L’organisation des déplacements professionnels est un élément clé de la réussite des missions et des projets en entreprise. En effet, un voyage d’affaires bien organisé permet de gagner du temps, d’optimiser les coûts et de maximiser les résultats. Cependant, la planification d’un déplacement professionnel peut être complexe et nécessite une préparation minutieuse. Dans cet article, nous allons partager avec vous nos conseils pour organiser efficacement vos déplacements professionnels, afin que vous puissiez tirer le meilleur parti de chaque voyage d’affaires. Que vous soyez un voyageur régulier ou occasionnel, nous avons des astuces pour vous aider à mieux planifier, préparer et réussir vos déplacements professionnels.
Planification avant le voyage
Identifier les objectifs professionnels à atteindre lors du voyage
- déterminer les tâches et les activités à accomplir pendant le déplacement : rendez-vous clients, réunions, conférences, etc. ;
- évaluer l’importance de chaque objectif pour l’entreprise ou le projet concerné ;
- prioriser les objectifs en fonction de leur impact sur la réussite du projet.
Évaluer les coûts et les bénéfices du déplacement
- évaluer les coûts liés au déplacement (voir ici) : transport, hébergement, restauration, etc. ;
- comparer les coûts avec les bénéfices attendus : nouvelles opportunités commerciales, réseautage, développement de projets, etc. ;
- prendre en compte les coûts et les bénéfices indirects, tels que la perte de temps ou l’impact sur la productivité.
Établir un budget pour le voyage en fonction des objectifs fixés
- déterminer le budget alloué pour le déplacement en fonction des objectifs professionnels ;
- établir un budget prévisionnel pour chaque poste de dépense (transport, hébergement, restauration, etc.) ;
- suivre le budget de près et ajuster les dépenses si nécessaire en fonction des objectifs prioritaires.
Préparation des documents de voyage
Vérifier les documents de voyage nécessaires
- vérifier la validité des passeports, visas et autres documents de voyage nécessaires pour la destination prévue ;
- demander un renouvellement ou une mise à jour des documents si nécessaire ;
- vérifier les exigences en matière de vaccins et de tests pour la destination prévue.
Organiser les documents de voyage
- regrouper les documents de voyage dans un dossier dédié pour éviter de les perdre ou de les mélanger ;
- faire des copies de chaque document de voyage pour les conserver dans un lieu sûr ;
- ajouter les documents de réservation (hébergement, transport, etc.) dans le dossier de voyage.
Préparer les moyens de paiement
- vérifier les moyens de paiement acceptés dans la destination prévue : carte bancaire, espèces, chèques, etc. ;
- prévoir une somme d’argent liquide pour les frais courants : taxi, repas, etc. ;
- informer sa banque de son déplacement pour éviter tout blocage de carte bancaire
Préparation des affaires
Faire une liste des affaires à emporter
- faire une liste des vêtements et des accessoires nécessaires pour le voyage : costumes, chaussures, cravates, etc. ;
- faire une liste des documents de travail à emporter : ordinateur portable, téléphone portable, clé USB, etc. ;
- faire une liste des autres affaires nécessaires : chargeurs, adaptateurs, trousse de toilette, etc.
Préparer les bagages
- choisir un bagage adapté à la durée et à la nature du déplacement : valise, sac à dos, etc. ;
- faire une pré-sélection des vêtements à emporter en fonction de la météo et du programme de la journée ;
- prévoir des tenues professionnelles de rechange au cas où une réunion ou un événement se prolonge.
Éviter les excès
- limiter le nombre de vêtements et d’accessoires à emporter pour éviter de surcharger les bagages ;
- éviter d’emporter des objets non indispensables pour éviter des frais supplémentaires de bagages enregistrés ;
- privilégier les articles légers et peu encombrants pour faciliter le transport des affaires
Pendant le voyage
La période du voyage en lui-même est une étape importante pour la réussite d’un déplacement professionnel. Voici nos conseils pour bien organiser cette période :
Arriver en avance
- prévoir suffisamment de temps pour arriver à l’aéroport ou à la gare en avance pour éviter tout stress ou retard ;
- vérifier les horaires et les conditions de départ pour éviter les mauvaises surprises ;
- prévoir une marge de temps pour les contrôles de sécurité et les formalités d’enregistrement
Restez organisé
- conserver les documents de voyage à portée de main (passeport, billets d’avion, etc.) pour éviter toute perte ou confusion ;
- garder les moyens de paiement (carte bancaire, espèces, etc.) à portée de main pour éviter tout problème de paiement ou de blocage de carte ;
- tenir son téléphone portable chargé et à portée de main pour rester joignable et pour consulter les informations relatives au déplacement.
Profiter de la période de voyage
- se reposer pendant les périodes d’attente pour arriver frais et dispos à destination ;
- profiter de la période de voyage pour se préparer mentalement aux réunions ou aux événements à venir ;
- restez attentif aux informations relatives à la destination pour éviter tout désagrément à l’arrivée.
7 autres conseils pour organiser vos déplacements professionnels
Rechercher les meilleurs tarifs
- comparer les prix des billets d’avion ou de train en fonction des horaires et des compagnies pour trouver les meilleurs tarifs ;
- réserver à l’avance pour bénéficier de tarifs avantageux ;
- utiliser des comparateurs de voyages en ligne pour faciliter la recherche.
Prévoir les transferts
- réserver un service de transfert pour aller de l’aéroport ou de la gare à l’hôtel ou au lieu de travail ;
- vérifier les options de transport en commun ou de location de voiture pour trouver la solution la plus adaptée ;
- prévoir des trajets alternatifs en cas de problème avec le transport réservé
Réserver l’hébergement
- réserver un hôtel à proximité du lieu de travail ou des événements pour éviter les déplacements inutiles ;
- vérifier les avis et les notes des clients pour choisir un hôtel de qualité ;
- opter pour un hôtel proposant des services adaptés aux voyageurs professionnels : Wi-Fi, salle de réunion, etc.
Prévoir les repas
- vérifier les options de restauration sur le lieu de travail ou à proximité de l’hôtel ;
- prévoir des collations ou des barres énergétiques pour les moments de fatigue ;
- réserver des restaurants à l’avance pour éviter de perdre du temps à chercher un endroit où manger.
Se renseigner sur la culture locale
- se renseigner sur les habitudes et les coutumes locales pour éviter tout faux-pas ;
- se familiariser avec la langue locale pour faciliter les échanges ;
- prévoir des cadeaux ou des petites attentions en fonction de la culture locale.
Prévoir des temps morts
- prévoir des moments de détente pour éviter le surmenage ;
- explorer les environs de la ville pour découvrir la culture locale ;
- prendre le temps de se reposer pour être plus productif durant les événements professionnels
Faire le bilan du déplacement
- prendre le temps de faire le bilan du déplacement une fois celui-ci terminé pour en tirer des enseignements et améliorer la préparation des prochains déplacements ;
- évaluer les résultats obtenus et les objectifs atteints ;
- noter les points positifs et les points à améliorer pour mieux organiser les prochains déplacements.
En conclusion, organiser efficacement ses déplacements professionnels est essentiel pour éviter le stress, les pertes de temps et les désagréments. La préparation avant le voyage, la période du voyage en elle-même et les activités sur place doivent être minutieusement planifiées pour garantir la réussite de votre déplacement. En suivant les conseils que nous avons présentés, vous pourrez optimiser votre temps et être plus productif lors de vos déplacements professionnels, tout en évitant les imprévus et en bénéficiant de moments de détente pour mieux récupérer.
