La gestion financière efficace est indispensable pour la réussite de toute institution. Néanmoins, cette dernière est confrontée à un rythme effréné, à des marges serrées et à une concurrence accrue, nécessitant plus que jamais de trouver des procédés intelligents pour faciliter les processus et améliorer l’efficience. C’est la promesse de la facturation automatisée, un outil incontournable pour les firmes qui souhaitent gagner du temps, réduire les coûts et simplifier l’administration de leurs finances. Depuis son implantation dans l’Hexagone en 2015, Dext France s’engage à fournir à ses clients, cabinets comptables ou entreprises, des solutions digitales innovantes, intuitives et performantes. À l’origine de cette promesse, le logiciel de Dext va au-delà des programmes de comptabilité traditionnels. Il propose une suite complète d’outils qui rationalisent et automatisent tous les aspects de la comptabilité, de la saisie et de l’extraction des données à l’attribution des écritures comptables.
Quels sont les principes de la facturation automatisée ?
Elle utilise des algorithmes intelligents pour prendre en charge l’ensemble du processus de facturation, depuis la création des factures jusqu’à leur recouvrement.
Création automatisée des factures
Les logiciels de facturation automatisée se connectent à votre système de comptabilité ou à vos plateformes de vente en ligne pour extraire spontanément les données nécessaires à la création des factures, tels que :
- nom du client ;
- description des produits ou services ;
- prix, etc.
Personnalisation et envoi des factures
Les factures sont ensuite personnalisées selon vos préférences. Par exemple :
- logo ;
- couleurs ;
- mentions légales, etc.
Elles sont envoyées automatiquement par email ou par courrier postal à vos clients.
Suivi des paiements et relances
Le logiciel surveille l’état des paiements et envoie des relances automatiques aux clients en retard de règlement.
Réconciliation bancaire
Les paiements reçus sont spontanément rapprochés des factures correspondantes, vous permettant de maintenir une comptabilité à jour.
Quels sont les avantages de la facturation automatisée ?
Elle peut vous aider à simplifier et à rationaliser le processus de création, d’envoi et de suivi des factures.
Gain de temps et d’argent
L’automatisation réalise les tâches manuelles fastidieuses liées à la création et à l’envoi des factures vous aidant ainsi de consacrer plus de temps à des activités plus importantes pour votre entreprise.
Réduction des erreurs
Les logiciels de facturation automatisée éliminent les erreurs humaines, telles que les fautes de frappe et les oublis, garantissant ainsi l’exactitude de vos factures.
Amélioration du flux de trésorerie
En voyant et en suivant vos factures plus rapidement, vous pouvez recouvrer vos paiements plus activement et améliorer votre flux de trésorerie.
Meilleure organisation et visibilité
Les logiciels de facturation automatisée vous permettent de stocker et de gérer vos factures en un seul endroit, vous offrant ainsi une meilleure visibilité sur votre activité financière.
Simplification de la conformité fiscale
Ils peuvent générer des rapports fiscaux précis, vous aidant ainsi à respecter les obligations fiscales en vigueur.
Comment sélectionner la bonne facturation automatisée ?
Face aux options disponibles sur le marché, choisir la solution adéquate peut s’avérer délicat. Voici les critères indispensables à considérer lors du tri d’un logiciel de facturation automatisée.
Fonctionnalités et besoins spécifiques
Évaluez précisément vos besoins en matière de facturation et vos projections de croissance comme : la création de factures, l’envoi automatisé, le suivi des paiements, les relances, gestion des abonnements, le reporting avancé, l’intégration avec votre logiciel de comptabilité.
Facilité d’utilisation et ergonomie
La prise en main doit être aisée pour vous assurer d’un confort d’utilisation optimal, même pour les usagers non techniques. Privilégiez une interface claire et ergonomique impliquant une navigation fluide et logique pour une propriété efficace sans frustrations.
Fiabilité et sécurité des données
Choisissez une application hébergée sur des serveurs sécurisés et fiables. La protection de vos données financières est primordiale donc assurez-vous que le logiciel respecte les normes en vigueur et sauvegarde vos données contre les intrusions et les fuites. Renseignez-vous sur les incidents de sécurité passés et les mesures prises pour les préventions.
Intégrations et compatibilité
Assurez-vous que le logiciel s’intègre à votre système de comptabilité et à vos autres outils de gestion. Cela permettra une synchronisation fluide des données et évitera les saisies manuelles redondantes. Vérifiez la compatibilité avec vos plateformes de vente en ligne et vos CRM.
