Pendant l’été, les enfants sont en vacances, les familles prennent congé. Bien que l’été puisse être une période creuse pour de nombreuses entreprises, la rentrée des classes et la reprise du travail approche à grands pas. Serez-vous prêt à vous jeter à l’eau et à faire face à l’augmentation de l’activité avec l’arrivée des mois plus frais ? L’été est le moment idéal pour transformer les temps morts en une occasion de s’organiser. Voici quelques conseils pour régler les derniers détails au cours de l’été afin que vous puissiez être opérationnel lorsque les affaires reprendront à l’automne.
5 conseils pour vous organiser cet été
Organiser les dossiers fiscaux
Organiser tous vos registres fiscaux d’entreprise n’est pas la tâche la plus glamour, mais la tranquillité d’esprit qu’elle apporte en vaut la peine. Conservez tous les dossiers fiscaux de vos employés ainsi que les livres de comptes documentant les dépenses, les recettes brutes, les frais de carte de crédit, les relevés de compte et les factures de vente. Réservez un endroit désigné pour les conserver de manière ordonnée, organisée et accessible. Une bonne tenue des registres en été vous permettra de garder la tête froide.
Dites adieu au papier
Dites adieu au papier pour libérer plus de temps et plus d’espace de bureau. Utilisez des outils de comptabilité basés sur des logiciels pour vous organiser dans le département de la comptabilité. Les logiciels de comptabilité pour petites entreprises, tels que Quickbooks offrent une facturation, une comptabilité et un système de facturation basés sur le Cloud.
Pour les autres documents qui débordent dans vos classeurs, vous pouvez les scanner. Utilisez Expensify pour gérer numériquement les reçus et les notes de frais. Utilisez une application comme CamCard pour capturer les nouvelles cartes de visite, afin de les jeter plutôt que de les collectionner. Une fois que tout est classé électroniquement, vous pouvez aller de l’avant et déchiqueter tout ce papier et libérer de l’espace sur votre bureau.
Gagnez du temps avec les logiciels de réseaux sociaux
Si avoir une présence sur les réseaux sociaux est important, mettre à jour manuellement les flux de ces plateformes tout au long de la journée peut être distrayant. Les logiciels tels que Buffer, Sprout Social et Hootsuite vous permettent de programmer des mises à jour sur plusieurs plateformes, ce qui vous aide à atteindre votre public avec un contenu opportun. En outre, ces outils peuvent vous aider à surveiller ce que votre public dit de votre entreprise et de votre secteur.
Gagnez une assistance virtuelle
Une bonne aide est difficile à trouver, mais il existe aujourd’hui des tas d’options pour gérer votre emploi du temps, vos tâches et vos rendez-vous. Par exemple, l’application de rendez-vous de Square permet à vos clients de prendre rendez-vous en ligne et même de régler sur place avec votre appareil. Un assistant virtuel peut prendre les appels, faire office de gardien et planifier vos rendez-vous.
Améliorez la gestion des contacts
Gérer les leads, les prospects et les clients est un défi permanent, surtout si vous êtes désorganisé. Utilisez un logiciel CRM pour conserver les communications, les notes, les tâches et l’activité en un seul endroit. Lorsque les contacts sont organisés, vous pouvez filtrer et segmenter votre liste à la volée. Atteignez vos prospects avec une offre irrésistible. Restez en contact avec vos anciens clients. Suscitez l’intérêt de nouveaux prospects. En gardant les contacts organisés, vous passerez moins de temps à rechercher des informations de contact et plus de temps à construire les relations qui font ronronner votre entreprise. Ce n’est pas parce que c’est la saison estivale que les affaires doivent ralentir. Avec un peu d’intelligence et de technologie, vous pouvez vous organiser, garder ces ventes en cours et accélérer les affaires à l’automne.
