Les fournitures de bureau sont indispensables pour le fonctionnement quotidien de l’entreprise : elles servent au personnel à l’accomplissement de nombreuses tâches. Les fournitures sont proposées par moult commerçants et leur budget est relativement faible par rapport aux autres charges de l’entreprise. Cependant, il est toujours recommandé d’en acheter en quantité et de faire un stock. Cela évitera à l’entreprise de renouveler régulièrement le cycle d’achat et de bénéficier de tarifs avantageux.
Pour avoir des fournitures de qualité à un tarif correct, vous devez choisir entre plusieurs grossistes en suivant certains critères pour éviter des surprises désagréables. En effet, de la qualité des produits dépendent aussi la motivation et la productivité des employés. Ce choix est par conséquent primordial.
Les avantages d’un grossiste spécialisé en fournitures de bureau
Le principal avantage à s’approvisionner auprès d’un grossiste est la réduction considérable des coûts. Le grossiste étant en capacité de vendre de grosses quantités, ses prix unitaires sont nettement plus bas contrairement au détaillant qui devra détacher une marge plus importante pour rentabiliser son affaire. Par ailleurs, le détaillant s’approvisionne également chez le grossiste et doit tenir du prix d’achat pour calculer son bénéfice.
Pour vos fournitures de bureau au sens large (papeterie, fournitures, cartouche et encre, etc.), nous vous recommandons fortement de faire appel à un grossiste pour bénéficier de tarifs compétitifs.
En outre, il y a également le coût de transport qui impacte grandement les coûts généraux des approvisionnements. Le transport des fournitures du vendeur vers votre bureau dépend de la distance qui vous sépare. Cependant, vu que les achats sont faits en gros, vous ne supportez ces frais qu’une seule fois. Un achat chez le détaillant se renouvelle régulièrement et vous devez supporter plusieurs fois les frais de déplacement ou de transport.
Un autre avantage de l’achat chez le grossiste est la qualité des produits. Ceux-ci ne commercialisant leur marchandise qu’en grande quantité, ils s’approvisionnent directement chez le fabricant ou auprès des représentants des grandes marques. Une telle source d’approvisionnement leur permet de proposer des fournitures de bureau de qualité aux entreprises. Ils disposent ainsi en permanence de fournitures de qualité à proposer à leurs clients : pour avoir le numéro d’un grossiste en fournitures de bureau, spécialiste en papeterie, archivage, mais aussi bureautique, faites des recherches sur internet et consultez les avis au besoin.
Le choix de son grossiste en papeterie
Pour trouver le bon grossiste, vous devez commencer par définir vos besoins en fournitures. Faites une liste de tout ce qui est nécessaire pour le bon fonctionnement de votre entreprise. Les grandes entreprises peuvent mettre en place un service achats qui sera chargé de centraliser toutes les demandes. Une fois les besoins définis, vous pouvez faire une prospection pour analyser les différentes offres. Pour analyser ces offres, vous pouvez demander des devis auprès de plusieurs fournisseurs. Cela vous permettra également de les mettre en concurrence pour retenir l’offre la plus avantageuse (connaissez-vous la signification du concurrent direct ?).
Il vous est également possible de consulter les offres disponibles sur internet qui présentent souvent un plus grand intérêt, tant sur le plan financier que qualitatif, comparativement à l’achat dans les boutiques physiques.
Pour retenir votre fournisseur, vous devez tenir compte de plusieurs critères :
- La qualité des produits
- Les délais de livraison
- Les prix TTC
- La qualité du service client
- Les modes de paiement
Soyez attentif à la possibilité de payer par tranche (dégressivité des tarifs selon la quantité commandée), ainsi que la livraison gratuite pour une quantité achetée. Ce sont autant d’éléments qui agissent sur le coût total des fournitures.
Même si un fournisseur vous parait compétitif au niveau des prix pratiqués sur les fournitures, tenez compte des frais cachés qui peuvent parfois être énormes, surtout s’il s’agit d’importation. Analysez également les normes de certifications pour certaines fournitures comme les consommables informatiques, par exemple. Faites une enquête de satisfaction auprès d’anciens clients pour avoir des informations fiables. N’oubliez surtout pas que vous allez effectuer un gros achat qui aura un impact sur votre cycle d’exploitation.
