La tenue d’une assemblée générale annuelle a pour but d’approuver les comptes de l’association. La loi de 1901 n’oblige pas une association à tenir une assemblée générale chaque année, sauf si cela est prévu dans les statuts de l’association. En général, les comptes doivent être approuvés annuellement, ce qui signifie qu’une AG doit être convoquée chaque année. À partir de ce moment, l’AG devient une obligation pour l’association. Apprenez ce que vous devez savoir sur le règlement, la convocation de la réunion, la procédure…
Règle juridique de l’assemblée générale annuelle
Peu importe la nature de son activité, en fonction des décisions prévues par les statuts de l’association, l’association a intérêt à tenir une assemblée générale annuelle, selon la loi de 1901. Pour certaines associations, cette assemblée générale annuelle doit se tenir au moins une fois par an. Les modalités de son organisation et de sa tenue sont précisées dans ses dispositions statutaires. Il s’agit notamment de la manière dont la réunion doit être convoquée, de la date de la réunion et des participants. Il est donc important d’accorder une attention particulière à ces questions lors de la rédaction des règlements. Dans tous les cas, le statut de l’organisation peut fournir un maximum d’informations sur certaines questions. Il en est ainsi si les statuts ne les mentionnent pas ou ne les décrivent pas en détail. Cela s’applique avec une force particulière aux délibérations : mode de scrutin, quorum, nature de la majorité. En ce qui concerne la date de l’assemblée générale ordinaire, elle dépend des besoins et du type d’association. Cependant, elle a généralement lieu en mars ou en décembre. Pour les personnes habilitées à participer, elles sont également précisées dans les statuts. Ils mentionnent aussi les conditions (statut dans l’association, âge, etc.) de participation à la réunion. En revanche, ils peuvent ne contenir aucune précision sur la composition de l’AG. Dans ce cas, tous les membres de l’association, quelle que soit leur qualité (membres fondateurs, membres ordinaires, etc.), doivent être convoqués.
Procédures de convocation d’une assemblée générale ordinaire
Le règlement intérieur de l’association fixe les modalités de convocation d’une assemblée générale. Rien ne doit être laissé au hasard, y compris le moment, le mode de notification, la forme et le contenu. Quant au délai de convocation, il doit permettre aux membres du conseil d’administration de se familiariser avec l’ordre du jour, mais aussi pour donner aux organisateurs le temps de préparer la réunion. Une période de 15 jours avant la date de l’assemblée générale suffit. Concernant les modalités d’envoi de l’avis, vous avez plusieurs possibles : courrier (ordinaire ou recommandé) ou e-mail, communiqué de presse, mise en ligne sur le site de l’association, dépôt dans une boîte aux lettres, etc. Pour la convocation de l’assemblée générale, il convient de se référer aux dispositions statutaires de l’association ou, à défaut, au règlement intérieur de l’association. En règle générale, toutefois, la convocation à l’assemblée générale annuelle doit comprendre les éléments suivants :
- le nom de l’association ;
- la date de l’avis ;
- la date, l’heure et le lieu de l’AG ;
- l’organisme qui a pris l’initiative d’organiser l’AG ;
- l’agenda ;
- la signature de l’auteur de l’avis et son identité.
Le déroulement de l’assemblée générale annuelle de l’association
L’assemblée générale annuelle d’une association de la loi de 1901 se déroule en trois étapes.
Le débat
Que le président de séance fasse un discours d’ouverture ou non, la première chose à faire est de demander aux participants de signer la feuille de présence. Elle indiquera si le nombre de membres présents atteint le quorum requis. Dans le cas contraire, l’assemblée générale n’aura pas lieu. En outre, si un ou plusieurs membres quittent la réunion, ce qui entraîne l’absence de quorum, la réunion doit être ajournée.
Le vote
À la fin de la discussion, il est temps de voter. Comme mentionné ci-dessus, c’est la disposition statutaire qui détermine la méthode de mise en œuvre :
- mode de scrutin : à bulletin secret ou à main levée
- conditions de majorité : unanime, absolue, relative ou qualifiée
Le procès-verbal
Indépendamment du fait que les statuts de l’association 1901 mentionnent ou non la préparation de procès-verbaux, il est fortement recommandé de les préparer. En effet, ces procès-verbaux peuvent être utilisés pour prouver la conformité en cas de litige :
- de l’ordre du jour ;
- du quorum requis ;
- de l’exigences de la majorité ;
- de la légitimité et la légalité de toutes les décisions votées lors de l’assemblée générale.
En outre, le procès-verbal de l’assemblée générale annuelle doit pouvoir être consulté par les membres sur demande et à tout moment dans les locaux. Si l’organisation dispose d’un site Web, sa publication est recommandée.
