Les devis et les factures sont des documents administratifs essentiels à la bonne gestion des activités d’une entreprise. Un mauvais traitement ou une mauvaise gestion de ces derniers risques de perturber la trésorerie. En revanche, une bonne maîtrise garantit une bonne santé financière et la continuité des activités. Il est donc important d’instaurer de bonnes bases et de s’outiller convenablement pour anticiper les situations inconfortables. En faisant les bons choix, vous serez en mesure de faire une gestion commerciale optimale. Mais comment s’y prendre pour un meilleur suivi des factures et devis ?
Le suivi de la facturation : les avantages
La facturation est une opération que vous redoutez sûrement dans la gestion de votre activité. Mais les avantages qui en découlent devraient changer votre manière de voir ces tâches. Pour rappel, la facture est ce document qui atteste de la vente d’un produit ou d’une prestation. Notez cependant que le règlement des factures ne se fait pas toujours au comptant. C’est d’ailleurs ce détail qui complexifie les choses. Il faudra alors un suivi pour mieux vous retrouver et réduire au maximum les montants immobilisés chez vos clients.
Faire un suivi vous permet de connaître les débiteurs, l’état de la trésorerie et même d’évaluer votre rentabilité. Vous serez en mesure d’enclencher des procédures de recouvrement à l’amiable et de trouver des solutions adaptées quand il y a un défaut de paiement. Par exemple grâce à un tampon encreur, élément indispensable de la gestion commerciale, vous arriverez à effectuer plus facilement le tri de vos factures et devis.
Comprenez donc que le suivi de la facturation assurera la continuité de vos activités. Cependant, vous devez appliquer des méthodes et avoir de bons outils. En ce qui concerne les outils, un logiciel de gestion comptable et la possession d’un tampon encreur personnalisé s’avèrent indispensables.
Le tampon encreur personnalisé : un incontournable de la gestion commerciale
Bien que la digitalisation connaisse une croissance phénoménale, les papiers n’ont pas encore disparu. Il faut donc des outils pour s’y retrouver. Quand il s’agit du suivi de facture ou de devis, le tampon encreur devient un outil incontournable. Il est utile pour les entreprises, les libéraux et les travailleurs indépendants.
L’utilité d’un tampon encreur
Le tampon encreur est très utile dans la gestion commerciale. Il permet en premier lieu d’authentifier et de certifier les documents. Il est très utile pour authentifier une pile de documents en une fraction de minute. Vous ne perdrez donc plus du temps à faire des mentions manuscrites telles que : « urgent », « payé », etc. Par ailleurs, il permet de reconnaître le signataire du document.
Dans le cas de la gestion comptable, il facilite le classement des documents. En effet, les différentes mentions sur les factures et devis facilitent le traitement des documents comptables. Il est également possible d’utiliser un tampon encreur à la réception d’une commande.
Avoir un tampon encreur sur mesure
Les tampons encreurs existent sous diverses formes. Vous aurez donc à choisir selon vos besoins. Tout d’abord, vous ferez votre choix entre un tampon encreur de poche, un tampon encreur en bois, un tampon encreur automatique et un tampon dateur. Le tampon encreur de poche est indispensable si vous désirez avoir un objet plus ou moins nomade. Vous pourrez l’emporter lors de vos déplacements.
Si vous désirez un classique, le tampon encreur en bois est un bon choix. Vous utiliserez dans ce cas un coussin encreur. En revanche, pour le tampon encreur automatique l’encre est intégrée. L’écriture est plus précise et plus nette que les autres types de tampons. Ce dernier est adapté pour un usage fréquent. De son côté, le tampon dateur permet d’identifier les documents selon la date d’établissement. Le réglage se fait au quotidien.
Ensuite, vous aurez à choisir les informations que vous souhaitez mentionner sur votre tampon. Pour personnaliser votre tampon, vous devrez penser au texte à mettre sur l’ancre. Vous avez aussi le choix de la police, de la taille et de la couleur. Il y a des questions à se poser. Souhaitez-vous y faire figurer un logo, une signature, une image, un dessin ? Vous avez également la possibilité de mettre le lien de votre site internet.
Les mentions obligatoires sur le tampon
Le tampon encreur vise à certifier et à authentifier un document, mais pour qu’il ait ce pouvoir, il y a des informations qui doivent nécessairement y figurer. Ces informations dont l’absence risque d’invalider votre tampon sont appelées mentions obligatoires. L’usage du tampon est encadré par les articles R123-237 du Code du Commerce. L’infraction est passible d’une amende.
