Dans les petits commerces de proximité comme les boulangeries, les opérations d’encaissement portent généralement sur de faibles montants. Lorsqu’elles s’enchaînent rapidement ou s’accumulent, aux heures de pointe notamment, le suivi peut s’avérer problématique pour le caissier, en particulier s’il se sert de solutions manuelles non automatisées.
Les solutions d’encaissement modernes facilitent l’insertion de chaque flux entrant dans les transactions de l’établissement. Selon les outils qu’elles intègrent, elles proposent aussi parfois des fonctions d’analyse utiles pour la gestion de votre activité.
Les solutions d’encaissement adaptées à votre boulangerie
Au nombre des dispositifs qui conviennent à la caisse d’une boulangerie, celles intégrant des processus automatisés sont logiquement les plus plébiscitées. Grâce à l’automatisation, le boulanger ou son caissier enregistre plus aisément et plus rapidement chaque achat et chaque paiement au comptoir. Les activités de la boulangerie s’en trouvent fluidifiées.
La caisse enregistreuse
La caisse enregistreuse est une machine destinée à l’enregistrement des achats. Comprenant soit un écran tactile, soit un clavier et un écran, pour la saisie et le contrôle des informations, elle aide votre activité à fonctionner à une vitesse optimale. Sur les modèles les plus sophistiqués, la caisse enregistreuse pour boulangerie dispose d’une multitude de fonctionnalités qui servent la même cause. En plus d’aider dans la gestion des ventes, cet équipement joue plusieurs autres rôles.
Lorsque le logiciel installé sur la caisse enregistreuse est suffisamment complet, l’outil permet également de gérer des comptes clients. En créant un profil pour chaque client souhaitant effectuer ses achats dans des circonstances particulières, il sera alors possible de vendre des produits à crédit, d’encaisser des paiements partiels, de mettre en place un programme de fidélité, sans que la célérité des processus de gestion en soit impactée. Certaines caisses servent aussi pour la gestion des stocks, fonction sensible de tous les petits commerces.
Le monnayeur automatique
Toujours dans le but de maximiser la fluidité de vos opérations de vente et d’encaissement, vous pouvez vous tourner vers un monnayeur. Venant en complément de votre principale solution d’encaissement, ce dispositif intervient spécifiquement dans la gestion de la liquidité qui transite par votre caisse. Son fonctionnement repose sur une automatisation complète. Au moment de régler son achat, le client insère les espèces dans le monnayeur. Le monnayeur automatique détermine ensuite si les espèces correspondent ou pas au solde dû par l’acheteur, puis rend à celui-ci l’éventuel reliquat. D’un bout à l’autre du processus, il n’est aucunement nécessaire qu’un humain intervienne.
En évitant au caissier ou au gérant de la boulangerie de manipuler des espèces, le monnayeur élimine tout risque de mauvais compte. L’encaissement est également bien plus rapide. Le travailleur en charge de la caisse peut alors pleinement se concentrer sur l’enregistrement des ventes et sur les interactions humaines à mettre en œuvre en vue de garantir à chaque acheteur une agréable expérience d’achat. Fonctionnant idéalement en étant relié à la caisse enregistreuse, le monnayeur automatique optimise l’efficacité des boulangeries, même dans les commerces disposant d’un effectif réduit. Alors que ce dispositif joue pleinement son rôle lorsque les clients paient en espèces, il serait également intéressant d’équiper votre boulangerie d’une solution d’encaissement utile pour d’autres moyens de paiement.
Le terminal de paiement électronique (TPE) sans contact
Les terminaux de paiement électronique sans contact sont utiles aux boulangeries pour encaisser des paiements par carte bancaire (CB), sans que les clients aient à taper de code, mais aussi des paiements par téléphone.
