Le coffre fort numérique est une technologie révolutionnaire qui simplifie le quotidien de nombreuses personnes, particuliers ou professionnels. C’est un espace personnel sécurisé qui assure la gestion de toute la documentation administrative. Plus besoin de stocker des documents administratifs dans les gros classeurs ni de copier son passeport en format papier…Il suffit de quelques clics pour pouvoir recevoir ou partager des documents électroniques. Allons faire un petit zoom sur le sujet.
Qu’est-ce qu’un coffre-fort numérique ?
Un coffre fort numérique, également appelé coffre-fort électronique, est un service de dématérialisation de documents administratifs.
Il s’agit d’un espace de stockage virtuel très sécurisé, qui permet à un utilisateur de gérer de manière efficace ses documents confidentiels. Le coffre-fort virtuel ne peut être accessible qu’avec un identifiant que seul l’utilisateur est en mesure d’utiliser.
Le coffre-fort numérique assure la réception, le stockage et le partage de documents entre collaborateurs : fiches de paie, factures, relevés bancaires, acte notarié, etc. L’intégrité et la valeur juridique de chaque document partagé demeurent inchangées.
Les coffres forts numériques sont encadrés par le Décret n°2018-418 concernant la récupération de documents et de données stockés numériquement.
Quelles taches peut-on effectuer avec un coffre-fort numérique ?
Les entreprises se servent d’un coffre fort numérique pour la diffusion et le partage de documents ave ses divers collaborateurs. C’est une solution digitale efficace en terme de communication pour :
- Diffuser des documents au niveau du service RH comme les bulletins de salaire, le contrat de travail, les soldes tout compte, les primes, etc. ;
- Remettre et stocker les documents électroniques relatifs aux clients : les relevés de comptes bancaires, les relevés de remboursement.
En fonction de l’utilisation que vous prévoyez de faire avec le coffre-fort numérique, il est important de bien évaluer les particularités des différentes offres disponibles sur le marché afin de déterminer celles qui vous conviennent le mieux. La pérennité est indispensable.
Les avantages d’un coffre-fort numérique
Une meilleure traçabilité de toutes les opérations
Chaque document confidentiel est classé dans un espace sécurisé avec une traçabilité de toutes les échanges d’informations réalisées. Le délai de conservation des documents numériques respecte entièrement la Loi.
Un gain de productivité
Le fait de dématérialiser les documents traités permet de gagner du temps. Plus besoin d’avoir à passer des heures entières à photocopier des fichiers documents-papier.
Une économie d’argent
Au revoir les impressions qui nécessitent des tas et des tas de papiers avec la dématérialisation. Les envois sous format papier sont révolus, il suffit d’utiliser un espace numérique pour le faire.
Une empreinte écologique réduite
Bien évidemment, se focaliser vers une technologie digitale comme telle est une bonne initiative à la limitation de consommables, réduisant ainsi l’empreinte écologique de l’entreprise.
Une meilleure image de marque
La digitalisation des outils utilisés au sein d’une entreprise reflète toujours une enseigne plus moderne dans l’ère du temps. Cela peut permettre d’attirer plus de clientèle avec la praticité du concept ainsi que la rapidité des traitements effectués.
La Digiposte : Le meilleur coffre-fort numérique ?
La Digiposte est le coffre-fort virtuel de la poste, qui permet de gérer et de centraliser tous les documents administratifs, avec un système de cryptage ultra-sécurisé, constitué d’une authentification avancée.
Très performant, l’outil digital répond à toutes les normes exigées en terme de stockage de données personnelles conformément à la règlementation française en vigueur.
Digiposte se distingue des autres outils virtuels de par son concept de « pay as you go » qui permet à l’utilisateur de ne payer que l’espace de stockage utilisé, assurant ainsi une bonne maitrise de cout.
Pas besoin de changer d’opérateur avec la poste avec une possibilité de suivi complet avec extranet. C’est certainement l’un des coffres forts virtuels les plus efficaces sur le marché.
Comment mettre en place un coffre-fort numérique ?
Avant de déployer un coffre-fort numérique à la disposition de tous les salariés d’une entreprise, il est important d’évaluer les besoins en matière de gestion documentaire, en matière de sécurité et de confidentialité des documents.
Ce sont des études qui vous seront nécessaires pour connaitre quel genre de coffre vous avez besoin. Ensuite, la mise en place du projet devra être communiqué au préalable à tous ceux qui en sont concernés pour que ces derniers puissent exprimer leur point de vue.
Afin de garantir la réussite du coffre-fort à mettre en place, une conduite au changement pour les employés est à mettre en œuvre avec une politique d’accompagnement bien solide. C’est de cette manière que les salariés pourront mieux adhérer au projet.
Il se peut que le changement puisse faire peur à certain, mais une bonne pédagogie reste la clé pour supprimer leurs craintes.
