Les professionnels du bâtiment travaillent souvent sur plusieurs projets à la fois. Ils doivent donc faire preuve d’efficacité s’ils souhaitent obtenir de bons résultats. Ainsi, pour augmenter la productivité de l’entreprise, les artisans du BTP ont généralement recours à des outils spécialisés pour l’établissement des devis et l’édition des factures. Le logiciel de devis BTP est en effet de plus en plus privilégié aujourd’hui, au détriment du tableur classique. Vous êtes professionnel du bâtiment ? Découvrez ici comment passer du tableur au logiciel de devis afin d’améliorer vos performances commerciales.
Le logiciel de devis, l’idéal pour la gestion comptable dans le BTP
Dans le domaine du BTP, l’établissement du devis représente une étape incontournable pour la mise en place des relations entre clients et artisans. Le tableur a été pendant longtemps l’outil le plus utilisé pour la gestion administrative et comptable des entreprises. Cependant, depuis quelque temps, de plus en plus de professionnels du BTP optent pour les logiciels de devis pour l’édition de leurs factures. Il s’agit d’un outil d’aide très efficace pour la gestion comptable et administrative d’une entreprise du BTP. Le logiciel de devis permet d’une part d’éditer des factures conformes au règlement du secteur et d’autre part d’établir des devis clairs et détaillés.
Ces outils proposent de nombreuses fonctionnalités pour des tâches comme les relances en cas d’impayés ou le suivi de la trésorerie générale. Si vous souhaitez avoir plus d’informations sur les logiciels de devis et factures, vous pouvez contacter des spécialistes de ce type de logiciels pour les artisans du bâtiment. Comparativement au tableur, cet outil est autonome et indépendant des différentes plateformes. Il constitue donc une solution légère, utilisable à partir de simples navigateurs web. De plus, c’est un outil accessible à tous les appareils modernes (tablettes, smartphone, PC/MAC). Il peut être utilisé en mode connecté ou pas, et est très ergonomique.
Certains logiciels possèdent une bibliothèque pour faciliter la création d’ouvrages destinés à décrire les prestations incluses dans le devis. La bibliothèque peut être personnalisée suivant les besoins de l’utilisateur. Par ailleurs, le logiciel de devis possède une interface très intuitive qui permet de réduire les risques d’erreurs dans les calculs. Vos devis personnalisés peuvent être envoyés aux clients par mail directement à partir de l’interface du logiciel.
BTP : quels sont les principaux avantages d’un logiciel de devis et de facturation ?
Plusieurs raisons peuvent justifier l’utilisation d’un logiciel de devis et de facturation. Cet outil offre en effet de nombreux avantages qui ne se retrouvent pas forcément au niveau d’un tableur classique.
Le gain de temps
C’est le principal avantage des logiciels de gestion de devis. Utiliser cet outil représente pour l’artisan du BTP un moyen idéal pour travailler rapidement. Il permet d’automatiser les tâches fastidieuses, redondantes et chronophages liées à l’édition des factures et à l’établissement des devis. En réalité, le tableur n’a pas bonne réputation en matière de gain de temps. En utilisant un tableur, vous serez parfois amené à saisir plusieurs fois les données du prospect ou du client au moment de l’établissement du devis et pour l’édition des factures.
Pour saisir le pourcentage d’avancement, il faudra faire un copier-coller. En optant par contre pour le logiciel de devis, l’utilisateur saisit les informations du client une seule fois. Il peut également saisir directement les pourcentages d’avancement de chantier. Les données pourront être utilisées pour les prochaines opérations. En quelques minutes, votre devis peut être transformé en facture.
Un meilleur suivi facile de chantier et des modifications de devis
Le logiciel de devis possède de nombreuses fonctionnalités. Ces outils permettent d’avoir directement à partir du tableau de bord, un meilleur suivi des chantiers et des clients. Vous accédez ainsi plus facilement aux informations sur les clients, les fournisseurs et les différents chantiers en cours. Vous bénéficiez également d’une vue globale sur les factures impayées ou en cours d’acceptation et sur les devis à effectuer, etc.
De plus, l’utilisation de cet outil favorise la traçabilité des opérations. Cela peut être très important pour le suivi optimal de l’évolution des demandes clients. Lorsque plusieurs personnes de l’entreprise interviennent sur le même dossier, le logiciel dédié peut être un véritable atout pour la gestion du projet. Grâce à ce suivi, l’efficacité commerciale de l’entreprise est augmentée. Les commandes transformées en facteurs pourront s’intégrer automatiquement au logiciel.
Une plus grande facilité pour l’édition des factures
Grâce aux logiciels de devis et de factures disponibles en ligne aujourd’hui, vous avez la possibilité d’éditer vos factures via internet, quel que soit le lieu où vous vous trouvez. Ainsi, que vous soyez en déplacement ou sur un chantier, vous pouvez délivrer des documents à vos clients et conclure des marchés importants à distance. Vous pourrez vous servir de votre smartphone, ordinateur ou d’une tablette. Même si le logiciel est en ligne, les données sont totalement sécurisées.
