La bonne santé d’une entreprise ne se mesure pas seulement avec des données macroéconomiques. Elle s’analyse également en se basant sur le fonctionnement, sur les rapports entre employés, ainsi que sur ceux entre les employés et la hiérarchie. Différentes dispositions sont généralement prises pour assurer le bon fonctionnement des structures. La rédaction d’un rapport d’étonnement est l’une de ces mesures. Découvrez ce que c’est qu’un rapport d’étonnement et profitez de bonnes recommandations pour bien le faire !
Qu’est-ce qu’un rapport d’étonnement ?
Un rapport d’étonnement est un document utilisé dans les entreprises et dans le cadre professionnel. Dans ce dernier, il est demandé aux nouveaux employés de décrire ce qui les a étonnés depuis leur recrutement et durant leur période d’intégration. Cette pratique tire son origine de l’archipel nippon. En effet, il était demandé aux cadres de rédiger un document qui présente tout ce qui a étonné et impressionné pendant un séjour professionnel à l’étranger. La pratique s’est alors démocratisée partout dans le monde. Elle n’est plus restreinte pour le retour dans son entreprise après une mission à l’étranger. Aujourd’hui, le rapport d’étonnement est habituellement demandé aux employés nouvellement recrutés. Toutefois, il peut également être demandé lorsqu’un employé est affecté :
- dans un nouveau département de l’entreprise ;
- ou sur un nouveau projet.
Selon que l’employé soit nouvellement recruté ou qu’il soit affecté dans un nouveau département, il peut suivre un modèle de rapport d’étonnement pour analyser son processus de recrutement et sa période d’intégration. Ce rapport se fait sur demande de l’entreprise, précisément du responsable du service des Ressources humaines. Cette demande se fait dès la signature du contrat du nouvel employé ou de la signature de la note d’affection du collaborateur. Les deux parties s’entendent sur la période d’intégration après laquelle le rapport devra être déposé. Elle peut varier de différents nombres de semaines.
Quels sont les rôles d’un rapport d’étonnement ?
Un rapport d’étonnement joue différents rôles. Il a un impact sur l’entreprise et sur l’employé.
Pour l’entreprise
Le nouvel employé présente toutes les remarques qu’il a faites au cours de sa période d’intégration dans son rapport d’étonnement. Cela permet à l’entreprise d’identifier ses points faibles et ses dysfonctionnements. Ainsi, le rapport d’étonnement aide une entreprise à identifier d’éventuels problèmes en son sein. Par la même occasion, il représente une source d’amélioration à différents niveaux. En outre, le rapport d’étonnement est pour l’entreprise un outil de reconnaissance du nouvel employé. Il permet de le valoriser et de le rendre légitime en prenant en compte son avis pour l’évolution de l’entreprise.
Pour l’employé
Lorsqu’un rapport d’étonnement est demandé à une nouvelle recrue, elle doit vite se familiariser à l’entreprise et à ses collègues afin d’avoir de quoi étoffer son document. Il s’intègre alors plus facilement et plus rapidement dans l’entreprise. Aussi, c’est pour lui l’occasion de partager de façon diplomatique ses critiques pour participer au développement de l’entreprise.
Que doit comporter le rapport d’étonnement ?
Un rapport d’étonnement peut prendre différentes formes. Cependant, le document doit nécessairement comporter certains aspects clés pour atteindre son objectif.
Processus de recrutement
Le processus de recrutement est généralement le premier axe à développer dans un rapport d’étonnement rédigé par un nouvel employé. Cette partie peut néanmoins ne pas apparaître dans le document lorsqu’il s’agit de l’affectation dans un autre service de l’entreprise. À cette étape, le nouvel employé doit dire ce qu’il a pensé du processus de recrutement et souligner les insuffisances qu’il a notées.
Intégration
L’intégration commence le jour de la prise de fonction et dure le temps pendant lequel les deux parties se sont mises d’accord. Le processus d’intégration finit par la remise du rapport d’étonnement. Dans cette partie, le nouvel employé doit évoquer :
- sa prise de fonction ;
- l’équipe dans laquelle il travaille ;
- le matériel de travail ;
- le bureau et le local de travail, etc.
Au cours de sa période d’intégration, la nouvelle recrue a déjà eu l’occasion de faire la connaissance de l’équipe dans laquelle il oeuvre. Ainsi, les dysfonctionnements apparents dans les rapports de travail doivent être notifiés dans le rapport d’étonnement. En outre, le nouveau collaborateur a l’obligation de souligner le mauvais état du matériel de travail ou de son bureau s’il fait ce constat. C’est un devoir pour l’employeur de mettre son employé dans de bonnes conditions de travail afin que ce dernier puisse donner le meilleur de lui-même.
