Organiser une soirée d’entreprise est l’occasion idéale pour créer un sentiment d’appartenance aux seins de votre équipe. Cependant, préparer un tel évènement n’est pas une mince affaire. Cela requiert du temps, de l’argent et la mise en place d’une bonne stratégie. Il ne faut pas négliger le moindre détail pour que ce moment soit gravé dans les mémoires. Découvrez ici les conseils pour organiser une soirée d’entreprise réussie.
Choisir un lieu pour sa soirée entreprise
Le choix du lieu où vous souhaitez organiser votre soirée entreprise participe grandement à sa réussite. Pour que l’évènement soit mémorable et unique, vous devez sélectionner un endroit selon les activités à prévoir et vos objectifs. Vous pourrez, par exemple, choisir un lieu en ville, à la campagne, en pleine nature ou encore dans un endroit historique. Dans tous les cas, il doit proposer suffisamment d’espace pour pouvoir accueillir vos invités. Dans cette optique, la privatisation d’une salle spéciale est à privilégier. Ainsi, si vous voulez organiser une soirée d’entreprise sur Lyon, suivez ce lien.
Déterminer la date de la soirée
Il faudra également prévoir à l’avance la date de la soirée d’entreprise. Cela permettra à vos salariés et collaborateurs de se libérer et d’être présents à la fête. Le jeudi et le vendredi soirs sont les moments les plus prisés pour ce genre d’évènement, mais vous pouvez très bien choisir un autre jour. Ainsi, la date peut se situer en fin d’année, en début d’année, après une saison dense ou bien à la suite d’une mission importante.
Prévoir le budget nécessaire
La préparation d’une soirée d’entreprise demande de l’investissement. Le budget à prévoir va dépendre du type de soirée que vous voulez ainsi que du nombre d’invités. Vous devrez aussi considérer le coût :
- de la location (la salle de réception) ;
- du repas et du cocktail ;
- de la prestation des professionnels (service traiteur) ;
- de l’animation ;
- des éventuels imprévus, etc.
Définir une durée
Planifiez le déroulement de la soirée entreprise. Il s’agit surtout de définir l’heure à laquelle les festivités vont commencer. Pour assurer la réussite de l’évènement, vous devez donc élaborer un bon timing et bien vous tenir au plan.
Proposer des différentes animations pour la soirée
Faites divertir vos convives en proposant diverses animations. Pour cela, il est conseillé d’engager une agence événementielle ou un professionnel. Celui-ci sera en mesure de proposer des animations originales et qui soient adaptés à vos objectifs. Par exemple, il pourra faire des numéros artistiques, mettre en place des activités comme la chasse au trésor ou encore organiser des animations culinaires, des questions QUIZ, un karaoké, un cabaret, etc.
Pour mettre de l’ambiance, n’oubliez pas la musique. Choisissez une playlist qui soit en accord avec votre entreprise et votre thème. Pour susciter une grande excitation, vous avez la possibilité de faire appel à un groupe de musique ou à un DJ.
Adopter un thème
Il s’agit de bien coordonner la décoration, le style, les activités et la nourriture pour que ces derniers reflètent l’image de votre entreprise. Le meilleur moyen d’y parvenir est d’intégrer la couleur de votre marque à l’évènement.
Choisir un excellent traiteur
Pour une soirée d’entreprise réussie, misez sur un bon traiteur. Ce dernier doit tout d’abord être capable de proposer des plats de qualité pour impressionner vos convives. Ensuite, il doit avoir de l’expérience dans l’organisation d’évènements professionnels et d’entreprises pour une meilleure gestion de votre soirée.
Passer au numérique
Cela concerne particulièrement les invitations. Pour gagner du temps et faire des économies sur les frais d’imprimerie, vous pouvez vous servir d’outils numériques comme Google Calendar. Vous n’aurez qu’à créer une invitation en ligne et à l’envoyer simplement par mail à vos collaborateurs. Après la fête, vous pourrez leur transmettre vos remerciements ainsi que les photos et les vidéos prises durant la soirée.
Miser sur l’originalité
Lors d’une soirée d’entreprise, il n’est pas toujours obligatoire de porter des tenues élégantes. Vous pouvez rendre cet évènement plus original en choisissant, par exemple, un thème avec des déguisements. Cela contribuera d’ailleurs à le faire sortir du lot et de garantir une soirée inoubliable.
Faire participer l’équipe
Vous pouvez faire impliquer vos salariés dans l’organisation de l’évènement. Par exemple, vous pouvez demander leurs avis sur les activités à faire et le thème. Vous pouvez même leur demander de préparer plusieurs plats pour l’occasion. Cela permet de resserrer les liens, de renforcer la cohésion au sein de l’entreprise et donc de développer l’esprit d’équipe.
Pendant les animations et les divertissements, n’oubliez pas non plus de les encourager à y participer. Personne ne doit en effet rester dans son coin. Favorisez les activités qui requièrent un esprit collectif. De même, assurez-vous que chacun participe à la discussion.
Réserver un photographe
Capturer les moments les plus importants de la soirée en engageant un photographe professionnel. Vous pouvez également choisir un membre du personnel qui adore la photographie. De cette façon, vous pourrez lui montrer que vous reconnaissez sa valeur et son importance au sein de la société.
Témoigner sa reconnaissance
Les soirées d’entreprise constituent un très bon moyen pour exprimer votre reconnaissance à vos collaborateurs, vos fournisseurs et vos employés. Fêtez les victoires professionnelles, même avec un simple geste comme le fait de porter un toast. Vous pouvez aussi offrir un cadeau surprise à tous les membres du personnel ou encore récompenser l’employé du mois.
Pourquoi organiser une soirée d’entreprise ?
Voici les raisons qui poussent les entreprises à organiser ce genre d’évènement :
Pour faire une pause dans le quotidien des employés
Un tel évènement permet à vos salariés de mettre fin à une période stressante ou de relâcher la pression suite à la finalisation de certains projets en cours. Ainsi, en se sentant estimés et après avoir passé un moment agréable durant la soirée, vos équipes pourront gagner en productivité et en énergie.
Pour renforcer la cohésion d’équipe
Tout au long de la soirée entreprise, vos équipes apprendront à mieux se connaître, ce qui aide favoriser les échanges et à créer un lien de confiance entre eux.
