La comptabilité est indissociable de la vie d’une entreprise. Elle sert d’outil d’information financière en présentant les comptes, les bilans et les différents états budgétaires. Elle est également un outil de gestion financière, prévisionnel, de calcul et d’analyse. Précisément, les notes de frais sont des pièces comptables servant de justificatifs de remboursement aux frais professionnels supportés par les salariés. L’utilisation d’un logiciel pour les dernières est un atout majeur. Dans cet article, découvrez pourquoi !
Logiciel de notes de frais : automatisation et dématérialisation de la gestion comptable
Le principal avantage d’un logiciel pour les notes de frais est l’optimisation de la gestion financière et comptable d’une entreprise. En effet, grâce à cet outil numérique, les saisies des comptes sont réalisées plus facilement avec la numérisation des supports matériels. Les factures et les pièces justificatives sont dématérialisées et la saisie des lignes de dépenses de l’entreprise sont automatisées. Le comptable réalise alors des économies significatives, d’une part en temps et, de l’autre, en ressources. Le temps alloué au traitement des factures est largement réduit grâce à l’utilisation d’un logiciel de notes de frais.
Les avantages d’un logiciel de notes de frais
Le principal atout de l’usage d’un logiciel spécialement dédié aux notes de frais est alors la dématérialisation de la gestion comptable. L’outil numérique permet ainsi d’automatiser tous les niveaux de traitements et de bénéficier d’un gain de temps et d’efficacité. Dans la pratique, ces avantages peuvent être détaillés ainsi :
- une réduction des tentatives de fraude et des risques d’erreurs ;
- un meilleur contrôle et pilotage des dépenses de l’entreprise ;
- et des remboursements générés plus rapidement pour les salariés.
Une réduction des tentatives de fraude et des risques d’erreurs
L’automatisation des saisies des dépenses présente de sérieux atouts pour l’entreprise. Il y a la limitation du risque d’erreur humaine lors de l’enregistrement de la dépense. Grâce au logiciel de notes de frais, les données utiles et importantes sont extraites automatiquement. Même si le comptable croule sous une montagne de dossiers à traiter, un manque de vigilance de sa part n’impactera pas les finances de l’entreprise. Le logiciel se chargera alors d’indiquer cette erreur qu’il pourra corriger aussitôt.
D’un autre côté, l’usage d’un logiciel de notes de frais élimine également toutes tentatives de fraude de la part des salariés souhaitant se faire rembourser. L’outil enregistre toutes les données financières au cours d’une année d’exercice comptable et facilite leur analyse. Il détecte alors les éventuelles anomalies en se basant sur les tendances et les répétitions des frais et des dépenses enregistrés. Le logiciel est ainsi paramétré de manière à signaler toute hausse anormale des dépenses, dénonçant ainsi une tentative de fraude de la part des salariés.
Un meilleur contrôle et pilotage des dépenses de l’entreprise
Le logiciel de notes de frais facilite grandement le travail du gestionnaire et contrôleur comptable de l’entreprise. L’automatisation des tâches lui fait gagner du temps et lui offre ainsi le loisir de se consacrer davantage aux vérifications de conformité des dépenses avec la politique financière de l’entreprise. Il dispose de plus de temps pour vérifier et analyser les hausses anormales des dépenses signalées par le logiciel. Par ailleurs, les rapports automatiques générés par l’outil numérique permettront au gestionnaire de mieux anticiper les futures dépenses et d’établir de manière plus juste son budget prévisionnel.
Des remboursements générés plus rapidement pour les salariés
Les employés enregistreront plus facilement leurs notes de frais grâce au logiciel. En effet, il leur suffira de saisir leurs dépenses dans l’application depuis leur smartphone, ordinateur ou tablette. Ensuite, ils n’auront qu’à prendre en photo les justificatifs de ces dépenses et à les joindre aux notes de frais. Ce procédé est bien plus simple et plus rapide. Ainsi, grâce au logiciel de notes de frais, les remboursements des frais de déplacement, de restauration, d’hôtels… des salariés seront effectués dans un délai beaucoup plus court que par le passé.
Maintenant, vous savez pourquoi utiliser un logiciel pour les notes de frais. Il ne vous reste plus qu’à choisir le vôtre !