Périmètre du poste et organisation
Le véritable travail dans un rapport d’étonnement se situe au niveau de cette dernière partie. L’employé y présente tout ce qui l’a étonné ou surpris pendant sa période d’intégration. De même, il est appelé à présenter ce qu’il a appris sur l’entreprise pendant cette courte période. Pour finir, l’employé est appelé à émettre des suggestions sur les éventuels problèmes qu’il a eu à soulever dans son rapport. Par ailleurs, l’entreprise peut avoir un modèle de rapport d’étonnement ou spécifié d’autres points clés à ajouter. Vous devez absolument respecter les prescriptions émises par votre employeur pour la rédaction du rapport d’étonnement.
Restitution du rapport d’étonnement
La restitution du rapport d’étonnement permet de valoriser le travail de l’employé. Elle se fait lors d’une séance entre le responsable des ressources humaines et le chef d’entreprise (s’il est disponible). Toutefois, d’autres collaborateurs peuvent également être joints à la séance de travail si le RH juge leur présence nécessaire. Au cours de la séance de travail, le nouvel employé présente son rapport et fait des clarifications au besoin. Il peut être questionné sur son travail et il doit pouvoir être en mesure de bien répondre. Par ailleurs, il est capital de bien rédiger son rapport afin de faire une bonne impression à son manager et à ses collègues lors de la séance de restitution.
Les conseils pratiques pour réussir un rapport d’étonnement
La rédaction d’un rapport d’étonnement est un travail épineux et de longue haleine. Il est nécessaire de suivre certains conseils pratiques pour réussir ce travail.
Mettre des critiques constructives
Il est primordial de faire des critiques dans un rapport d’étonnement. C’est même un élément capital de ce document. Cependant, après seulement quelques semaines dans l’entreprise, vous n’avez pas la légitimité nécessaire pour émettre des critiques sur le fonctionnement de l’entreprise. De plus, un rapport d’étonnement n’est pas similaire à un rapport d’audit. Vous devez donc mettre des critiques constructives dans votre rapport. Mais avant, vous devez essayer de comprendre le fonctionnement de votre nouvel environnement de travail avant de vouloir porter quelque jugement. Rapprochez-vous de vos collègues et posez des questions avant d’essayer de taxer un comportement de mauvais dans l’entreprise. Pour faire des critiques constructives, commencez par adopter une posture bienveillante. Remarquez par exemple que le verre est à moitié plein plutôt qu’à moitié vide. Adopter une telle posture permet de se concentrer sur les points positifs de l’entreprise sans pour autant occulter les points négatifs. Par ailleurs, il faut éviter de présenter des solutions toutes faites par rapport aux dysfonctionnements identifiés. Cela peut être interprété comme du pédantisme. Avoir cette étiquette dans son nouvel environnement de travail n’est pas toujours une bonne chose. Proposez plutôt des pistes de solutions à explorer et laissez le responsable opiner et opter pour ce qui lui semble le mieux pour l’entreprise. Il connaît mieux la structure.
La nécessité de faire preuve d’honnêteté
Il n’est pas rare de constater qu’une nouvelle recrue veuille faire une bonne impression dans son rapport d’étonnement. Il met uniquement du positif. Cela fait beaucoup plus de mal que de bien. En effet, un tel comportement n’est pas professionnel et ne met pas en avant l’esprit critique de l’employé. De plus, ceci peut être un motif de rupture du contrat, surtout si à la base cet employé était en période d’essai. Faire preuve d’honnêteté est nécessaire dans un rapport d’étonnement. Ce document permet de dire de façon diplomatique les dysfonctionnements de l’entreprise. En étant honnête, vous aidez l’entreprise à régler des problèmes et à mieux se développer.
Faire attention au ton et aux formulations
Le rapport d’étonnement est une note officielle qui passe par la voir hiérarchique. De plus, il est possible qu’il y ait une séance de restitution au cours de laquelle on doit l’exposer. Pour cela, il est important de faire attention à la tonalité et aux formulations utilisées. L’idée est de faire des remarques constructives et objectives, non pas de juger ou de frustrer un collègue. Restez le plus cordial possible. En outre, vous pourrez utiliser le conditionnel comme temps de conjugaison à certains niveaux dans votre document.
