Il est important de fidéliser les salariés dès leurs débuts au sein de l’entreprise. Ainsi, ils seront certains de ne pas partir pendant leur période d’essai ou au cours de leur première année. L’onboarding vous accompagne pour leur montrer la valeur de votre entreprise. Ce processus a pour but de créer rapidement un lien et leur permettre d’occuper leur poste sereinement. Ainsi, il convient de considérer certains points pour réussir votre onboarding.
Onboarding définition : en quoi il consiste ?
L’onboarding désigne le processus d’intégration des nouveaux collaborateurs dans l’entreprise. En effet, il est important de les accompagner et de les former dès leur arrivée. Ce processus peut se faire de différentes manières. L’onboarding consiste, par exemple, à faire des réunions de présentation, un afterwork ou un team building. Par ailleurs, il a pour objectif de valoriser l’intégration des salariés en réalisant des actions qui vont leur permettre de se sentir les bienvenus dans la structure. Ils auront l’occasion de rencontrer les équipes, mais également de prendre connaissance des outils nécessaires pour réaliser un travail efficace. Pour plus d’informations sur l’onboarding définition, lisez cet article.
Pourquoi mettre en place un onboarding ?
La mise en place d’un processus d’onboarding est très bénéfique pour une entreprise. Une étude a montré qu’elle peut fidéliser ses salariés deux fois plus si elle met en place une procédure d’accueil à leur arrivée. Il convient de noter que 58 % des employés ayant bénéficié de l’onboarding sont encore présents dans la structure 3 ans plus tard. Par contre, un onboarding raté génère des pertes considérables. En effet, l’entreprise peut consacrer de nombreuses heures au recrutement, mais le salarié est toujours susceptible de partir s’il n’est pas bien accueilli. Le coût d’un processus raté représente entre 100 % et 300 % du salaire de l’employé.
L’intégration des nouveaux salariés grâce à un bon processus
Un bon processus d’onboarding peut refléter les valeurs de votre entreprise. Pour garantir une intégration rapide et efficace, ce procédé doit mettre en œuvre les bonnes pratiques liées à l’accueil des nouveaux salariés. Pensez à familiariser ces derniers avec l’entreprise, ses produits, son histoire et ses collaborateurs. L’idéal est de préparer en amont l’accueil et un programme d’intégration complet avec les étapes clés de l’onboarding. Cela permet au futur recru de s’adapter facilement à son nouvel environnement de travail.
Les étapes pour réussir l’onboarding
Voici les étapes clés d’un onboarding pour assurer une intégration efficace :
Préparer l’arrivée du nouveau salarié avec l’équipe de management
Cette étape consiste à réfléchir aux actions à mettre en place pour accueillir le nouveau salarié et faciliter sa prise de fonction. Il s’agit premièrement de lui attribuer un espace adéquat (un bureau). Ensuite, il convient d’anticiper la mise en place de la partie logistique (ordinateur, ligne téléphonique, code d’accès et tout ce qui peut lui permettre d’être rapidement autonome). Par ailleurs, mettez en place un pré-onboarding pour la partie administrative comme le contrat de travail, la création des accès aux plateformes d’e-learning ou la création de profils sur les logiciels de gestion. Enfin, anticipez l’organisation du jour de son arrivée pour que les managers et les autres collaborateurs soient disponibles.
Gardez le contact avec l’embauché avant le jour J
Gardez le contact avec le salarié au moins une fois par mois par téléphone ou e-mail entre la signature de la promesse d’embauche et le début de son contrat de travail. Cela permet de s’assurer qu’il a bien posé sa démission dans son entreprise actuelle. Vous pouvez lui demander ses besoins, notamment en termes d’équipements. En gardant le contact, vous lui donnerez plus envie de rejoindre votre structure.
