La dématérialisation en entreprise est au cœur de la transformation digitale de tous les organismes. Ces derniers ont pris conscience de son importance en termes de productivité et de performance en plus des questions environnementales. Cette démarche paraît complexe, mais au final, elle est relativement simple à mettre en place et offre plus de sécurité. Voici plus de détails concernant ce concept.
Dématérialisation en entreprise : quèsaco ?
La dématérialisation en entreprise comme indiqué ici : www.hexapage.fr/ricoh/ ; (https://www.larousse.fr/dictionnaires/francais/dématérialisation/23247), un processus visant à remplacer le support d’informations physique avec une solution numérique. Son application implique plusieurs phases :
- la procédure de numérisation ;
- l’indexation ;
- les procédures d’archivage ;
- la gestion du versionnage ;
- la certification.
Son application implique également un bouleversement plus profond pour les entreprises optant pour cette solution. Cette option permet de remédier à l’utilisation du papier et s’inscrit dans une dynamique beaucoup plus large. La transformation numérique change également les outils utilisés pour les échanges, la réalisation des activités et le travail en lui-même.
Les enjeux de la dématérialisation en entreprise
Pour atteindre l’objectif d’utiliser zéro papier sur le plan professionnel et administratif, il y a plusieurs enjeux à atteindre et à respecter.
La dématérialisation de tous les documents
Cette procédure consiste à dématérialiser les contrats de travail, les bons d’interventions ainsi que les bons de commande. L’utilisation de codes ou de signature numérique remplace la traditionnelle signature au niveau de la décharge.
La dématérialisation de la comptabilité
Sur le plan comptable, la dématérialisation implique surtout le recours à des factures numériques. Cette mesure est valable aussi bien pour les fournisseurs que pour les clients. Puis, il y a également la dématérialisation fiscale.
La dématérialisation RH
L’automatisation et la digitalisation des processus RH se présentent sous différents cas de figure. Par exemple, la gestion des contrats de travail ainsi que de leurs échéances s’effectuent sur le plan numérique. Il en va de même pour l’accès aux données des collaborateurs, la gestion de la paie et celle relative aux congés. Tout est dématérialisé grâce à l’EDI ou l’échange de données informatisées.
Que dit la loi sur la dématérialisation en entreprise ?
Selon la loi du 13 mars de l’an 2000, tous les documents au format numérique ont la même valeur légale que les versions originales sur papier. En revanche, pour que leur authenticité soit reconnue, il faut qu’ils puissent dûment être identifiés grâce aux spécifications de la personne l’ayant rédigé. Autrement dit, leur intégrité doit être correcte et traçable.
Les avantages de la dématérialisation en entreprise
La dématérialisation en entreprise offre une réduction des coûts relatifs au stockage des documents papier. Cette solution permet aussi un réel gain de productivité grâce à l’automatisation du traitement des informations. La digitalisation des données offre une meilleure gouvernance des informations et empêche les erreurs ou les doublons. Tout cela est rendu possible grâce à une mise à disposition d’un point d’accès unique de toutes les données de l’entreprise pour les collaborateurs concernés. La mise en place d’un système sécurisé permet de mieux protéger les informations sensibles tout en garantissant l’accès aux données à tout moment aux personnes autorisées à les consulter. À cela s’ajoute la démarche écoresponsable visant à réduire considérablement le taux de gaz à effet de serre résultant de l’activité d’une entreprise.