Dans un sondage « Les Français et les moyens de paiement » mené par le gouvernement français en 2015, 61 % des Français ont indiqué qu’ils aimeraient pouvoir régler plus souvent leurs achats avec une carte bancaire. Cette tendance est confirmée par une enquête menée par Harris Interactive pour l’Observatoire Cetelem en 2022. Selon le rapport de cette enquête, 83 % des Français ont une préférence pour les moyens de paiement sans contact (63 % pour le paiement par CB sans contact, 15 % pour le paiement sans contact avec smartphone). En ajoutant un TPE sans contact aux solutions d’encaissement de votre boulangerie ou boulangerie-pâtisserie, vous faites donc bien plus que suivre la tendance high-tech. Vous fournissez une méthode de paiement appréciée des clients. L’équipement intègre un lecteur de puce NFC, capable de décrypter les informations des cartes bancaires et des téléphones dotés de la technologie NFC. Le vendeur saisit le montant des achats du client, puis celui-ci passe son moyen de paiement par-dessus le lecteur ; le TPE sans contact soustrait automatiquement le montant préalablement saisi. Cet encaissement rapide, sans gestes intermédiaires qui auraient pu faire perdre de précieuses secondes, est de nature à accompagner l’amélioration des performances de votre boulangerie.
La balance connectée
La balance connectée pour boulangerie appartient à cette nouvelle génération d’équipements capables d’alléger considérablement les processus de vente – encaissement auxquels font face les commerces. Au-delà de sa fonction première, en l’occurrence la pesée, la balance connectée appuie votre boutique dans la facturation des achats et représente pour les clients un outil d’assistance dans l’identification précise de ce qu’ils achètent.
La balance intègre des fonctionnalités d’import de produits, grâce auxquelles vous pouvez configurer précisément les pains, viennoiseries et autres produits vendus dans votre boulangerie-pâtisserie, en associant chacun à son prix. Au cours de l’achat, la balance identifie les articles et en affiche les prix, permettant ensuite au caissier de finaliser l’opération. Deux options sont alors envisageables, selon que la balance connectée intègre un logiciel de caisse ou qu’elle soit liée à une caisse enregistreuse. Dans le premier cas, le règlement est directement réalisé par le travailleur qui tient la caisse. Dans le second, un ticket est émis par la balance puis transmis à la caisse enregistreuse afin que le paiement correspondant soit encaissé avec ou sans l’intervention d’un équipement tiers.
Dans une boulangerie, un important gain de temps est ainsi imputable à la balance connectée. Grâce à cette dernière, sont supprimées les tâches répétitives d’identification et de sélection des produits. Le temps qui s’écoule entre la clôture des choix du client et la conclusion de la vente, à travers l’encaissement, est considérablement réduit.
Augmentez la rapidité du service
Chaque opération de vente, du désir vague du client jusqu’à sa sortie de la boulangerie après avoir obtenu satisfaction, implique de nombreuses petites étapes qui prennent chacune quelques secondes. Au cumul, le temps consacré à chaque acheteur s’étire et devient préjudiciable pour le fonctionnement du commerce lorsque celui-ci est bondé. Les outils d’encaissement, tels que la caisse enregistreuse, apportent un automatisme qui écourte les différentes phases, et réduit au bout du compte la durée de chaque commande reçue par votre boulangerie. Leur rôle sera encore plus déterminant si votre boulangerie-pâtisserie dispose d’un service de restauration, avec des tables installées dans votre local pour accueillir vos clients. Chaque commande étant traitée plus vite, les clients obtiennent plus rapidement satisfaction et apprécient leur expérience chez vous. Votre business en sort gagnant, car vous avez alors plus de facilité à les fidéliser.
Toutes les solutions d’encaissement présentées ci-dessus contribuent à optimiser la vitesse de traitement des commandes dans votre boulangerie. Une petite comparaison avec une gestion manuelle suffit à se convaincre de leur importance. Si vous deviez écrire vous-même l’intitulé des produits achetés par un client X, puis calculer le total de ses achats, il s’écoulerait un temps considérable (30 à 60 secondes). Or, en trois ou quatre clics et moins d’une dizaine de secondes, la caisse enregistreuse vous donne le même résultat. Le monnayeur automatique intervient aussi en ce qui concerne l’accélération des processus : sont désormais supprimées les secondes que perd le caissier à recevoir l’argent des mains du client, à le mettre dans le tiroir-caisse, puis à chercher et rendre le reliquat.