Des devis et des factures plus professionnels
Le secteur du BTP est un domaine extrêmement concurrentiel. Il est donc important de faire preuve d’un grand professionnalisme afin de gagner la confiance des clients. Utiliser un logiciel pour vos documents comptables vous permet d’établir des factures claires, bien structurées et faciles à comprendre. Lorsque les premiers clients sont satisfaits, cela augmente considérablement vos chances d’en attirer de nouveaux. Les factures modernes éditées à partir du logiciel comportent les mentions légales obligatoires. Vous avez la possibilité d’y intégrer le logo ainsi que la typographie de votre entreprise et celui des différents labels professionnels selon vos besoins.
La diminution des erreurs liées au calcul de la TVA dans les factures
L’utilisation d’un logiciel pour l’édition des factures est le moyen idéal pour faire des calculs fiables et sans erreurs. Contrairement au traitement manuel, utiliser un logiciel permet d’informatiser et d’automatiser le calcul des taux de TVA. Cela permet d’avoir à chaque vente une meilleure optimisation des marges.
La mise en place d’une grille de prix
Fixer le montant d’un devis est un exercice fastidieux pour la majorité des artisans du BTP. En effet, il faut prendre en compte plusieurs critères notamment les matériaux, la main-d’œuvre, les différents types d’ouvrages, etc. Les logiciels dédiés proposent des fonctionnalités très utiles qui permettent d’alléger la charge de travail au professionnel. Plusieurs éléments sont répertoriés dans des listes spécifiques et sont ensuite ajoutés automatiquement dans les documents de facturation.
Comment fonctionne un logiciel de devis ?
Le logiciel de devis n’a pas été conçu uniquement pour la création de factures et de devis. L’organisation est un aspect important pour la rentabilité d’une entreprise, quelle que soit sa taille. Le rôle du logiciel consiste donc à aider le professionnel du BTP à travers des fonctionnalités qui aident à la comptabilité et à la gestion de l’entreprise. Il permet d’avoir une vue détaillée et globale sur les données de la société.
Les meilleurs logiciels de facturation pour le BTP sont ceux qui misent sur la simplicité d’utilisation et sur une interface moderne. Les fonctionnalités des logiciels sont :
- L’édition des factures
- L’état des travaux
- La gestion des acomptes
- Le chiffrage des devis de pointe
- La prise en compte des mentions légales
- L’application de la TVA
- La gestion des portefeuilles clients
- L’exportation des données de comptabilité vers un logiciel dédié
- La génération de signature sur les devis et les factures
- L’auto-liquidation de la TVA
Le logiciel de devis s’adapte donc aux différents besoins du professionnel de BTP et permet d’avoir un meilleur suivi de vos performances commerciales.
Comment choisir votre logiciel de devis ?
Il existe aujourd’hui sur le marché de nombreux logiciels pour l’établissement des devis et l’édition des factures. Plusieurs paramètres doivent être pris en compte pour vous permettre de faire un choix idéal.
Les besoins de l’entreprise
Il est important de bien définir ses besoins avant de choisir son logiciel de devis pour le BTP. Cela vous permet d’avoir une solution adaptée à vos attentes. Les besoins dépendent en effet de plusieurs facteurs et varient d’une entreprise à une autre. Les facteurs qui doivent être pris en compte sont : la taille de l’entreprise, le nombre d’utilisateurs, le budget de l’entreprise, etc.
La prise en main et l’ergonomie du logiciel
La prise en main et l’ergonomie sont des points importants à considérer pour choisir votre outil. La complexité d’utilisation d’un logiciel entraîne des pertes de temps qui peuvent avoir un impact sur la productivité. Pour assurer de bonnes conditions de travail, il est important d’avoir un outil qui propose une bonne prise en main. L’interface doit être intuitive et la navigation doit être fluide. Vous devez pouvoir retrouver facilement les rubriques dont vous avez besoin lorsque vous le souhaitez.
Les supports et services client
Un logiciel fiable doit proposer un bon support technique afin d’en faciliter l’utilisation. Certaines solutions vous proposent des supports techniques très performants et efficaces. Le service client doit être réactif aux réclamations et aux demandes des utilisateurs. Assurez-vous que le support propose plusieurs options de contact et qu’il soit facilement accessible.
L’évolutivité du logiciel de devis
Les entreprises se développent généralement dans un environnement très évolutif. Cette évolution est marquée par les nouvelles réglementations, des mises à jour informatiques et de nouvelles mentions obligatoires. Ainsi, il est primordial de privilégier un outil qui est également évolutif. Votre logiciel doit être en mesure de s’adapter aux différentes contraintes réglementaires ainsi qu’aux technologies futures.
La conformité
Depuis janvier 2018, les logiciels de facturation, d’encaissement et de commerce sont soumis à la loi anti-fraude et conformité. Cette réglementation a pour objectif de lutter contre les fraudes à la TVA tout en assurant aux utilisateurs un haut niveau de sécurité. C’est également un moyen efficace pour garantir la préservation et l’archivage des données logicielles de devis et de facturation pour les différents travaux.
