Comment faire passer les efforts actuels de votre organisation en matière de travail à distance vers une stratégie à long terme

Le travail à distance ou les solutions hybrides peuvent vous aider à réduire les coûts, à retenir les employés et à attirer les meilleurs talents. Ces avantages sont l’une des raisons pour lesquelles  « moins d’un cadre sur cinq déclare vouloir revenir au bureau tel qu’il était avant la pandémie. »

Cependant, pour réaliser des gains grâce à vos options de travail flexible, il est essentiel d’élaborer un plan qui s’aligne sur la mission de votre entreprise et offre des expériences de haute qualité au personnel et aux clients. Suivez les étapes suivantes pour tirer les leçons des événements récents et créer une stratégie à long terme qui maximisera la productivité tout en préservant votre culture d’entreprise.

Examiner les données sur le lieu de travail et la main-d’œuvre

Il n’y a pas de « bonne » réponse lorsqu’il s’agit de gérer votre entreprise. Au contraire, votre stratégie de travail à distance doit tenir compte des besoins, des clients et des employés uniques de votre entreprise. Rassemblez des données sur les postes de travail, les préférences des travailleurs et les coûts pour déterminer quelle approche est la meilleure pour votre entreprise.

Évaluez les employés et les rôles de travail

55% des employés « préféreraient être à distance au moins trois jours par semaine une fois que les inquiétudes liées à la pandémie s’éloignent. » Mais le travail virtuel ne convient pas à tous les postes ou travailleurs. Cartographiez les responsabilités du personnel et sondez les membres de l’équipe pour déterminer comment structurer votre main-d’œuvre à distance. Considérez:

• Type de travail: Réfléchissez à divers postes et activités quotidiennes et évaluez-les en fonction de la possibilité de travailler à distance et de collaborer.
• Préférences du personnel:Parlez à votre équipe et à vos managers pour déterminer quelles options vos employés souhaitent et comment ils visualisent leur avenir au sein de votre entreprise.
• Expérience de la main-d’œuvre: Regardez l’expérience de la direction et du personnel pour découvrir les forces et les faiblesses pertinentes pour l’adoption d’une stratégie de travail à distance.

Examiner les considérations budgétaires

Bien que le travail à distance puisse faire économiser de l’argent à votre entreprise, vous devrez peut-être investir pour assurer une transition en douceur. Lorsque vous élaborez votre plan, mettez en évidence les économies potentielles ainsi que les nouvelles dépenses. Obtenez une image claire des coûts de vos options de travail à distance en examinant :

• Les coûts immobiliers :Envisagez les économies potentielles liées à la réduction du nombre d’employés sur place tout en comptabilisant les dépenses supplémentaires, comme l’ajout de fonctions de conférence ou de collaboration intelligentes à un espace de bureau existant.
• Les investissements technologiques :Les outils technologiques et cloud intégrés, l’Internet haut débit au bureau et au domicile des employés, ainsi qu’une cybersécurité renforcée sont des caractéristiques incontournables pour une stratégie de travail à distance réussie.
• Formation:Les employés et la direction peuvent avoir besoin d’aide pour faire la transition vers le travail à distance, qu’il s’agisse d’améliorer les compétences non techniques comme les communications en ligne efficaces ou de naviguer dans les nouveaux outils logiciels.

Comparer les options de travail à distance

Une fois que vous avez cartographié les postes et parlé avec les membres de l’équipe, réfléchissez à ce que le travail à distance représente pour votre entreprise. Différents rôles d’emploi ou départements peuvent aller entièrement à distance tandis que d’autres viennent au bureau trois jours par semaine. Les trois principales options sont :

• Mostly remote:Le personnel travaille à domicile mais habite près de votre bureau afin de pouvoir participer à des réunions ou des sessions de collaboration occasionnelles en personne.
• Hybride:L’approche hybride est populaire parmi les employeurs. Les employés passent quelques jours par semaine au bureau et quelques jours à la maison.
• Travail de n’importe où (WFA): Avec le WFA, vos équipes sont entièrement virtuelles et peuvent vivre partout aux États-Unis, ou si votre situation le permet, dans le monde entier.

