Mise à jour : 17/01/2025
Le service Digiposte de la poste : C’est quoi ?
Le service Digiposte est un coffre-fort numérique proposé par La Poste, conçu pour permettre à la fois aux particuliers et aux professionnels de stocker, gérer et partager leurs documents de manière sécurisée. Il s’agit d’une solution de dématérialisation qui centralise tous les documents sensibles, qu’il s’agisse de bulletins de salaire, de relevés bancaires, de factures ou d’autres papiers importants, dans un espace sécurisé en ligne. En effet, grâce à Digiposte, les utilisateurs peuvent conserver tous leurs documents essentiels dans un environnement protégé, garantissant ainsi leur confidentialité et leur intégrité.
Ce coffre-fort électronique assure non seulement la réception et l’archivage des documents, mais il permet également leur partage en toute sécurité. Pour un particulier, cela signifie qu’il peut recevoir certains documents électroniques (tels que des relevés ou factures) et les consulter ou les transférer à d’autres, tout en ayant l’assurance que ces informations demeurent privées et protégées. Les utilisateurs bénéficient même d’une boîte aux lettres électronique, permettant de recevoir des documents de la même manière que des courriers physiques.
Pour les entreprises, Digiposte offre une solution complète pour gérer le flux documentaire. Elle permet d’envoyer et de recevoir des documents en toute sécurité, tout en facilitant leur gestion et leur archivage. Les entreprises peuvent ainsi centraliser l’ensemble de leur documentation, qu’il s’agisse de contrats, de factures, ou de documents légaux, et garantir leur sécurité, leur traçabilité et leur confidentialité.
Comment activer son compte Digiposte ?
Comme expliqué sur le site officiel Digiposte, lors de la création de votre coffre-fort numérique, vous recevez un email d’activation dans votre boîte mail.
Pour finaliser et confirmer votre inscription, il vous suffira de cliquer sur l’onglet « Confirmer mon adresse e-mail ». Pensez à vérifier vos spams (courriers indésirables), parfois les courriels arrivent dans cette boîte mail là. L’activation de votre compte Digiposte est un processus simple, qui commence lors de la création de votre coffre-fort numérique. Une fois votre inscription validée, vous recevrez un email contenant un lien d’activation. En cliquant sur ce lien, vous confirmerez votre adresse email et finaliserez votre inscription. Il est conseillé de vérifier vos courriers indésirables, car parfois les messages d’activation peuvent y être redirigés par erreur.
Une fois l’activation de votre compte effectuée, vous aurez immédiatement accès à votre coffre-fort numérique, où vous pourrez commencer à gérer vos documents. L’interface du service est conçue pour être intuitive et facile à utiliser, ce qui permet de centraliser vos documents personnels en toute simplicité.
Le service Digiposte pour les particuliers
Pour les particuliers, Digiposte se présente comme un service numérique essentiel pour la gestion de documents personnels. L’une des fonctionnalités clés de ce service est la réception des documents.
Lors d’un entretien d’embauche, un candidat a pu prouver sa légitimité en présentant rapidement ses références et certificats stockés sur son coffre-fort numérique Digiposte, alors que son concurrent avait oublié de les apporter en format papier. Ce moment a été déterminant dans le choix final du recruteur, qui a été impressionné par l’organisation et la sécurité des informations du candidat. Cela montre à quel point un coffre-fort numérique peut offrir des avantages concrets dans des situations professionnelles.
En effet, l’utilisateur peut recevoir des documents numériques provenant de différents services ou entreprises, et cela, depuis n’importe quel appareil connecté à Internet. Que ce soit un ordinateur, une tablette ou un smartphone, la réception et la consultation des documents sont facilitées grâce à une interface accessible à tout moment et de n’importe où.
Une autre fonctionnalité importante de Digiposte est le classement des documents. Les utilisateurs peuvent organiser leurs fichiers dans des catégories spécifiques, ce qui facilite grandement la recherche de documents particuliers. De plus, un système d’alerte par email permet de notifier l’utilisateur en cas de documents importants ou d’échéances à venir, évitant ainsi toute négligence ou oubli.
En matière de sécurité, Digiposte assure la protection des informations personnelles et sensibles en offrant à l’utilisateur un contrôle total sur les droits d’accès aux documents. Il peut décider de partager l’accès à certains documents avec d’autres utilisateurs, tout en restant maître de la gestion de cette confidentialité.
