De nombreuses réunions peuvent être organisées dans une journée de travail au sein des entreprises. Cependant, elles sont parfois mal organisées et par conséquent perçues comme une perte de temps. Pour éviter cela, voici quelques conseils pratiques pour organiser vos réunions d’équipe de manière efficace.
Dressez une liste des sujets à traiter lors de la réunion d’équipe
Une fois que les objectifs de votre rencontre sont clairement définis, vous pouvez commencer par rédiger l’ordre du jour de la rencontre. Il s’agit d’une feuille de route qui indique à votre équipe l’ensemble des points à aborder et des activités à réaliser pendant le rendez-vous.
Réunions d’équipe : pourquoi rédiger un ordre du jour ?
Qu’il s’agisse de rencontres physiques ou en ligne, un rendez-vous professionnel requiert un ordre du jour qui aidera votre équipe à mieux tirer parti des séances. Un ordre du jour bien rédigé vous aide à savoir si la tenue d’une réunion est clairement justifiée ou non. Une fois que cette dernière est jugée nécessaire, vous devez informer les membres de l’équipe de l’importance et de la nature des sujets traités. Cela permettra également à chacun de connaître ses responsabilités en amont et de bien se préparer pour le rendez-vous professionnel, notamment sur les éventuelles interventions et questions. De plus, un ordre du jour vous permet de vous focaliser sur vos objectifs. Cela vous évitera les débordements, hors sujets et, par conséquent, les pertes de temps.
Comment rédiger un ordre du jour efficace ?
La rédaction d’un ordre du jour doit se faire de façon claire, précise et concise pour faciliter la lecture. Pour réussir son élaboration, voici la liste des éléments qu’il doit comprendre :
- le titre pour faire savoir aux invités de quoi il s’agit,
- le type de réunion (réunion de service mensuelle, conseil d’administration, réunion de direction, assemblée ordinaire),
- l’objectif global de la réunion pour permettre à tout le monde d’aller dans la même et bonne direction,
- le lieu, la date et l’horaire (heure de début et de fin) de la rencontre,
- la présentation des participants, ainsi que les éléments dont chacun sera responsable,
- les sujets à traiter pendant l’entrevue, ainsi que le temps imparti à chacun d’entre eux,
- le but de chaque activité.
Pour un ordre du jour efficace, vous devez également prévoir un temps supplémentaire en fin de réunion pour des éclaircissements sur les points d’ombre et des suggestions de thèmes pour les rencontres futures. Il est également important que les intervenants valident votre ordre du jour.
Prévoyez la livraison de plateaux-repas pour vos équipes
L’une des meilleures manières de réussir les événements d’entreprise est d’assurer la restauration. Avec le succès du plateau-repas en entreprise, recourir à ce type de service est une solution intéressante pour vos réunions d’équipe. Vous gagnez considérablement du temps, mais vous mangez aussi de façon saine et équilibrée. De plus, vous pourrez profiter d’un large choix de repas.
Les meilleurs plateaux-repas pour vos réunions d’équipe
Avant de choisir les plateaux-repas pour vos rendez-vous professionnels, vous devez tenir compte des préférences alimentaires des participants. En effet, tout le monde n’a pas les mêmes goûts culinaires. Il faudra donc noter ce que chaque membre souhaite manger. Vous vous baserez ensuite sur le catalogue que propose votre traiteur pour choisir les meilleurs plateaux-repas pour votre réunion d’équipe. De l’entrée au dessert, en passant par le plat de résistance, vous trouverez des menus composés de produits frais et naturels.
