Le reporting, ou communication de données est une méthode consistant à mettre en scène des informations collectées sur une période spécifique et les présenter de façon claire. L’objectif est que celles-ci puissent être analysées et exploitées par une tierce personne. Le reporting permet aussi de rendre compte de manière périodique des différents indicateurs de performance. Véritable outil d’aide à la prise de décision, il contient donc des données réelles, vérifiées et vérifiables. Il est alors impossible de parler de la gestion de projets sans mentionner le reporting.
Pourquoi le reporting est-il important dans la gestion de projet ?
Bien qu’il soit souvent négligé par certains cadres, le reporting est indispensable dans la gestion de projet. Son principal avantage est qu’il permet de matérialiser des données de façon à ce qu’elles soient compréhensibles de tous et deviennent d’excellents indicateurs de performance. Son utilité peut varier suivant les destinataires. Pour le manager, le reporting l’aidera à évaluer les performances de son équipe et à renforcer son autorité. Il pourra en effet asseoir ses décisions sur la base de justifications objectives pour motiver les collaborateurs.
Les membres de l’équipe quant à eux auront plus de facilité à identifier les problèmes liés à une situation précise, mais également les risques futurs. Ce qui les aidera à affiner leur stratégie. Le reporting fournira par ailleurs au dirigeant une vue d’ensemble de l’entreprise. Des statistiques fiables pourront alors être présentées aux actionnaires. Dans tous les cas, l’idée est que les personnes qui prennent connaissance du reporting soient en mesure de voir et de comprendre les données et de prendre les bonnes décisions. Pour précision, le reporting peut être réalisé par tout le monde, dans tous les domaines d’activité :
- le commerce : reporting commercial,
- la communication,
- la finance,
- les ressources humaines,
- le marketing,
- le droit.
Différents types de rapports peuvent être créés dans le cadre d’un projet en fonction de la structure de celui-ci et des besoins. Parmi les indispensables, nous pouvons citer le rapport flash qui facilite la prise de décisions. Comme son nom l’indique, il s’agit d’un document bref qui fournit une vision macro et synthétique du projet à une période donnée. Le fait de se servir d’un rapport flash dans un projet permet aux entreprises de communiquer avec leurs clients sur l’état d’avancement.
Les différents types de rapports qui peuvent être créés en gestion de projet
Le rapport flash est donc un moyen d’informer, de rassurer et d’alerter sur les points critiques et les risques. Les réunions ne sont pas toujours suffisantes et un document de suivi est indispensable. Avec ce type de rapport, l’état d’avancement est présenté sur la base d’indicateurs clés représentant chacun des composants du projet sous forme de tendances, de météo, de moyens et de budgets. Ils sont d’ailleurs matérialisés par des icônes en couleurs. Cela donne la possibilité d’effectuer une analyse visuelle et rapide de l’état des différents projets. Il existe d’autres types de rapports pour la gestion de projets des entreprises.
Le tableau de bord
Il permet de définir l’état des lieux et les phases suivantes nécessaires pour maintenir le cap et assurer le succès du projet.
Le rapport d’avancement multi-projets de Gantt
Il est efficace pour garder un œil sur les plannings et suivre les progrès. La vue d’ensemble des plannings et des statuts de projets et de portefeuilles facilitera le partage des détails de projet avec les différentes parties prenantes.
Le rapport de suivi du budget
Les entreprises de services professionnelles doivent respecter les budgets de leurs clients tout en garantissant la rentabilité des projets.
Le rapport de suivi des coûts par étape et par projet
Cela permettra au chef de projet de jauger les sommes dépensées par rapport aux sommes planifiées pour n’importe quel projet. Selon la situation, il peut s’attaquer aux dépassements financiers pour se conformer au budget planifié.
Le rapport d’usage des ressources par le chef d’équipe
Il est effectué pour empêcher l’entreprise d’affecter un volume excessif de ressources tout en tirant le maximum de l’équipe de projet.
Comment créer des rapports qui vous aideront à gérer vos projets plus efficacement ?
Vous devez suivre des méthodes qui vous seront utiles dans la création de vos rapports de gestion de projets. Il vous faut alors :
- Disposer d’un outil de gestion de projet : avant la création d’un rapport, veuillez suivre les informations liées au travail grâce à un outil de gestion dédiée. De ce fait, il ne sera pas nécessaire de collecter manuellement les informations de plusieurs sources. Le rapport pourra être créé en quelques clics. L’outil de gestion offrira l’identification des dépendances et l’arrivée de nouvelles tâches.
