Les salariés doivent en principe bénéficier d’entretiens professionnels tous les deux ans. Cependant, depuis le 1er janvier 2019, un accord d’entreprise ou de branche peut déterminer une périodicité différente. Le but de l’entretien professionnel est de favoriser des perspectives d’évolution professionnelle, particulièrement en matière d’emploi et de qualification. Les entretiens annuels permettent de dresser un bilan des performances des collaborateurs au cours de l’année écoulée. Les entreprises peuvent désormais utiliser un logiciel de gestion des entretiens pour digitaliser l’ensemble de leurs entretiens annuels ou professionnels.
Les caractéristiques d’un logiciel de gestion des entretiens professionnels
L’utilisation d’un logiciel de gestion des entretiens professionnels ne doit pas nécessiter une longue période de formation ou un savoir-faire technique. Vous avez besoin d’une solution logicielle à la fois intuitive et simple. De nombreux outils proposent une version d’essai gratuite pendant une durée déterminée afin de tester et d’apprendre les différentes fonctionnalités avant de procéder à l’achat. Vous avez la chance de choisir parmi différents logiciels pour vous aider à réaliser vos entretiens professionnels. Gardez en mémoire qu’un bon système doit s’intégrer de manière transparente à ceux existants pour une transition en douceur tout en facilitant la facilité d’utilisation et la flexibilité des opérations quotidiennes. Un logiciel pour vous aider à réaliser vos entretiens professionnels doit impérativement être doté de certaines fonctionnalités importantes comme :
- la planification des entretiens ;
- les notifications et les alertes ;
- les rapports et les analyses ;
- l’embauche collaborative et l’intégration des médias sociaux.
Le fonctionnement de cet outil
Avec un outil performant, vous pouvez définir, suivre et accéder aux entretiens avec des rappels, des notifications et des courriels automatisés. Un meilleur logiciel dispose d’une vue de calendrier pour planifier et suivre les activités d’entretien dans le système. Vous avez la possibilité d’envoyer des courriels aux manageurs, au candidat ou au responsable des RH concernant l’organisation, le report ou l’annulation d’un entretien. De plus, les utilisateurs peuvent poster des commentaires par e-mail sans avoir à se connecter. Grâce à cette automatisation, les échanges sont plus faciles et rapides. Une plus grande transparence peut ainsi être atteinte.
Les fonctionnalités d’un meilleur logiciel pour les entretiens professionnels
Sécurité et conformité
Les responsables et les employés des entreprises s’inquiètent souvent de la sécurité de leurs données. Par conséquent, pour protéger les données sensibles des griffes de la cybercriminalité, les outils de planification des entretiens utilisent toute une série d’implémentations de cybersécurité. Ils garantissent une protection complète de vos données, grâce :
- à des pare-feu robustes ;
- au cryptage des données ;
- à la protection par mot de passe ;
- au contrôle d’accès ;
- à des serveurs en nuage sécurisés, etc.
Configuration des entretiens
Les entretiens sont susceptibles de s’éterniser. Cela risque de perturber les autres plannings d’entretiens de la journée. Pour éviter cela, les responsables peuvent facilement configurer leurs réunions à l’aide d’un système de planification des entretiens. Cet outil les aidera à définir la durée, les dates et les heures et à faire usage d’autres options de personnalisation. En outre, il est tout à fait possible d’insérer des temps de pause entre les différents entretiens dans le planning fourni par le logiciel afin de permettre aux manageurs de rédiger leur rapport et de rendre leurs journées moins monotones, plus agréables. La possibilité de gérer leur planning à partir d’une seule et même plateforme est un gain de temps inestimable.
Intégration du calendrier de travail
Les organisateurs d’entretiens rencontrent souvent des problèmes majeurs lors de la planification de ces derniers. Le casse-tête constant du chevauchement des entretiens et de la disponibilité conduit souvent à des procédures retardées. Désormais, avec un logiciel de planification, ils peuvent facilement éliminer ces problèmes. Un système de planification s’intègre facilement aux calendriers de travail des responsables. Les serveurs en Cloud stockent de manière transparente les détails des entretiens et des événements pour permettre un accès à distance aux autres membres du service. Par conséquent, l’ensemble des acteurs des entretiens peuvent obtenir une visibilité claire des événements et réunions programmés pour une planification efficace et une meilleure expérience pour les collaborateurs.
Les éléments à observer pour bien choisir un logiciel
Avant de choisir le logiciel à utiliser pour votre prochain projet, vous avez besoin de comprendre la structure des logiciels, leurs fonctionnalités et leurs performances. Une solution doit être capable de vous aider dans toutes les étapes du processus de traitement des données.
En fin de compte, vous serez probablement amené à exporter votre base de données dans un format adapté à la plateforme utilisée. Il est important de vérifier la variété d’options d’exportation des données offertes par votre logiciel de gestion d’entretiens. L’outil sélectionné doit vous permettre de mener différents types d’entretiens. Il vous offre la possibilité de mener vos enquêtes en ligne ou hors ligne avec téléchargement ultérieur. Ainsi, vous pourrez réaliser vos entretiens par Internet, par téléphone ou en personne. Il n’est pas toujours facile de trouver un logiciel pouvant vous permettre d’analyser facilement toutes les données quantitatives recueillies lors de votre enquête. Le meilleur logiciel d’enquête vous permettra de travailler avec de nombreux types de questions et de les déconstruire.
