L’organisation est la clé du succès, en entreprise comme dans notre vie privée. Plus on parviendra à planifier avec précision chaque étape, avant de les mettre en œuvre, plus il sera voué au succès. Dans cet article, nous observerons, de manière plus détaillée, comment nous pouvons arriver à nos fins, à chaque fois que nous devons installer un nouveau programme, dans l’entreprise.
La planification : l’élément essentiel
On pourrait prétendre que sans une planification précise et détaillée, tout nouveau projet est voué à l’échec. En effet, lorsque l’on crée celui-ci, nous devons être en mesure d’identifier chaque étape, le plus précisément possible, afin que celui ou celle qui devra s’occuper de sa mise en place, l’exécuter n’ait qu’à suivre le guide déjà établi, afin de parvenir au résultat désiré. En d’autres mots, on peut dire que l’on sait d’avance si un projet peut ou non parvenir à ses fins, simplement en lisant le document de planification, dans le détail. Ensuite, il faut tout de même installer les bonnes personnes pour chaque rôle prédéfini. C’est d’ailleurs là que le premier problème survient : celui des rôles et responsabilités de chaque membre de l’équipe. Dans tout projet, il faut tenir compte de l’élément humain. De manière générale, chaque personne impliquée voudra aller au-delà de ses responsabilités, pour s’assurer de compléter sa partie du boulot, et pour mériter les compliments subséquents (dans une équipe compétente). Néanmoins, dans les faits, cela peut être nocif au bon déroulement de ce projet. Heureusement, il existe un outil qui sert à déterminer les rôles et responsabilités. Il est très utile pour tous les managers qui s’apprêtent à dérouler de nouveaux programmes. Il se nomme RACI, une anagramme pour :
- Réalise ;
- Approuve ;
- Consulté ;
- Informé.
Une matrice dont il vaut mieux ne pas se passer.
Le chef de projet
Dans le meilleur des mondes, le chef de projet sera celui qui l’aura élaboré. En effet, personne d’autre que lui ne possède une vision aussi précise de chaque élément inscrit au projet. De plus, il est presque impossible d’insérer dans un document, absolument tout ce que nous avons dans la tête, en ce qui concerne le projet. Si le chef de projet est différent de son créateur, il est donc fort probable qu’à l’arrivée le projet sera légèrement différent de l’idée première. Cependant, il ne faut pas ignorer les capacités à mener à bien un projet, d’un dirigeant. En effet, certains individus possèdent de grands talents de création, mais aucun au niveau des relations humaines, ce qui est très dommageable pour un projet. Dans un tel cas, il faut trouver un gestionnaire compétent en implémentation et conserver le créateur comme consultant sur le dossier. De cette manière, il pourra ramener le chef de projet dans le droit chemin, s’il venait à s’égarer en cours de route.
L’équipe
Plus le projet sera important et complexe, plus le nombre de membres dans l’équipe sera grand. Cela vient aussi augmenter la difficulté du travail d’équipe, car on risque fort de trouver un ou plusieurs maillons faibles, dans un tel cas de figure. C’est là que les connaissances et les compétences du chef de projet entreront véritablement en jeu. Il devra offrir une vision claire du projet, dès le départ, en s’assurant que chaque membre de l’équipe l’aura bien comprise. Une session de questions/réponses devrait être à l’ordre du jour, pour clarifier le tout, avant même d’entreprendre le travail. Ensuite, il lui faudra épauler chacun, afin de leur rappeler l’importance de leur rôle dans le projet, mais aussi leurs responsabilités. Cela permet d’obtenir le meilleur de chaque individu impliqué sur le dossier. Le chef de projet pourra aussi prendre le temps de venir féliciter en personne, tous ceux impliqués dans la réalisation de chacune des étapes, une fois celles-ci complétées.