La réception des documents en ligne
L’utilisateur du service de coffre-fort en ligne est en mesure de réceptionner des documents virtuels depuis n’importe quel appareil avec connexion internet (découvrez starlink : le futur des connexions internet). Tous les documents numérisés reçus sont ainsi stockés dans un seul et unique espace.
Le classement des documents
Un système de sauvegarde permet de classer les documents avec un système d’alerte par email pour les échéances.
Les documents peuvent être organisés par ligne pour simplifier les recherches. La valeur juridique de chaque document archivé reste inchangée.
Le partage d’accès
Le droit d’accès aux documents administratifs est entièrement limité et sécurisé par l’utilisateur. L’utilisateur peut choisir à qui partager cet accès s’il le souhaite.
Digiposte coffre fort, ça fonctionne pour les entreprises ?
Le service Digiposte de la poste est destiné pour toutes les entreprises sans exception, petites moyennes ou grandes. C’est une solution digitale efficace qui leur permet de gérer de manière simplifiée tout le partage de document pour les entités ou les personnes avec qui elles sont en collaboration.
Dans le cadre juridique, les documents dématérialisés partagés conservent leur valeur légale au même titre qu’un original sous-format papier.
C’est un système de dématérialisation très pratique procurant un gain de temps phénoménal mais aussi un gain d’argent, évitant ainsi d’avoir à dépenser des ressources financières importantes pour les documents en papiers.
Quels sont les avantages du service pour les entreprises ?
Le service Digiposte présente plusieurs avantages pour les entreprises. Tout d’abord, il permet une gestion budgétaire optimisée grâce à un système de tarification flexible basé sur le principe du « pay as you go ». Ce modèle permet à l’entreprise de ne payer que l’espace de stockage effectivement utilisé, ce qui s’avère plus économique que des solutions nécessitant des investissements fixes.
Ensuite, Digiposte centralise l’ensemble des flux documentaires, qu’il s’agisse de formats numériques ou papier. Les entreprises n’ont ainsi qu’un seul interlocuteur pour gérer l’intégralité de leur documentation. De plus, la plateforme permet d’envoyer des documents en toute simplicité grâce à un connecteur directement relié à une chaîne éditique, ce qui réduit les délais d’envoi et améliore l’efficacité de la communication.
L’outil offre également un suivi détaillé des envois via un extranet, ce qui permet aux entreprises de suivre en temps réel l’état des documents envoyés, de vérifier leur réception par les destinataires, et de garder une trace de l’ensemble des échanges.
Le service de centralisation de document procure un certain nombre d’avantages pour les entreprises :
- Une maitrise des budgets financiers, avec un système de tarification de type « pay as you go », permettant à l’émetteur de ne payer que l’espace de stockage utilisé ;
- Un seul opérateur pour ce qui est de la complémentarité numérique et du flux de papier ;
- Un envoi de documents plus simplifié, avec un connecteur directement relié à une chaine éditique ;
- Un suivi complet sur extranet, afin d’assurer la gestion du flux, suivre le nombre de destinataire, envoyer et réceptionner des documents.
Le coffre-fort virtuel Digiposte est une solution de communication d’une efficacité impressionnante avec une excellente intégrité des données partagées.
Digiposte coffre fort : La sécurité et la confidentialité
La solution digitale de stockage digipost (tout comme mypeopledoc notamment) est basée sur une technologie avancée en terme d’échange numérisé, qui offre un gage de sécurité et de fiabilité sur la confidentialité des documents numériques reçus, stockés ou partagés.
L’identité de l’expéditeur et du destinataire reste entièrement confidentielle. L’intégrité des flux de documents est garantie.
Les envois sont tracés peu importe la destination. La traçabilité est d’une importance capitale pour des échanges d’informations entre particuliers ou professionnels pour garder la pérennité des échanges électroniques.
Le concept est doté d’un système d’authentification très élevé pour assurer la sécurité des transferts de données.
La Digiposte est conforme suivant différentes normes : l’Afnor NFZ42-013 pour l’archivage électronique, le NFZ42-025 pour ce qui est des bulletins de paie électronique, la norme ISO 15489 concernant l’archivage proprement dit, le label FNTC-TA pour les tiers archiveurs.