Gagnez en précision
Les nombreuses petites opérations qu’enregistre une boulangerie se déroulent dans un contexte favorable aux erreurs. À tous les niveaux nécessitant une intervention humaine, les risques d’erreur augmentent et peuvent impacter négativement les activités de la boulangerie. Selon les fonctionnalités dont il est doté, un système de caisse enregistreuse limite les phases nécessitant une action humaine dans le déroulement de chaque opération de vente – encaissement. L’automatisation des processus soustrait certaines tâches récurrentes qu’aurait dû exécuter l’humain. Alors que ce dernier pourrait perdre en efficacité au fil des heures ou en cas de forte affluence, le dispositif d’encaissement conserve la même capacité de travail en tout temps.
Dans l’idéal, un système complet comprendra plusieurs solutions d’encaissement reliées à un équipement central, en l’occurrence la caisse enregistreuse pour boulangerie, de sorte que les risques d’erreur soient quasi-nuls. Toutefois, même en la considérant exclusivement, chaque solution participe à rendre plus précises les opérations d’encaissement d’une boulangerie. Avec le logiciel de caisse qu’il intègre, la caisse enregistreuse réalise automatiquement la somme des achats ; le caissier ou le gérant n’a plus qu’à lire. La balance connectée associe de façon précise chaque article à un prix donné selon son poids, et simplifie également les calculs. Quant au monnayeur et au TPE sans contact, ils récupèrent au centime près le montant dû par le client et écartent toute possibilité d’encaissement en manque ou en excès. Plus précise est la gestion de vos opérations quotidiennes, plus vite se développera votre commerce, à plus forte raison si vous disposez de données d’analyse complètes.
Efficacité et productivité accrues
L’une des clés de l’évolution de votre commerce est votre capacité à gérer un volume de demandes grandissant. En agissant sur diverses étapes de la gestion des stocks et du déroulement des commandes, les solutions d’encaissement vous offrent une telle capacité. Votre établissement est plus productif. Pour le développement d’une boulangerie, au-delà de l’optimisation des opérations d’encaissement, il est essentiel que la gestion de l’ensemble de l’activité soit pointilleuse et aussi complète que possible. Le gérant doit être en mesure de faire des bilans, de déterminer ce qui va ou ne va pas, d’identifier les moments forts auxquels son commerce enregistre des pics de vente, etc. Les logiciels de caisse intégrés aux caisses enregistreuses vous fournissent des outils pour effectuer toutes ces analyses.
La caisse enregistreuse sert par exemple à simplifier l’entrée de nouveaux produits ou de nouvelles matières premières dans le stock. Elle permet également de faire des inventaires. Entre autres fonctions disponibles sur les caisses enregistreuses et aidant à améliorer votre productivité et le suivi de vos activités, se trouvent également :
- le reporting, fonction via laquelle sont établies des statistiques complètes relatives à l’activité (ventes, chiffre d’affaires par période, nombre de clients, etc.),
- la centralisation multi-sites, qui permet de gérer en un point unique les activités de plusieurs boulangeries d’une même chaîne,
- la traçabilité, utile pour un suivi des opérations dans le temps et pour remonter à une transaction spécifique avec un fournisseur par exemple.
En allant bien au-delà du simple encaissement, le système de caisse enregistreuse résout plusieurs problèmes de gestion auxquels pourrait faire face votre boulangerie. Les conditions sont alors créées pour que votre commerce se développe de façon continue !
Sources des statistiques
https://www.economie.gouv.fr/files/files/PDF/DocLes_Francais_et_les_moyens_de_paiement.pdf – Sondage « Les Français et les moyens de paiement »
https://observatoirecetelem.com/app/uploads/sites/2/2022/03/rapport-global-les-francais-et-largent.pdf – Rapport de l’étude « L’argent (ne) fait (pas) le bonheur : quel rapport à l’argent chez les Français ? »