Quelques fournitures de bureau utilisées couramment en entreprise
L’entreprise utilise généralement trois catégories de fournitures : le matériel de bureau, les fournitures bureautiques et consommables informatiques, ainsi que le matériel de rangement et d’archivage.
Papeterie, bureautique et informatique
Même si la plupart des tâches de l’entreprise sont informatisées, il n’en demeure pas moins que le matériel d’écriture reste toujours indispensable. Vous trouverez dans cette catégorie, différentes sortes de stylos billes, de blocs-notes et d’agendas. Le carnet de notes est également nécessaire pour marquer votre « to do list » ou prendre vos notes pendant les réunions. Vous trouverez également des cahiers de toutes sortes et des feuilles de différents formats et grammage indispensables à l’impression.
Pour effectuer le cas échéant des croquis ou des dessins, il vous faudra des crayons et critériums avec une gomme. Les surligneurs et les post-its sont également utiles si vous étudiez plusieurs dossiers. Ces deux accessoires vous permettent de mettre en avant certains passages ou documents dans vos différents dossiers. Vous pouvez aussi hiérarchiser les documents en vous servant des nombreuses couleurs.
En entreprise, la reliure de document est une activité quasi-courante qui nécessite l’usage de l’agrafeuse et du perforateur. Un ôte-agrafes est également indispensable pour augmenter ou retirer des feuilles aux documents déjà reliés.
Les pots de colle, les rouleaux de ruban adhésif, les marqueurs, l’encreur pour le tampon, les correcteurs et les ciseaux sont autant de petites fournitures dont vous aurez besoin au quotidien.
Malgré les nombreuses campagnes en faveur de la dématérialisation, le papier reste toujours une fourniture incontournable dans l’entreprise. Il est utile pour l’édition des devis et factures. Il sert aussi de support pour les autres documents de communication, comme les rapports et comptes-rendus de réunion.
Le papier est une fourniture indispensable aussi bien pour la bureautique que pour l’informatique. L’utilisation du papier demande aussi l’usage d’une plastifieuse pour protéger et conserver les documents. Si vous utilisez du papier, un destructeur de papier vous sera utile pour détruire les documents que vous ne voulez pas conserver, et ce afin de préserver la confidentialité de vos informations.
Pour l’informatique, vous aurez aussi besoin de cartouches d’encre ou de toners pour photocopieurs et imprimantes.
D’autres consommables sont également indispensables pour l’entretien et le bon fonctionnement des appareils. On peut ainsi citer :
- les lubrifiants pour les machines
- les pièces de rechange divers
- les câbles
- les produits de nettoyage
- les outils d’entretien
- etc.
Classement et archivage
La conservation des documents dans l’entreprise est une obligation légale. La durée de conservation va de quelques mois à une dizaine d’années selon l’importance des documents. Le classement et l’archivage des dossiers deviennent donc une nécessité, d’où le recours aux fournitures de classement et d’archivage.
Dans cette catégorie, on retrouve des boites d’archives diverses. Les porte-documents et les protège-documents ainsi que les chronographes sont autant de fournitures indispensables au classement des informations.
Les classeurs sont utiles pour catégoriser les documents. Les intercalaires servent à séparer les documents dans un même classeur pour éviter des amalgames. Parce que vous aurez toujours des documents à parapher et signer, vous aurez aussi certainement besoin de parapheurs.
La carte de visite étant un incontournable dans la politique de communication, vous devez en imprimer en quantité et leur trouver un rangement adéquat. Pour cela, vous avez à disposition des boites de rangement de cartes de visite : en plastique rigide et transparent, la capacité minimale est de 100 cartes.
Les chemises à sangle ou à rabat, les trieurs de carte, les pochettes de rangement de feuille, les étuis pour carte de visite, etc., sont des indispensables dont vous devez disposer pour un rangement et un archivage optimal dans l’entreprise.
