L’archivage des documents en entreprise est un élément incontournable pour le bon fonctionnement de son activité. Sur le plan légal, une entreprise est dans l’obligation de conserver tous les documents liés à son activité sous un délai règlementaire imposé par la loi. Cette période de conservation peut faire l’objet d’un contrôle par l’administration. Pourquoi assurer une bonne gestion archives en entreprise ? Voici toutes les réponses à cette question.
Qu’est-ce que la gestion archives en entreprise ?
L’archivage est une pratique qui consiste à conserver tous les documents dans une entreprise. On peut distinguer deux types d’archivages : l’archivage physique et électronique. Les archives papiers représentent l’ensemble des documents sous format papier, utilisés par l’entreprise dans le cadre de son activité. Ils doivent être conservés pour avoir une trace de l’activité économique et sociale. Les archives électroniques, quant à elles, peuvent concerner : les documents bureautiques, les bases de données, les messages électroniques, les documents numérisés ou autres. Rendez-vous sur ce site pour trouver une solution de gestion archives administratives en entreprises.
Les avantages d’archiver ses documents en entreprise
Les avantages d’un bon archivage de documents pour une entreprise sur le marché :
Un respect de la réglementation
D’après la loi, une entreprise est tenue de conserver ses documents physiques et électroniques suivant une durée précise. Une bonne gestion archives permet alors de se conformer aux textes réglementaires.
Un gain de temps énorme dans les recherches
La mise en place d’une solution d’archivage efficace procure un gain de temps énorme au quotidien pour la recherche de certains documents. Avec un manque d’organisation, vous risquez de faire face à des documents introuvables ou en mauvais état.
Une économie de place avec un archivage électronique
De plus en plus d’entreprises décident de passer à des solutions d’archivage électronique pour les avantages procurés :
- plus besoin d’un espace de stockage physique ;
- tous les documents stockés sur une base de données unique ;
- un accès plus simple pour tous les collaborateurs de l’entreprise.
Comment mettre en place un processus d’archivage dans votre entreprise ?
Pour mettre en place une solution d’archivage optimale dans votre entreprise, voici quelques étapes à suivre :
Identifier et authentifier chaque nouveau document
Chaque document devra être identifié avant d’être stocké pour déterminer s’il est authentique ou non. Cela permet également de définir les conditions d’archivage nécessaires.
Stocker les archives
Une organisation stricte doit être mise en place pour le stockage des archives dans une entreprise. Pour un stockage physique, il est préférable de privilégier des espaces de rangement facilitant la consultation des documents en cas de besoin.
Pour un stockage numérique, chaque document doit être nommé et classé selon le service et son importance dans la base de données.
Conserver et consulter les archives
En fonction des documents stockés, un système d’autorisation peut être implanté. Seuls les collaborateurs autorisés peuvent accéder au système d’archivage de certains documents confidentiels. Après la durée de conservation légale des documents, l’entreprise peut procéder à la destruction des documents qui ne sont plus nécessaires dans le cadre de l’activité.
