téléphone peut inciter le client à envoyer le paiement immédiatement. Toutefois, si le client ne paie toujours pas, restez cohérent et gardez le contact tous les jours. Vous pouvez même envoyer une facture mise à jour pour vous assurer que le client dispose du solde actuel.
Restez civil
Bien que vous ayez besoin de recevoir le paiement, restez aimable, amical et professionnel. Ne perdez pas votre sang-froid et ne jurez pas contre le client lorsque vous communiquez avec lui, et ne le blâmez pas sur les médias sociaux. Votre civilité met en valeur votre professionnalisme et améliore les chances que votre client prenne vos appels plutôt que d’éviter vos tentatives d’être payé.
Recherche d’une résolution équitable
Même si le client ne peut pas payer, vous pouvez peut-être faire un compromis. Peut-être qu’un plan de paiement ou un rabais sur le total de la facture vous aidera à résoudre le problème de la manière la plus civile possible.
Arrêter les services
Refuser d’effectuer des travaux supplémentaires de montage vidéo, de construction ou de conseil tant que la facture n’est pas payée. Cette position ferme peut inciter votre client à payer en totalité plutôt que de trouver quelqu’un d’autre pour terminer le projet.
Engager une agence de recouvrement
Une agence de recouvrement spécialisée dans le recouvrement des factures impayées peut prendre en charge cette facture en votre nom. Vous devrez à l’agence un pourcentage de l’argent qu’elle collecte en échange de moins de tracas.
Contactez un avocat
Votre avocat peut examiner votre contrat, votre facture et les documents de recouvrement pour déterminer si vous avez un dossier. Il vous conseillera ensuite sur les étapes à suivre.
Envoyer une lettre certifiée
Parfois, le client paiera après avoir reçu une lettre certifiée de l’avocat. Celle-ci peut menacer d’autres actions en justice et inclure la proposition originale et le contrat qui montrent exactement combien d’argent est dû.
Mesurez les coûts
Les efforts que vous faites pour être payé peuvent dépasser le coût de la facture impayée. Assurez-vous de ne pas dépenser plus en frais de recouvrement ou d’avocat que ce que vous gagneriez avec le paiement.
Changez vos futures pratiques de facturation
Profitez de cette erreur et changez la façon dont vous facturerez vos clients à l’avenir. Ces changements n’empêcheront peut-être pas les factures impayées, mais ils peuvent réduire ce risque.
Demandez un acompte ou une partie des frais à l’avance avant de commencer à travailler sur l’application de marque, l’œuvre d’art commandée ou la campagne de marketing.
Divisez le solde en parties égales dues à intervalles réguliers tout au long du projet.
Envoyez une facture à chaque intervalle et arrêtez le travail jusqu’à ce que cette facture soit payée en totalité.
Spécifiez un calendrier de paiement qui inclut les frais de retard et toute action légale que vous prendrez sur les factures impayées.
Révoquez votre contrat
Incluez dans le contrat des détails spécifiques sur le travail que vous ferez et votre calendrier de paiement attendu. Essayez également de rendre le contrat et le calendrier des livrables aussi précis que possible, afin que le client évite les surprises et ait moins de raisons de contester la facture.Votre entreprise dépend des clients qui paient leur facture à temps. Toutefois, si vous êtes confronté à une facture impayée, prenez les mesures suivantes pour recouvrer le paiement.