Élaborer des politiques pour les alternatives de travail hybride ou à distance

Les procédures et politiques traditionnelles reposent sur la présence quotidienne des employés au bureau. Examinez vos politiques existantes et réfléchissez à la manière dont elles pourraient être modifiées pour une main-d’œuvre distante ou hybride. Les responsables de chaque service doivent travailler avec votre personnel des ressources humaines (RH : l’outil mypeopledoc pour vous aider) pour évaluer et ajuster les politiques. Les principales considérations comprennent :

• Les paramètres de travail : Définir les normes de disponibilité du personnel et la façon dont les performances sont mesurées à l’aide d’indicateurs clés de performance (ICP).
• Attentes : Identifier les besoins quotidiens, hebdomadaires ou mensuels en matière de réunion ou de collaboration pour chaque poste et à quoi ressemble une routine de travail à domicile (WFH).
• Cybersécurité: Clarifiez les protocoles de partage de fichiers, d’accès aux applications et les politiques d’apport de votre propre appareil (BYOD). Décrivez comment vous surveillerez les connexions et le flux de données.
• Recrutement des candidats:Mettez à jour les descriptions de poste et les compétences requises pour refléter les fondamentaux nécessaires aux candidats aux postes à distance.
• Avantages sociaux:Vérifiez que vos avantages existants sont transférables aux membres de l’équipe à distance ou examinez des alternatives comparables pour le personnel virtuel.
• Rémunération: votre structure salariale, y compris les primes (tout savoir de la prime imp pour les enseignants) et les heures supplémentaires, pour déterminer si elle sera différente pour les employés de l’EFR par rapport aux travailleurs sur place.

Revoir les pratiques de gestion

L’approche du leadership et de la gestion du travail à distance peut faire ou défaire votre stratégie. Cependant, l’encadrement et l’engagement avec une main-d’œuvre virtuelle sont différents de la gestion des équipes en personne. Votre personnel peut avoir besoin de conseils pour faire la transition vers leurs nouveaux rôles de supervision des travailleurs à distance.

Evaluez les préoccupations des managers et aidez-les à répondre à des questions telles que :

• Comment allez-vous aider les employés à fixer des limites entre vie professionnelle et vie privée ?
• Quelles actions pouvez-vous prendre pour augmenter l’engagement des travailleurs en ligne ?
• Comment pouvez-vous gagner la confiance des employés et leur faire confiance ?
• Quelle est votre approche du coaching ou du mentorat en ligne ?
• Quels outils sont nécessaires pour assurer la responsabilisation ?

Ré imaginez les programmes de formation des employés

Tous les membres de l’équipe ne sont pas équipés pour collaborer en ligne. Certains peuvent avoir du mal avec les nouvelles attentes, technologies ou flux de travail. Les programmes de formation et de développement virtuels peuvent aider les dirigeants et le personnel à naviguer sur le lieu de travail à distance.

« plus de 30 % des employés affirment que l’encadrement et l’intégration des nouveaux employés sont plus difficiles qu’avant le COVID. » Cependant, « 64 % des dirigeants prévoient d’investir dans la formation des leaders pour gérer une main-d’œuvre plus virtuelle. » Préparez votre main-d’œuvre en:

• Sondant le personnel pour évaluer les niveaux de confort avec les différentes technologies et les compétences de travail à distance
• Ajustant les programmes d’accueil et de formation pour la prestation virtuelle
• Identifiant les compétences à améliorer et les méthodes pour améliorer l’apprentissage
• Mettant en place des centres de connaissances et de formation basés sur le cloud pour l’auto-assistance des employés
• Ayant l’avis des équipes RH (dont l’un des outils de travail pourrait être peopledoc notamment) et IT pour choisir les plateformes et les outils de formation

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