Une diversité de menus pour répondre à tous les goûts
Il est préférable de se tourner vers un traiteur qui propose une diversité de menus, ce qui vous permettra d’avoir plusieurs possibilités de choix. En entrée, vous pouvez par exemple opter pour un Caviar frais de poivron et salade de boulgour ou un Taboulé de boulgour au fromage frais et fines herbes. Le plat principal peut être composé de brochettes de porc, de sauce moutarde et miel et de poêlée de légumes verts et pommes grenailles. Une bonne volaille grillée accompagnée d’une sauce yaourt à la menthe poivrée et d’une poêlée de courgettes et cresson à la feta fera aussi certainement l’unanimité. Quant au dessert, quoi de mieux qu’un duo de billes de melon et fraises ou une mousse au fromage blanc avec des fruits rouges pour faire chavirer vos papilles.
Certains traiteurs proposent des menus sans gluten, sans lactose, sans porc ainsi que des menus végétariens. Pour un menu végétarien sans lactose par exemple, vous avez la possibilité de choisir :
- en entrée (un muffin aux brocolis et poivrons avec du lait de coco et son caviar de tomates),
- un Chili sin carne avec du quinoa, des lentilles et du maïs à la mexicaine (pour le plat principal),
- une salade de fruits rouges au basilic pour le dessert.
N’hésitez donc pas à vous renseigner sur les potentielles restrictions alimentaires des participants afin de les communiquer au traiteur. Celui-ci pourra adapter votre commande aux exigences que vous lui avez énumérées.
Désignez une personne pour diriger la réunion
Pour des réunions d’équipe efficaces, il est important de désigner un leader pour la rencontre. Il faut en effet une personne pour présider la séance et centrer les discussions, afin d’éviter des débordements éventuels.
Le rôle de l’animateur de la réunion
L’animateur d’une réunion a un rôle très important à jouer en début, en cours et à la fin de la rencontre. Il procède à un tour de table pour présenter les participants et le but de la rencontre. Il a également pour rôle d’identifier les questions à aborder et de diriger leur processus de résolution, tout en évitant de biaiser la prise de décision.
En tant qu’orateur, il doit utiliser un bon ton pour prendre la parole, afin d’instaurer une ambiance détendue au sein de l’équipe. Il est aussi chargé de désigner la personne qui prendra des notes durant toute la séance pour rédiger le compte rendu de la rencontre.
Pendant la séance, une feuille d’émargement circule pour faire signer tous les participants. Le but est de connaître les personnes présentes et les absents. Cette feuille permet aussi de définir les personnes qui ont des frais de déplacement à se faire rembourser.
Quelques recommandations pour bien conduire une réunion
Il existe des règles de base pour faire d’une réunion, une rencontre participative et efficace. Il est important de :
- donner un temps de parole à chaque membre, en respectant l’ordre des demandes,
- capter l’attention de l’attention de l’auditoire pour stimuler la participation,
- centrer les discussions de sorte que chacun puisse exprimer librement ses idées et opinions,
- faire des reformulations si possible, pour s’assurer que tout le monde a bien compris,
- respecter le temps imparti pour la réunion.
Une autre règle fondamentale est de ne jamais tourner le dos à son auditoire. Cela donne une très mauvaise image de vous. Il est plutôt recommandé de faire face à votre auditoire et d’échanger des regards avec les participants pour favoriser une bonne communication.
Le président de la séance doit également mettre en place des règles de comportement à respecter lors de la réunion. Il peut s’agir de règles de bon sens comme la ponctualité, le respect de l’ordre du jour, la participation active de chaque membre et le respect des points de vue. Ces points doivent être connus et suivis de tous. Il doit aussi limiter le temps de parole de certaines personnes qui monopolisent souvent la parole.
Assurez le suivi de toutes les actions
Pour qu’une réunion soit utile et efficace, il est important que les décisions prises soient suivies d’actes. Un suivi d’avancement est alors nécessaire pour s’assurer que tout se déroule conformément au planning établi. Il faudra donc vérifier auprès de chaque participant l’évolution des tâches qui leur sont attribuées lors de la réunion.
Pour conserver une trace des éléments importants de la rencontre, il est possible de réaliser un compte rendu grâce aux prises de note. Vous pouvez aussi enregistrer la réunion ou choisir les deux options.