- Nommer le rapport : afin d’éviter les confusions, nous vous conseillons de donner au rapport le même nom que celui du projet. S’il est publié régulièrement, alors il faudra y inclure une forme d’horodatage.
- Indiquer la santé du projet : il s’agit du statut actuel de celui-ci (dans les délais, en retard, présence de risques…).
- Écrire un bref résumé du rapport d’avancement : pour permettre aux acteurs de lire l’intégralité du rapport à travers un aperçu rapide sur les points importants. Vous y mentionnerez donc les faits marquants, les risques inattendus ainsi que les principaux freins.
- Préparer une présentation générale pour chaque domaine clé : pour chaque phase clé, prenez le soin d’indiquer les progrès effectués, les objectifs atteints et le travail futur.
- Créer des liens vers d’autres ressources : pour les personnes qui souhaiteront en savoir plus.
Il sera ensuite nécessaire de définir les prochaines étapes : les actions à venir, les remerciements…
Conseils pour présenter des rapports aux parties prenantes et aux membres de l’équipe
Pour réaliser des rapports attrayants, nous vous conseillons de jouer sur le visuel. Le cerveau est en effet programmé pour l’analyse, la compréhension ainsi que la mémorisation des images.
Mettez de la couleur
La couleur permettra de mettre de la vie dans vos rapports en valorisant les informations importantes. Elle attire ainsi l’attention des parties prenantes et des membres de l’équipe. Pour éviter que la présentation ne soit confuse, évitez d’utiliser trop de couleurs. N’hésitez pas d’ailleurs à reprendre les codes couleur de l’entreprise.
Respectez la charte graphique
Votre entreprise dispose certainement d’une charte graphique que vous pouvez exploiter pour la présentation des rapports. Outre le code couleur, il y a sûrement une manière spécifique de présenter les reportings. Renseignez-vous auprès des collaborateurs pour en savoir plus.
Intégrez des graphiques
Pour illustrer les données chiffrées et leur donner plus de visibilité, les graphiques constituent le meilleur outil. Courbes, nuages de points, diagrammes en bâtons, diagrammes circulaires, camemberts… Vous avez le choix entre de nombreux modèles de graphiques à adapter en fonction des informations à communiquer.
Ajoutez des visuels
Pour attirer encore plus l’œil et l’attention des interlocuteurs, les images ainsi que les autres types de visuels seront très utiles. Ils vous aideront à rythmer la présentation. Enfin, servez-vous des bons outils pour convertir les chiffres en éléments visuels. Notez que le rapport d’avancement de projet ne doit pas plonger dans les moindres détails. Laissez votre travail parler et fiez-vous seulement aux éléments clés auxquels vous offrirez une belle présentation. Le rapport est tout simplement un aperçu global mentionnant les informations les plus importantes du projet.
L’importance du suivi de l’avancement et de la production de rapports en temps voulu
La fréquence d’envoi des mises à jour des rapports varie selon le type de projet. Si les délais sont courts ou qu’il y a de nombreux changements, alors il faudra prévoir l’envoi d’un rapport par semaine. S’il s’agit d’un projet à long terme, un rapport par quinzaine ou par mois fera l’affaire. N’oubliez pas que le plus important est de s’assurer que les parties prenantes soient informées. Dans le cas où vous utiliseriez un outil de génération de rapports, pensez à vous attribuer une tâche de rappel pour veiller à ce que les reportings soient produits et envoyés en temps voulu. C’est un excellent moyen de tenir les parties prenantes informées de manière hebdomadaire ou mensuelle. Elles en prendront l’habitude et attendront les mises à jour.
Le suivi de l’avancement et de la production de rapports permet d’éviter les réunions inutiles aux conséquences fâcheuses. Les équipes ainsi que les parties prenantes pourront ainsi gagner du temps et mieux se consacrer sur les travaux les plus importants. Cela aidera par ailleurs tous les collaborateurs à rester productifs et efficaces. Ce suivi vous aidera également à tenir des réunions de suivi de projet pertinentes. C’est généralement lors de ces rencontres que les différents problèmes sont traités pour assurer une progression quotidienne. À la fin, il sera facile d’établir un compte rendu qui répertorie les retards notés et leurs origines, les actions à déployer afin d’y remédier… Les rapports sont donc intimement liés aux réunions de suivi de projet. Le suivi de la progression d’un projet à travers le reporting est le meilleur moyen de vérifier que les tâches se déroulent en concordance avec les délais fixés, les coûts, les ressources ainsi que les objectifs définis au tout début. Pour optimiser ce suivi et faciliter la création de rapports, il est conseillé de se servir d’outils adaptés, à l’image des logiciels de projet.
