Garder votre boîte de réception sans encombrement pendant une journée de travail trépidante peut être presque impossible. Qu’il s’agisse d’une surcharge de factures de clients, d’attaques de pourriel agaçantes ou de badinages de votre personnel, les e-mails importants peuvent rapidement être enterrés, pour ne plus jamais être retrouvés. Empêchez-vous de manquer des mises à jour d’e-mails vitaux en utilisant ces conseils pour garder votre boîte de réception bien rangée et organisée.
Créer des dossiers et des filtres automatiques
Empêchez les messages de vous submerger en les séparant dans différents dossiers. Créez plusieurs grandes catégories, telles que « Clients » ou « Vendeurs ». À partir de là, créez des subdivisions à l’intérieur de cette hiérarchie qui décrivent mieux l’objet de la communication, comme « Service client » ou « Facturation ». De cette façon, vous trouvez instantanément les e-mails que vous recherchez sans passer au peigne fin toute votre boîte de réception. Une fois que vous avez mis en place ce système, utilisez un filtre automatique pour diriger les messages dans ces dossiers dès que vous les recevez. Vous pouvez classer ces filtres pour qu’ils fonctionnent en fonction de l’adresse électronique de l’expéditeur ou même du contenu de l’objet ou du message, ce qui facilite l’acheminement des e-mails au bon endroit.
Supprimer les messages inutiles
C’est inévitable : vous recevrez toujours beaucoup de spam. Au lieu de laisser ces choses s’accumuler, supprimez-les dès réception. En règle générale, si un courriel est resté dans votre boîte de réception pendant au moins 30 jours et qu’il ne s’agit pas d’un élément vital comme une facture ou un contrat, vous pouvez le supprimer. C’est une bonne idée de faire une purge au moins une fois par mois, en nettoyant les dossiers et en mettant à la poubelle tout ce qui est inutile.
Répondre aux messages dès que vous les recevez
Vous savez comment ça se passe : vous voyez arriver un courriel important, vous prenez un moment pour réfléchir à la façon d’y répondre, puis vous êtes soudainement éloigné de votre bureau pour une affaire plus urgente. Le temps que vous reveniez, cet e-mail est enterré sous cinq nouveaux e-mails. Ce cycle vicieux se répète toute la journée jusqu’à ce que votre boîte de réception soit remplie de messages de haute priorité qui nécessitent une réponse urgente.
Empêchez cela en mettant un point d’honneur à répondre aux messages dès que vous les recevez. Bien que le message puisse paraître plus articulé si vous avez pris cinq minutes pour développer vos pensées, en fin de compte, il est plus important de sortir une réponse rapide.
