Ces derniers temps, toutes les entreprises ne parlent que de la GED. Alors que beaucoup l’a déjà adopté, d’autres sont encore en phase de questionnement. Si votre entreprise hésite encore, cet article vous guidera sur la bonne décision.
Qu’est-ce que c’est ?
La GED ou Gestion Electronique des Documents regroupe les techniques ainsi que les outils utilisés pour numériser les documents. Le but est de faciliter tous les processus depuis la création jusqu’à l’archivage et l’utilisation de ces documents. Des logiciels sont donc utilisés. Lorsqu’on parle de numérisation de documents, cela concerne plusieurs aspects :
- numériser un document en papier ;
- créer un document numérique ;
- archiver les documents ;
- indexer les documents pour faciliter leur classement ;
- sécuriser les documents ;
- authentifier les documents pour des utilisations légales.
Il convient de bien discerner cela donc.
Comment la mettre en place ?
Vous savez qu’est-ce que la gestion électronique des documents ? Voici les étapes de mise en place :
Identification des besoins
Il existe plusieurs solutions de GED pour les entreprises. Définir les besoins est alors primordial afin de faire le bon choix.
- quels types de documents traitez-vous dans votre entreprise ? ;
- quelle quantité par jour, par mois, par an ? ;
- comment classez-vous vos documents et de quel type d’indexation avez-vous besoin ? ;
- Comment se passe la gestion des accès ?
Une fois les besoins identifiés, le choix des outils et des processus à utiliser sera plus facile. Pour toutes ces étapes, le mieux c’est de vous faire accompagner par des professionnels, car l’audit peut être assez complexe.
Choix final de la solution
Une fois la première étape effectuée, c’est le moment de tester deux ou trois outils. Faire des tests est obligatoire pour voir quelle solution est la meilleure. Ici, non seulement vous allez choisir le logiciel adéquat, mais aussi affiner les paramétrages qui conviennent à vos processus de traitement internes. Sachez qu’il existe plusieurs types d’outil GED. Il y a par exemple la solution par service, c’est-à-dire que chaque métier de votre entreprise utilise un type de logiciel. Il y a aussi le GED multiservice qui s’adapte à toute l’entreprise.
Quels sont les bénéfices ?
Assurément, utiliser un outil de gestion électronique de documents est bénéfique pour tous ses utilisateurs. Pour une entreprise, la première est l’entrée dans l’ère de la digitalisation avancée. Toutefois, les réels intérêts sont les suivants :
- accès au document plus sécurisé et plus structuré ;
- réduction des dépenses : papiers, encres et autres matériels ;
- augmentation de la productivité en diminuant les temps de recherche dans les archives ;
- sécurité au niveau des documents sensibles ;
- tous les documents de l’entreprise sont centralisés à un seul endroit, mais structurés selon le niveau d’accès ;
- plus de problèmes de perte de documents ;
- l’archivage, le classement et l’indexation se font automatiquement ;
- possibilité de hiérarchiser l’accès aux documents que ce soit en interne ou avec les partenaires et les clients externes ;
- traçabilité de toutes les manipulations faites sur les documents : impression, modification, etc. ;
- possibilité d’utiliser les documents numériques en documents officiels avec une signature électronique.
