De nombreuses démarches ont été dématérialisées pour s’adapter à la transition numérique. La classique feuille de présence lors de réunions ou d’assemblées a laissé la place à des outils numériques d’émargement et de signature électronique. Il ne s’agit pas uniquement de suivre la tendance pour une image plus moderne de l’entreprise. La dématérialisation de tels processus a apporté de réels avantages aux organisations ou aux organismes de formation.
L’émargement numérique
Principe de l’émargement numérique
On peut aussi parler de feuille d’émargement dématérialisée. C’est la version numérique de la feuille de présence. Elle permet à l’organisation de :
- contrôler les entrées et les sorties des participants ;
- connaître l’identité des signataires ;
- ’assurer de l’authenticité de l’identité des participants.
La démocratisation de l’émargement numérique s’est faite suite à la validation de la signature électronique, selon le décret 2017- 1416 sorti en 2017. Les signatures en ligne se font sur la feuille d’émargement via des QR codes ou sur des plateformes spécifiques. Tout se déroule en temps réel, l’entreprise est immédiatement avisée de la signature du participant. La feuille d’émargement peut ensuite être archivée pour être consultée plus tard.
Émargement numérique et vote électronique
Toujours dans l’optique de la digitalisation, le vote électronique est une étape importante en matière d’assemblée générale en entreprise. C’est dans ce cadre qu’intervient l’outil d’émargement numérique. Lors d’un vote électronique, les participants se connectent sur une interface commune sur laquelle ils pourront voter. Le vote électronique se fait durant les assemblées à distance et les vidéoconférences. C’est une pratique d’entreprise qui est encadrée et autorisée par la législation française. L’outil d’émargement numérique permet aux participants de s’identifier avant d’accéder à la plateforme et apposer leur signature sur le la feuille de présence et le formulaire de droit de vote. L’émargement numérique est horodaté et contrôlé par membres du bureau de vote, afin de garantir la confidentialité et la sécurité des votes.
Signature électronique et signature numérisée
La signature électronique est possible grâce à la sécurité informatique et la cryptographie. En effet, la signature électronique est différente de la signature numérisée. Cette dernière est une version numérique de la signature écrite tandis que la signature numérique est une suite unique de chiffres et de lettres spécifique à chacun des votants. La sécurisation de la signature électronique est garantie par le système d’horodatage, l’utilisation d’une clé d’authentification et un certificat électronique. Chaque document signé de manière électronique possède sa propre empreinte numérique, ce qui assure son authenticité.
Les avantages de l’émargement dématérialisé
Le gain de temps
Un processus automatisé et numérisé est toujours plus rapide et fluide que la démarche manuelle. La collecte des informations et des données est instantanée, ce qui permet un gain de temps non négligeable. Il n’y a pas de risques d’égarer la feuille d’émargement, les données sont plus fiables, précises et organisées.
Des informations précises et authentifiées
Le participant possède un badge virtuel qui permet l’authentification de son identité. Les données reçues sont analysées en temps réel et l’entreprise est notifiée en cas d’absence ou encas de dysfonctionnement. L’organisation est ainsi améliorée, car les informations, une fois collectées, sont transmises au responsable. Ce dernier peut les classer et les archiver rapidement en ligne, il n’est plus besoin de cartons encombrants. L’émargement numérique est aussi plus écologique et pratique : il n’est plus besoin de s’approvisionner en papiers et en stylos.
Une traçabilité des documents
Les feuilles d’émargement numériques sont sauvegardées en ligne. Il est difficile de les égarer ou de frauder. Elles peuvent alors servir de justificatifs si besoin est. C’est une solution pratique pour les organismes de formation en ligne qui proposent des cours à distance. Ils peuvent voir en temps réels quels sont les apprenants qui sont absents.
