Comment créer une équipe virtuelle solide en 4 étapes

Alors que de plus en plus d’entreprises commencent à travailler à distance, nous devons savoir comment travailler efficacement dans une équipe virtuelle. Nous sommes de plus en plus nombreux à travailler à domicile, ce qui implique de savoir s’adapter. Des études ont montré que le travail à domicile peut également conduire à une équipe virtuelle plus heureuse et plus productive.

Une équipe virtuelle est un groupe de travailleurs à distance qui collaborent ensemble pour terminer un projet. Une bonne équipe virtuelle est capable de communiquer efficacement à l’aide d’applications ou de logiciels (tels que Confluence par exemple) et peut être composée d’employés d’une même entreprise ou d’employés de différentes entreprises.

Réussir des équipes virtuelles repose sur deux facteurs :

• Accès à la bonne technologie
• Utilisation d’une communication numérique claire.

Réaliser ces deux choses signifiera que vous êtes en mesure de collaborer efficacement dans un lieu de travail virtuel.

1.Créer un espace social

La plus grande erreur que font les équipes virtuelles est de supposer que l’établissement de rapports et le temps social se feront naturellement. Dans un bureau, il est facile de badiner autour de la machine à café, de prendre le déjeuner ensemble ou de bavarder avant le début d’une réunion.

Dans un lieu de travail numérique, beaucoup de ces opportunités disparaissent. Vous devez donc créer votre propre espace social pour éviter de vider la batterie au sein de votre équipe virtuelle ! Voici les bonnes nouvelles :

• La science suggère que les appels vidéo peuvent être un moyen simple de réduire la solitude et l’isolement.
• Des appels téléphoniques réguliers peuvent aider à maintenir les amitiés proches.
• Vous pouvez produire de l’ocytocine (la substance chimique permettant de créer des liens) même à travers une webcam !
   

Le temps social est incroyablement important pour notre bien-être, et notre bien-être est important pour notre productivité. Il peut sembler contre-productif, dans une semaine chargée, de prévoir du temps avec votre groupe virtuel  » juste pour discuter « , mais le temps social est essentiel pour la loyauté et la cohésion de l’équipe.

Des études ont montré que les amitiés au sein d’une équipe conduisent à de meilleures performances, il est donc vital de maintenir ces relations même si nous ne sommes pas en mesure de nous voir en face à face. Voici quelques idées pour planifier votre espace social :

• Carter les 10 premières minutes de chaque réunion (organisée par un sondage Doodle certainement) pour des rattrapages personnels.
• Apprendre ensemble ! Faites circuler votre TED Talk préféré dans votre équipe pour que les gens puissent le regarder par eux-mêmes (j’adore ce TED Talk, mais je suis un peu partial). Ensuite, organisez un déjeuner-discussion où vous parlez de ce que vous avez appris.
• Faites plus de tête-à-tête et ajoutez des questions personnelles à l’ordre du jour. Posez des questions sur les objectifs, les passe-temps et la famille.
• Faites une pause café numérique.
• Déjeunez ensemble.
• Faites venir un conférencier ou un expert invité pour animer un déjeuner et apprendre. (Je fais cela pour les équipes TOUT LE TEMPS ! Et j’adorerais rencontrer votre équipe.)
• Faire un brise-glace non gênant pour réchauffer vos réunions.

Nous avons même des journées cinéma tous les deux mois et nous profitons de ces occasions à la fois pour célébrer et vérifier les mises à jour personnelles et professionnelles.

Cela peut sembler un peu étrange au début de programmer une pause-café à distance avec vos collègues, mais il est important que nous gardions notre équipe soudée. Après tout ce qui est dit et fait, vous vous demandez peut-être encore…

2.Comment motiver les membres d’une équipe virtuelle ?

Savoir comment motiver les membres d’une équipe virtuelle est essentiel pour les chefs d’équipe. Tout d’abord, vous devez savoir comment vous motiver vous-même. Nous sommes inspirés par les personnes hautement productives et efficaces.

Deuxièmement, apprenez le type de personnalité de votre équipe. J’ai dirigé des centaines de formations d’entreprise virtuelles pour des équipes distantes, notamment chez Microsoft, Automattic et Google. L’un des exercices les plus motivants que nous avons fait est la science de la personnalité de l’équipe.

3.Utilisez la vidéo

Chaque mardi, mon équipe fait un saut sur Zoom, une plateforme de vidéoconférence, pour partager des mises à jour et pour réfléchir à de nouvelles idées pour l’entreprise. Bien sûr, nous communiquons toujours par d’autres canaux, comme le courrier électronique et le téléphone, mais la vidéo permet une expérience plus visuelle au sein de l’équipe. Je recommande particulièrement d’appeler par vidéo les nouveaux contacts du réseau en ligne.

Voici pourquoi l’appel vidéo est si important :

• Langage corporel. L’appel vidéo offre une interaction plus naturelle, où les interlocuteurs peuvent établir un contact visuel et lire le langage corporel. Par exemple, si je partage une nouvelle et qu’un membre de mon équipe affiche une expression surprise, je sais que la nouvelle était choquante ou surprenante. Je suis en mesure d’exploiter les besoins émotionnels de mon équipe, ce que je ne pourrais pas faire aussi facilement avec la seule communication écrite. Ou encore, si je vois quelqu’un hocher la tête pour dire oui ou non, je sais qu’il est d’accord ou non sur un sujet.
• Le bon état d’esprit. L’un des pièges les plus courants du travail à domicile est de trouver plus difficile de garder une routine, et certaines personnes commencent à se débarrasser de leurs vêtements de bureau, préférant travailler en pyjama (certaines études suggèrent que cela pourrait concerner jusqu’à 60 % des travailleurs à domicile). Cela peut rendre les gens moins productifs car ils ont du mal à se mettre dans le bon état d’esprit pour travailler. Cependant, les vidéoconférences régulières nous encouragent à nous habiller un peu pour la réunion, et à nous sentir un peu plus comme si nous allions travailler.
• Micro expressions. Il existe 7 expressions faciales universelles et elles sont incroyablement importantes pour décoder et comprendre les émotions. Si vous êtes en appel vidéo, vous pouvez en fait les lire !

4.Choisir les bons outils

Quel est l’un des plus grands défis pour les équipes virtuelles ? Trouver la bonne technologie pour le bon travail ! Heureusement, il existe des outils qui peuvent transformer des équipes improductives en équipes virtuelles réussies.

Je recommande vivement d’essayer tous ces outils pour votre équipe virtuelle, puis de sélectionner ce qui fonctionne le mieux. Je suis également un fan de l’utilisation de plus d’un type de communication numérique et de leur alignement sur les bonnes tâches. Par exemple, les séances de brainstorming devraient toujours se faire en chat vidéo (pour voir le langage corporel et les visages), tandis que les agendas peuvent être travaillés de manière asynchrone par e-mail, et les clarifications rapides sont meilleures par chat.