De plus en plus de PME ont recours à l’automatisation pour optimiser leurs tâches. La gestion de la paie fait partie de ces actions réalisées à l’aide d’outils informatiques, notamment grâce à un logiciel. Quels sont les avantages dont vous pouvez bénéficier pour votre entreprise ? Quels enjeux y a-t-il pour l’automatisation de votre gestion de la paie ?
L’importance de la gestion de la paie au sein d’une entreprise
Comme le dit le proverbe, tout travail mérite salaire. Afin de pouvoir rémunérer vos employés, il est parfois difficile d’effectuer toutes ces tâches administratives, notamment si vous êtes une PME. Contrairement à ce que l’on pourrait penser, la gestion de la paie englobe bien plus que la création d’un bulletin de salaire. Répartie entre la comptabilité et les services des ressources humaines, elle permet d’organiser les rémunérations des employés et d’effectuer le calcul budgétaire des cotisations salariales et patronales engendrées par ces salaires.
Afin de déterminer la rémunération des employés, de nombreux critères sont pris en compte dans la gestion de la paie :
- les mouvements des salariés,
- le calcul des congés payés,
- les heures supplémentaires,
- les cotisations sociales,
- les indemnités, etc.
Pour une PME, il s’agit de tâches chronophages qu’il faut à tout prix optimiser afin d’améliorer la performance de l’entreprise. Il est donc utile d’utiliser un logiciel de gestion de paie afin de tout centraliser en un seul et même endroit. Ce type de logiciel peut directement être installé sur les serveurs de l’entreprise. Il peut aussi être accessible à distance via une solution SaaS où vous payez un abonnement en ligne pour pouvoir accéder au logiciel où que vous soyez.
La gestion de la paie peut aussi servir de levier pour motiver les salariés et les aider à conserver une bonne ambiance au sein de l’entreprise.
Quels sont les avantages d’un système de gestion de la paie automatisé ?
Un logiciel de paie permet d’automatiser la collecte des données, le traitement et le calcul des salaires de vos employés. Avec un tel outil informatique, vous pouvez produire une fiche de paie conforme à la situation de votre employé ainsi qu’à la législation sociale en perpétuelle évolution.
En utilisant un logiciel de paie comme celui de PayFit, vous vous simplifiez la tâche. L’automatisation de la gestion de la paie vous permet ainsi de bénéficier de nombreux avantages. Pour une PME, c’est un élément crucial afin de se démarquer de la concurrence et de voir l’entreprise grandir plus rapidement.
Une automatisation des bulletins de paie
Grâce à un logiciel de gestion de paie, vos bulletins sont directement générés, et ce tous les mois. À la date que vous avez définie, vos employés recevront par mail leur fiche de paie. Pour le virement du salaire, il suffira d’envoyer à votre banque le fichier SEPA pour effectuer le paiement.
Si une variable apparaît sur le bulletin de salaire du mois suivant, elle sera directement intégrée. Cette mise à jour des fiches de paie de vos salariés vous permet ainsi de vous concentrer sur vos autres tâches. Cela représente un formidable gain de temps qui favorise à coup sûr la productivité de votre entreprise.
Des bulletins de salaire à jour sur les normes légales
Un logiciel de gestion de paie suit l’évolution des normes légales et conventionnelles. Cet outil vous permet ainsi d’être toujours à jour et d’être en conformité avec toutes les modifications dictées par la loi. De plus, les différentes spécificités, comme les allocations familiales, la JEI (Jeune Entreprise Innovante) ou encore la réduction générale des cotisations patronales, sont notifiées et calculées par le logiciel. Vous pourrez donc contrôler la paie de vos employés.
Des risques d’erreurs humaines amoindris
Avec un logiciel de gestion de paie, la personne qui s’occupe des salaires de l’employé voit son travail facilité. Elle peut ainsi éviter certaines erreurs dues à une méconnaissance de la loi. Cette automatisation de la gestion de paie concerne :
- les règles sociales et conventionnelles,
- la centralisation des données,
- les différentes déclarations comme la déclaration unique d’embauche (DUE) ou la déclaration sociale nominative (DSN),
- le calcul des paies.
Toute cette automatisation permet donc de fiabiliser la paie, de mieux gérer les données de vos employés, mais aussi de faciliter le transfert des bulletins de salaire pour votre expert-comptable. Votre service de comptabilité et celui des ressources humaines peuvent alors améliorer leur productivité sans avoir à effectuer des tâches chronophages et répétitives.
Des coûts réduits
C’est un des critères majeurs pour utiliser un logiciel de gestion de paie. Du fait d’une productivité améliorée grâce à la réduction des tâches administratives, votre PME peut réaliser d’importantes économies. L’argent mis de côté peut ainsi vous servir à développer d’autres secteurs de votre entreprise ou améliorer vos équipements.
