La budgétisation à base zéro (BBZ) est un outil de gestion utilisé pour contrôler les coûts dans une organisation. C’est une méthode de budgétisation où le budget de l’année en cours est préparé à partir de zéro, c’est-à-dire en prenant la base zéro. Les anciennes et les nouvelles activités de l’entreprise sont classées en fonction de leur importance. En fonction de la priorité, les ressources disponibles sont allouées à chaque activité sans tenir compte des budgets ou des réalisations antérieurs. Pour créer un budget basé sur le zéro, une approche par étapes est suivie. Comprenons les étapes de la budgétisation à base zéro en détail.
Budgétisation à base zéro, les étapes
Identification des unités de décision
Première et principale étape impliquée dans le processus de budgétisation à base zéro est, l’identification de l’unité de décision. Une unité de décision peut être une activité unique ou un groupe d’activités qui peuvent être identifiées de manière indépendante et significative. Par indépendant, nous entendons une activité qui est isolée et qui ne chevauche pas d’autres activités. Ainsi, chaque unité de décision sera séparée des autres. Une organisation est divisée en plusieurs unités de décision. Chaque centre de coût, comme le département marketing, le département de production, le département des ressources humaines, le département de recherche et développement, etc. agit comme une unité de décision. Cette étape joue un rôle important dans la justification de chaque poste de dépense dans le budget.
Le gestionnaire de chaque unité de décision doit donner une justification pour les dépenses et l’allocation budgétaire requise pour son unité de décision. La justification donnée par le gestionnaire ne doit pas être basée sur le budget de la période précédente ou basée sur les dépenses de son unité de décision au cours de l’année précédente. Puisque la budgétisation à base zéro prépare le budget à partir de zéro, la justification du budget requis doit donc également être fraîche.
Faire des paquets de décision
Dans cette étape, les unités de décision qui ont été identifiées dans la première étape sont décomposées en paquets de décision plus petits. Ces paquets de décisions doivent être en accord avec les objectifs de l’organisation. Chaque paquet de décision agit comme une proposition autonome qui fait appel à l’allocation de fonds. Chaque paquet de décision définit les fonctions, activités et opérations de la proposition, la nécessité de la proposition, les avantages économiques et immatériels associés à la mise en œuvre de la proposition, la perte d’opportunité si les fonds ne sont pas alloués à la proposition, etc. Un paquet de décision formel doit contenir les informations suivantes :
- La tâche pour laquelle le paquet de décision est fait ;
- Buts et objectifs de l’unité de décision plus large dont il fait partie ;
- Buts et objectifs du paquet de décision ;
- Analyse de la nécessité de la tâche ;
- Analyse de la viabilité technique et opérationnelle de la tâche ;
- Analyse de l’autre plan d’action.
Classement des paquets de décision
C’est la troisième étape impliquée dans le processus de budgétisation à base zéro. Au cours de cette étape, tous les paquets de décision au sein d’une unité de décision sont classés par ordre d’importance et de priorité. La logique derrière la hiérarchisation des paquets de décision est d’avoir un budget efficace des ressources. Les paquets de décisions sont classés sur la base de l’analyse coûts-avantages. Pour ce faire, toutes les alternatives sont évaluées afin de sélectionner les meilleures options et les plus rentables. La direction se réserve tous les droits d’approuver ou de rejeter un ensemble de décisions. Seuls sont approuvés les paquets de décisions qui aident l’organisation à atteindre ses objectifs prédéterminés. La direction s’assure également que le calcul des coûts dans chaque paquet de décision est précis et réaliste.
Allocation des ressources disponibles
Cette étape de budgétisation à base zéro une extension de l’étape précédente. Les paquets de décision qui sont classés dans l’étape précédente sont alloués des fonds dans cette étape. On peut donc dire qu’à cette étape, les décisions de financement sont prises. L’allocation des fonds et des autres ressources est basée sur le classement des paquets de décisions. Ainsi, les paquets de décision les plus prometteurs obtiennent un meilleur financement. Cela garantit une utilisation optimale des ressources rares.
Contrôle et suivi
C’est la dernière étape de la préparation de la budgétisation à base zéro. Dans cette étape, les paquets de décision sont contrôlés et évalués pour leur performance et leur rendement. La mesure de la performance des paquets de décision aide la direction à comprendre si le budget est fait avec précision ou non.