Choisissez Digiposte, le coffre-fort sécurisé de la poste, pour un stockage de documents en toute sécurité (tout comme l’entreprise peopledoc qui gère le stockage de documents, notamment). Que ce soit pour la gestion de vos documents personnels ou en entreprise, c’est la solution qu’il vous faut !
Comparaison des options de sécurité
| Sécurité | Digiposte 🔐 | Autres solutions 🛡️ |
| Cryptage des documents | ✅ | ✅ |
| Traçabilité des échanges | ✅ (Traçabilité totale) | ❌ (Partielle) |
| Double authentification SMS | ✅ | ❌ |
| Authentification par mot de passe | ✅ | ✅ |
| Conformité aux normes de sécurité | ✅ (NFZ42-013, ISO 15489) | ✅ (Variable selon solution) |
La double authentification par SMS : le gage de sécurité de Digiposte
Comme expliqué sur le site officiel de Digiposte, pour sécuriser davantage l’accès à votre coffre-fort numérique, vous pouvez activer un second facteur d’authentification, en plus de votre e-mail / mot de passe. Ainsi, vous recevrez un code à usage unique par SMS à chaque fois que vous voudrez vous connecter à Digiposte. Attention cependant, vous ne pourrez opter pour cette option que sur internet, via le site web de Digiposte.
- Pour activer ce facteur à double authentification, cliquez sur votre Profil en haut à droite et allez ensuite dans la rubrique Sécurité > Double authentification SMS > Activer.
- Rentrez votre mot de passe Digiposte puis cliquez sur Activer et suivez le parcours affiché à l’écran pour ensuite entrer votre numéro de téléphone (ne vous en faites pas, vous ne recevrez pas de publicités intempestives, tout le système Digiposte est sécurisé et fiable !)
- Si votre numéro de téléphone figure déjà sur votre compte Digiposte, vous n’aurez qu’à saisir le code de vérification reçu par SMS.
- Vous avez l’opportunité de désactiver la sécurité de la double authentification par SMS à tout moment, via le site Digiposte. N’oubliez pas de consulter votre statut pour savoir si vous avez la double sécurité enclenchée (double authentification Activée ou Désactivée) dans Profil > Sécurité > Double authentification SMS.
Vous avez perdu votre mot de passe Digiposte ? Pas de panique !
Dans le cas d’une perte ou d’un oubli de mot de passe, vous aurez à réinitialiser ce dernier via le site officiel Digiposte. Voici les étapes à suivre pour réinitialiser votre mot de passe :
- Rendez-vous sur la page de connexion Digiposte, cliquez sur « Mot de passe oublié ? »
- Entrez ensuite votre adresse e-mail de connexion
- Enfin, vous réceptionnerez un mail contenant un code à 6 chiffres, afin que vous puissiez changer votre mot de passe.
- Connectez-vous à Digiposte en ligne après avoir changé votre mot de passe, et le tour est joué !
- Pas de panique, votre mot de passe sera modifié sur l’ensemble des services de la Poste (Identité Numérique, Digiposte, site de La Poste, etc.)
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La valeur juridique des documents dématérialisés
La valeur juridique des documents dématérialisés est un aspect essentiel de la solution Digiposte. En effet, contrairement à une idée reçue, les documents stockés dans un coffre-fort numérique comme Digiposte conservent la même force probante que ceux sous forme papier. Cette validité est garantie par des normes et régulations spécifiques, telles que la norme NFZ42-013 pour l’archivage électronique et la norme ISO 15489 concernant la gestion des documents. Ces documents dématérialisés, qu’il s’agisse de bulletins de salaire, de contrats ou de factures, peuvent être utilisés comme preuve légale en cas de litige. Leur intégrité est assurée grâce à des technologies de cryptage avancées et des systèmes de traçabilité, ce qui rend leur falsification extrêmement difficile. De plus, la signature électronique associée aux documents renforce leur authenticité et leur conformité légale, en garantissant que l’émetteur et le destinataire sont bien identifiés. Ainsi, utiliser Digiposte pour archiver et partager des documents ne fait pas que simplifier leur gestion, mais assure également leur validité dans un cadre juridique.