Pour une société, il doit y figurer : le nom de la société, l’adresse du siège social, la forme juridique, le montant du capital social, les numéros d’identification, la ville d’immatriculation, les coordonnées de contact. Il faut faire cas d’une liquidation judiciaire, si elle est en cours. Le numéro de la TVA intracommunautaire est obligatoire pour une entreprise qui n’opère pas uniquement en France. Vous devez donc faire attention lorsque vous personnalisez votre tampon encreur.
Le logiciel de gestion des factures pour garder le contrôle
Faire un meilleur suivi ne signifie pas que vous devrez y passer des heures et des heures au point de délaisser d’autres tâches. La gestion des factures est complexe, mais vous pourrez la simplifier en utilisant un logiciel de facturation. Ce dernier vise à raccourcir toutes les tâches et permet de gagner en efficacité. Il s’agit d’une bonne alternative au tableur Excel. En effet, bien qu’utile, le tableur Excel ne permet pas une gestion étendue des factures.
Avec le logiciel de facturation, il n’y a plus de saisie de données à répétition, ce qui limite les risques d’erreurs. Le logiciel de gestion comptable favorise un suivi des délais de paiement de factures. Il vous avertit en cas de défaut de paiement et fait automatiquement une relance client. En cas de paiement, vous recevez également une notification. Cet outil très efficace vous permet donc d’avoir une vue d’ensemble des factures. Vous ferez donc une analyse approfondie des ventes.
Un autre avantage est que les données sont stockées dans le Cloud et vous pourrez y accéder à tout moment. De même, le logiciel permet de rédiger des documents conformes à la réglementation, ce qui n’est pas toujours le cas avec un tableur. Aussi, vous avez la possibilité de paramétrer et d’avoir un modèle de factures.
Automatisez le traitement des factures
L’automatisation du traitement des factures permet d’aller plus vite. Il s’agit d’une fonctionnalité du logiciel comptable. En réalité, l’automatisation permet la dématérialisation de presque tout le service comptable. C’est en fait la solution pour gérer le volume des factures qui est proportionnel à la croissance des entreprises. Il n’y a donc plus une pile de factures à traiter. L’envoi des factures et le paiement se font automatiquement.
De plus, les données concernant les factures, le paiement et autres sont retrouvées au même endroit. Ce stockage facilite l’archivage. De toute évidence, la dématérialisation réduit l’usage du support papier. En résumé, la facturation électronique favorise un gain de temps et d’argent.
Optez pour le devis en ligne pour être plus réactif
Le devis est également un document d’une importance capitale dans toute entreprise. Celle-ci précède même les factures. L’efficacité du devis permet de convertir facilement vos prospects en clients. Il s’agit d’un des premiers points de contact quand un prospect se décide à utiliser vos services. Dans ce cas, il faut être professionnel et réactif. Ces facteurs vous démarquent d’ailleurs de la concurrence.
En revanche, le devis n’aboutit pas obligatoirement à un contrat et votre prospect n’a pas tout le temps pour se décider. Vous devrez donc faire preuve de professionnalisme pour convertir le devis en facture plus tard. La solution ultime est d’opter pour le devis en ligne. Avec un logiciel de gestion approprié, vous et vos collaborateurs serez en mesure d’établir des devis en un temps record. Il sera donc question de fournir des devis de qualité professionnelle les minutes qui suivent la demande.
Par ailleurs, il y a également un suivi du devis qui se fait. Vous recevez en quelque sorte une confirmation de lecture. Vous saurez réellement quand votre potentiel client a ouvert son email. Cet outil permettra de toute évidence de gagner davantage de marchés, car vous serez en mesure de satisfaire la clientèle sans prise de tête.
Choisissez des moyens de paiement adaptés
Pour être certains de recevoir les paiements, il est important de choisir des moyens de paiement adaptés. Plus il y aura de flexibilité, plus vos clients pourront se mettre au pas. N’hésitez pas alors à diversifier les options de paiement. Vous pourrez aussi opter pour le système de paiement de facture en temps réel ou choisir l’option du paiement en ligne dès la livraison. Le paiement est ainsi susceptible de se faire dans le délai imparti.
Pensez à appliquer des pénalités pour le retard de paiement
Être trop clément ou trop indulgent avec votre clientèle peut déséquilibrer la trésorerie de votre entreprise. Une rigueur dans le suivi des créances clients est primordiale. Il serait donc essentiel, voire important de penser aux pénalités. Ainsi, une fois le délai de paiement dépassé, le client a l’obligation de payer une indemnité de retard. Toutefois, l’application de pénalités ne se fait pas de façon aléatoire. Vous devrez vous conformer aux règles et les mentionner dans les conditions générales de vente. De même, les parties prenantes doivent avoir connaissance de ces détails dès la signature.