Le premier jour : l’étape décisive pour réussir l’onboarding
Il s’agit d’une étape très importante, car c’est à ce moment que le nouveau salarié se fait une première impression sur l’entreprise. Il se sentira plus à l’aise si cette dernière prépare son accueil à l’avance. Voici une liste de conseils à suivre pour faciliter l’intégration du salarié :
- prendre le temps de lui présenter l’ensemble de l’entreprise : les services, les prestations, les personnes avec lesquelles il échangera ;
- lui offrir un cadre rassurant : recevez-le dans un environnement familier. Les personnes qui l’ont recruté doivent être présentes et l’accompagner jusqu’au service concerné ;
- lui transmettre les documents et informations nécessaires pour répondre à ses interrogations ;
- lui indiquer son espace de travail pour qu’il prenne ses marques et dépose ses affaires ;
- l’inviter à prendre un petit-déjeuner d’accueil pour le présenter à l’équipe dans un moment convivial.
Programmer des rendez-vous réguliers
Pour aider le salarié à démarrer au sein de l’entreprise, il est nécessaire de faire un point avec lui. La communication est la clé, notamment s’il intègre une équipe fonctionnelle depuis un certain temps. Mettez en place un suivi régulier pour observer ses points forts et les axes à améliorer.
Attribuer un mentor au nouveau salarié
Tout comme le manager, le mentor est un salarié volontaire qui guide le nouveau salarié dans la découverte de son environnement de travail. Pour ce faire, il lui transmet toutes les informations nécessaires relatives aux évènements importants au sein et en-dehors de la structure.
Les outils qui facilitent l’onboarding
Ces outils permettent de trouver rapidement une information, d’entrer en contact avec une personne de l’entreprise ou de prévoir des réunions. Grâce à eux, le nouveau collaborateur pourra :
- accéder à ses informations personnelles administratives comme le contrat de travail ;
- poser des questions directement aux interlocuteurs concernés ;
- suivre des formations et l’actualité de l’entreprise.
Tous ces outils ont pour objectif de faciliter la vie du personnel au sein de la société. Ils améliorent aussi son intégration, car il aura accès à des informations essentielles avant d’intégrer la structure.
Les avantages d’utiliser le processus d’onboarding
La mise en œuvre d’un processus d’onboarding présente de nombreux avantages, à savoir :
La contribution à votre marque employeur
Le processus d’onboarding est la meilleure solution pour mettre en avant votre marque employeur. Les salariés ne privilégient pas toujours les valeurs à la rémunération. Ils s’intéressent aussi à la vision de la structure. Ainsi, vous pouvez promouvoir les atouts de votre entreprise tout en séduisant de nouveaux collaborateurs et leur donner l’envie de rester.
La fidélisation des salariés
Si vous mettez un nouveau salarié à l’aise, il se montrera plus engagé et investi dans sa prise de fonction. C’est dans cette mesure que le processus d’onboarding favorise la productivité et la fidélité sur le long terme.
Le renforcement des liens sociaux dans la société
Les relations professionnelles débutent dès le jour d’intégration. Le processus assure une future synergie productive et épanouissante entre les anciens et les futurs salariés. Veillez à ce que votre équipe vous épaule tout au long du processus.
Comment assurer un onboarding à distance ?
Pour s’assurer que les collaborateurs à distance sont directement opérationnels, voici quelques conseils :
Investissez dans la bonne technologie
Fournissez-leur les équipements de bureau (ordinateur portable, téléphone…) nécessaires avant le premier jour de travail. Il est conseillé d’utiliser des logiciels de visioconférence tels que Zoom pour établir des relations constructives.
Encouragez une culture de soutien au sein de l’équipe
Invitez le collaborateur à participer à une réunion virtuelle avec l’équipe pour faciliter son intégration. Attribuez-lui un mentor qu’il peut rencontrer via FaceTime, par exemple, pour soutenir son développement personnel.
Créez un plan de coaching
Le télétravail est un défi pour les personnes habituées à un espace de travail traditionnel. Il est donc primordial pour les responsables de veiller à ce que les nouvelles recrues puissent être opérationnelles dès le premier jour.
