Le suivi de la trésorerie d’une entreprise doit être assidu, les transactions financières devant être entièrement enregistrées afin de pouvoir en rendre compte. Étroitement liée à la comptabilité, la trésorerie est difficile et contraignante à suivre manuellement. Heureusement, transformation numérique a permis aux entreprises de bénéficier de solutions digitales, les logiciels de trésorerie ou systèmes de gestion numérique. Ces outils offrent certains avantages, comme l’optimisation de la gestion financière au quotidien.
Qu’est-ce qu’un logiciel de trésorerie ?
Avant tout, il convient de faire la nuance entre comptabilité de trésorerie et comptabilité d’engagement. Dans le premier cas, seuls les flux financiers sont enregistrés. La comptabilité d’engagement doit inclure l’enregistrement des dettes et des créances de l’entreprise. Le logiciel de trésorerie aide à piloter les activités de l’entreprise. Il ne s’agit pas d’un logiciel de gestion de comptabilité. C’est un outil qui affiche les encaissements et les décaissements de l’entreprise afin que les responsables puissent visualiser à tout instant la disponibilité des fonds et l’évolution de la trésorerie. Certains outils ont également une fonctionnalité prévisionnelle, pour une anticipation des activités à venir.
Les utilités du système de gestion
Les outils numériques qui embarquent un système de gestion tel que le logiciel Kyriba sont conçus pour accompagner le service financier et le service comptable. Leur principal objectif est de permettre aux responsables financiers de vérifier que l’entreprise dispose des fonds nécessaires pour honorer ses engagements à court terme. Il donne par ailleurs la possibilité d’appréhender les ressources prévisionnelles en cas de problèmes financiers. Il possède plusieurs autres missions :
- une meilleure visibilité de la trésorerie ;
- la synthèse de la trésorerie ;
- une gestion optimisée du risque de change ;
- le regroupement des flux de trésorerie ;
- la centralisation des paiements ;
- la prévention des fraudes ;
- l’agrégation des données bancaires et l’affectation des justificatifs comme les factures ou les devis ;
- l’audit et la conformité ;
- le reporting.
Les avantages du logiciel de trésorerie
Le gain de temps
Le suivi de la trésorerie est une tâche contraignante s’il est réalisé de manière classique. Grâce à un logiciel efficace, l’entreprise gagne un temps considérable sur le suivi automatisé des flux de trésorerie de l’entreprise. En effet, ces derniers sont rassemblés sur une même interface, les informations et les données sont centralisées. La mise à jour se fait en temps réel, par le biais du rapprochement bancaire. Le gain de temps est considérable et la marge d’erreur est minime.
L’analyse prévisionnelle
Le regroupement des données bancaires et des données comptables par le logiciel permet à l’entreprise de réaliser une analyse prévisionnelle de l’état de la trésorerie. Le système de gestion anticipe les possibles situations financières auxquelles l’entreprise pourrait faire face. La prévision se fait sur plusieurs semaines, voire sur plusieurs mois. Pour ce faire, outre les données financières, le comportement de paiement des clients est enregistré. Le logiciel détermine en conséquence le délai de paiement moyen réel pour évaluer le montant des impayés. L’entreprise peut aussi envisager plusieurs scénarios d’analyse sur le logiciel (l’un pessimiste, l’autre optimiste) pour avoir une idée de sa santé financière dans les mois à venir.
Le rapprochement bancaire : des données fiables
Le logiciel peut être lié au compte bancaire de l’entreprise. Les données perçues auprès de la banque sont des informations fiables et peuvent être collectées en temps réel. La marge d’erreur d’analyse du logiciel est ainsi faible, une garantie d’avoir un suivi de trésorerie optimisé. L’outil permet de catégoriser les flux de trésorerie et créer des tableaux de reporting par le biais des algorithmes d’intelligence artificielle.