Gestion de la paie automatisée : les enjeux pour votre entreprise
Il est important pour votre entreprise d’être toujours au fait des évolutions de la règlementation et du cadre conventionnel. Une mauvaise gestion de la paie peut vous être néfaste. Elle peut détériorer aussi bien le climat social au sein de votre PME que vos finances. Elle peut également engendrer des sanctions lors d’un contrôle URSSAF (Union de recouvrement des cotisations de Sécurité sociale et d’allocations familiales) ou vous mettre en mauvaise posture lors d’un procès aux prud’hommes. Il est donc capital de bien automatiser la gestion de la paie, et ce pour plusieurs raisons.
Une sécurisation des données de paie
Un logiciel de gestion de paie répertorie de nombreuses données confidentielles et personnelles sur vos salariés. Du numéro de sécurité sociale aux coordonnées bancaires en passant par les avantages sociaux dont peuvent bénéficier vos employés, toutes ces données doivent être sécurisées.
C’est pourquoi choisir et utiliser un bon logiciel peut vous permettre d’assurer la confidentialité des informations de vos salariés. Il vous faut surtout bien vérifier que leur sécurité soit assurée afin qu’elles ne soient pas accessibles à n’importe qui.
Le respect de la périodicité du paiement des salaires
Dans n’importe quelle entreprise, le paiement des salaires doit s’effectuer à intervalle régulier et à date fixe. En tant qu’employeur, l’article L3242-1 du Code du travail vous permet de choisir librement la date de paiement de vos employés tout en respectant la périodicité des versements des salaires. L’intervalle entre deux paiements ne doit pas dépasser un mois.
Cette règle, qui s’applique à tous les éléments d’un salaire (heures supplémentaires, primes…) est relativement bien suivie par les employeurs. Cela ne concerne pas les salaires intermittents, saisonniers, temporaires ou à domicile.
Le respect du règlementaire de paie
Les différents changements sociaux et politiques, comme le prélèvement à la source (PAS) par exemple, ont fortement impacté la paie. Il est donc important d’être au fait de ces évolutions afin de faire appliquer le respect de ce règlementaire.
C’est pourquoi est établi au sein d’une entreprise un livre blanc de paie. Il s’agit d’un document incontournable pour mettre en application la paie et les droits et obligations concernés. Ce règlementaire permet ainsi de structurer et de sécuriser le versement des salaires des employés. Cela doit donc être un enjeu capital pour votre entreprise.
Avec le livre blanc de paie, vous pouvez :
- améliorer l’efficacité de vos services de comptabilité et des ressources humaines,
- mieux contrôler les paies et les risques de non-conformité,
- avoir une meilleure approche des règles mises en place par la loi,
- mieux gérer l’arrivée de nouveaux employés avec un transfert rapide de leurs données.
Ce document doit suivre l’évolution de la loi et être constamment à jour.
La qualité de la gestion de la paie
Les services gérant le calcul très règlementé par la loi des feuilles de paie doivent faire preuve d’efficacité, de conformité et de rigueur. Une non-conformité sur l’un des éléments du bulletin de salaire peut engendrer de lourdes conséquences pour vous ainsi qu’à votre ou vos salariés. Vous devez donc bien contrôler et auditer le traitement de la paie.
Cela vous permettra d’éviter les nombreux contentieux dus à la gestion de la paie. Cela peut concerner l’embauche, une modification d’un contrat ou encore les indemnisations journalières lors d’un arrêt maladie.
PME : quelles autres solutions de gestion de la paie ?
En plus d’un logiciel de gestion de paie, il existe une autre solution pour gérer les salaires de vos employés. Vous pouvez ainsi choisir d’externaliser votre gestion de la paie. En passant par un prestataire spécialisé externe, vous vous allégez de cette tâche très compliquée. Cela peut être très bénéfique notamment si vous ne disposez pas de services de ressources humaines.
Ce prestataire s’occupe de toutes les tâches que peut réaliser un logiciel de gestion de paie. Vous pouvez ainsi vous concentrer sur vos activités et vous bénéficiez des dernières mises à jour règlementaires. Faire appel à une société représente cependant un coût non négligeable qu’il peut être difficile d’assumer en tant que PME.
En optant pour un logiciel de gestion de paie, vous choisissez donc la solution la plus avantageuse pour votre PME. Vous vous facilitez le travail et pouvez optimiser la productivité de votre entreprise. Vous réalisez des économies non négligeables et vous êtes au fait des dernières évolutions des normes et conventions légales.
