À l’ère où l’information est stockée en quantité massive, il est nécessaire pour une entreprise moderne de mettre en place des systèmes efficaces de gestion documentaire.
Qu’est-ce que la gestion documentaire ?
La gestion documentaire est un ensemble de processus qui a pour finalité de mieux organiser des documents. Elle se base sur :
La collecte
La gestion documentaire implique de collecter des documents pour l’entreprise. Ce traitement obéit aux règles de la rgpd et archivage en matière de données et de documents qui sont importants, sensibles, ou utiles à l’entreprise, et cela qu’ils soient sous forme physique ou numérique.
Le stockage
Ces documents sont ensuite stockés dans des systèmes sécurisés de données. S’ils sont sur papier, ils sont numérisés sur des serveurs ou des stockages sécurisés.
Conformité réglementaire
Elle est nécessaire pour la conformité aux obligations légales relative dans la protection des données à caractère personnel. En effet les entreprises sont tenues de certaines obligations légales en matière de conservation de données et de protection des données surtout si elles sont à caractère personnel. La gestion documentaire est une obligation définie dans la loi Informatique et Libertés et le Règlement général sur la protection des données RGPD, et qui peut être vérifié par la CNIL.
Les avantages de la gestion documentaire en entreprise
La gestion documentaire en entreprise offre de nombreux avantages au sein de la société.
Meilleure sécurité des données
Les systèmes de gestion documentaire offrent des mesures de sécurité avancées pour protéger les données sensibles. Les autorisations d’accès peuvent être mises en place pour garantir que seules les personnes autorisées peuvent consulter et manipuler les documents. Ce qui est crucial pour respecter les normes de protection des données personnelles.
Gestion facile des données
La gestion documentaire facilite le traitement de données et la recherche de données en permettant une recherche rapide, mais aussi une rectification ou un effacement facile. Cela permet aux utilisateurs de retrouver rapidement les informations dont ils ont besoin, ce qui améliore l’efficacité et la productivité.
Accessible partout
Les systèmes de gestion documentaire peuvent être basés sur le cloud, ils permettent ainsi un accès sécurisé aux données depuis n’importe quel endroit. Cela permet de travailler à distance, mais aussi la collaboration avec des partenaires externes.
Mise en conformité
La gestion documentaire permet de se conformer aux réglementations en matière de protection des données personnelles, établies par la CNIL, la Commission nationale de l’informatique et des libertés.
Les informations personnelles peuvent être mieux gérées et respecter des durées de conservation conformément aux lois informatiques.
Responsable en cas de perte
Dans le processus de la gestion documentaire, la désignation d’un Data Protection Officer, DPO, est obligatoire pour le respect des obligations légales en matière de protection de données, rgpd et archivage. Le responsable de la protection ou le délégué à la protection est tenu responsable en cas de fuite et de perte des données.
Comment se passe une gestion documentaire ?
- le responsable du traitement numérise les documents physiques à l’aide de scanners, ou d’autres appareils appropriés ;
- des opérations de saisies de données sont nécessaires pour traiter ces informations, l’utilisation d’outil OCR peut faciliter le traitement des données ;
- les données numérisées sont ensuite conservées et indexées, ce qui permet d’avoir un registre de traitement pour mieux les catégoriser et automatiser le processus de recherche ;
- les documents sont ensuite intégrés dans le système de gestion de contenu de l’entreprise, pour un accès aux données plus facile et pour un traitement rapide ;
- enfin, les données sont conservées et stockés de manière sécurisée, dans des serveurs internes ou dans le cloud.