Comparaison avec d’autres solutions de coffre-fort numérique
Lorsqu’on compare Digiposte à d’autres solutions de coffre-fort numérique, plusieurs critères permettent de distinguer ses avantages et spécificités. Tout d’abord, Digiposte se distingue par son intégration avec les services de La Poste, garantissant une forte fiabilité et une adoption simplifiée pour les utilisateurs déjà familiarisés avec l’écosystème postal. Contrairement à d’autres solutions comme l’outil Mypeopledoc, qui se concentre principalement sur la gestion des documents en entreprise, Digiposte offre une solution double, adaptée à la fois aux particuliers et aux professionnels. De plus, la conformité aux normes juridiques françaises, telles que la norme NFZ42-013 pour l’archivage électronique et ISO 15489 pour la gestion des documents, positionne Digiposte comme un acteur particulièrement sécurisé dans le domaine du stockage numérique. Tandis que des plateformes comme OneDrive ou Google Drive offrent des solutions de stockage cloud classiques, elles ne garantissent pas le même niveau de sécurité juridique et de conformité légale que Digiposte. Par ailleurs, la double authentification SMS, option unique pour renforcer la sécurité d’accès, représente un atout supplémentaire pour les utilisateurs soucieux de la confidentialité de leurs documents. Ainsi, Digiposte se positionne comme une solution robuste et complète, particulièrement en matière de conformité légale et de sécurité, offrant une alternative sérieuse aux autres solutions de coffre-fort numérique.
Fonctionnalités de Digiposte : Comparaison avec d’autres solutions
| Fonctionnalités | Digiposte 📨🔐 | Google Drive☁️ | OneDrive🌐 | Mypeopledoc🏢 |
| Stockage de documents personnels | ✅ | ✅ | ✅ | ❌ |
| Conformité légale | ✅ (Normes NFZ42-013, ISO 15489) 📜 | ❌ | ❌ | ✅ (pour entreprise) |
| Double authentification SMS | ✅ 🔒 | ❌ | ❌ | ❌ |
| Archivage électronique | ✅ 📂 | ❌ | ❌ | ✅ |
| Partage sécurisé des documents | ✅ 🔐 | ✅ | ✅ | ✅ |
| Gestion de documents pour entreprises | ✅ 🏢 | ❌ | ✅ | ✅ |
Les perspectives d’évolution du service Digiposte
Les perspectives d’évolution du service Digiposte s’annoncent prometteuses, notamment avec l’augmentation continue de la digitalisation des processus administratifs et la croissance des besoins en matière de sécurité et de gestion des données personnelles. Dans un futur proche, on peut s’attendre à une amélioration de l’intégration avec d’autres services de La Poste, ainsi qu’à l’ajout de nouvelles fonctionnalités visant à simplifier davantage la gestion des documents. Par exemple, l’introduction d’intelligence artificielle pour aider à organiser automatiquement les documents ou encore des outils avancés d’archivage intelligent pourraient rendre le service encore plus intuitif. De plus, l’extension de la compatibilité avec d’autres plateformes de gestion de documents professionnels pourrait renforcer son utilisation auprès des entreprises, en facilitant l’interopérabilité entre différents systèmes. La conformité avec les nouvelles régulations européennes concernant la protection des données personnelles (comme le RGPD) est également un axe important pour garantir la sécurité des informations sensibles stockées. Enfin, avec l’essor des technologies blockchain, l’intégration d’un système de vérification basé sur cette technologie pourrait renforcer encore davantage la transparence et la traçabilité des échanges, permettant à Digiposte de rester à la pointe de l’innovation dans le domaine du coffre-fort numérique.
Le service Digiposte offre une réponse moderne et efficace aux défis de la gestion documentaire, que ce soit pour les particuliers ou pour les entreprises. En favorisant la dématérialisation, il permet non seulement de gagner du temps et de l’argent, mais aussi de sécuriser les échanges et d’optimiser les processus administratifs. Cependant, à mesure que le digital continue de transformer nos pratiques quotidiennes, la question de l’évolution des solutions de stockage et de partage des documents se pose. Dans ce contexte, il sera intéressant de suivre l’émergence de nouvelles technologies et solutions qui, tout comme Digiposte, visent à rendre nos informations de plus en plus accessibles, sécurisées et faciles à gérer.
