Avoir un système de paie efficace permet de payer ses salariés au bon moment et dans le respect des normes. Or, avec la croissance constante de leurs activités, les entreprises ont de plus en plus de mal à assurer cette gestion de la paie. Il existe néanmoins différentes solutions permettant d’améliorer la gestion de la paie. C’est le cas des services d’externalisation partielle ou totale de la paie.
L’externalisation totale de la gestion de la paie
L’externalisation complète de la gestion de la paie vous libère de toutes les contraintes liées à cette activité au sein de votre entreprise. Vous n’avez pas besoin d’acheter un quelconque logiciel de gestion de paie ou mise à jour. Vous déléguez tout le processus à une société experte en gestion de la paie.
Vous optimisez votre paie grâce à diverses prestations
Avec l’externalisation totale de la gestion de la paie, vous bénéficiez de plusieurs prestations d’optimisation comme les solutions de VR Consulting, entreprise spécialisée dans l’accompagnement complet des professionnels et sociétés. Plusieurs étapes sont prises en charge notamment concernant le processus de gestion de votre paie. Sans frais de dossiers et sans engagement, votre prestataire se charge :
- du traitement de la paie après l’obtention des variables de paie,
- de l’établissement des bulletins de salaire, des attestations et certificats, la rédaction des contrats, la gestion du Prélèvement à la source (PAS),
- de la préparation et de l’envoi des déclarations DSN (mensuelles et événementielles) et de diverses autres déclarations sociales dans l’observance des délais.
Vous n’avez également plus à vous occuper de la gestion de la vie de l’entreprise et des travailleurs. L’entreprise spécialiste de la gestion de paie peut notamment se charger pour vous de la gestion des congés payés, de la rupture conventionnelle, des licenciements ainsi que d’autres procédures chronophages.
Tous les papiers dont vous avez besoin vous sont transmis
À chaque étape, tous les documents vous sont transmis pour une gestion transparente. Les éléments en rapport avec les salariés entrants et sortants ainsi que les arrêts de travail vous sont communiqués. Vous recevrez également :
- les bulletins de salaire,
- les écritures comptables,
- les fichiers de virements de salaires.
Les documents de fin de contrats (ainsi que les avenants notamment) vous sont également envoyés par votre prestataire .
Vous bénéficiez de la veille juridique
En dehors des prestations standards de gestion de la paie, le processus d’externalisation vous permet également de bénéficier d’une veille juridique constante, conventionnelle et sociale. Vous êtes ainsi au courant de l’actualité sociale et des changements pouvant impacter vos activités. Les délais sont respectés en ce qui concerne vos obligations légales.
Un gestionnaire de paie est également dédié à votre entreprise. Celui-ci joue le rôle d’interlocuteur unique pour l’élaboration de vos bulletins de paie. Il est également disponible à tout instant pour répondre à chacune de vos préoccupations. Vous bénéficiez ainsi d’un service sur mesure permettant d’assurer un traitement rapide de toutes vos demandes.
L’externalisation partielle de la paie
Cette option vous permet d’éviter les erreurs liées aux obligations et de bénéficier de conseils d’experts sans externaliser totalement la gestion de la paie. Les entreprises spécialisées dans la paie vous proposent à cet effet certaines méthodes.
L’utilisation d’outils RH
L’externalisation partielle de la gestion de la paie vous donne la possibilité de réaliser vous-même les bulletins de salaire. Vous pouvez à cet effet vous servir d’une application en ligne fournie par une entreprise spécialiste de la paie.
Ce genre d’outil permet d’utiliser un nombre important de données saisies et archivées. Il vous permet d’accéder à tout l’historique ainsi qu’aux données RH de vos employés (découvrez l’outil mypeopledoc également). Vous préparez la production de la paie : gestion des congés, administration du personnel… Après cela, la gestion de la paie est confiée à un prestataire de paie fiable. Vous partagez ensuite les bulletins de salaire aux ayants droit.
L’accompagnement
L’entreprise met également des experts du métier de la paie à votre disposition pour votre accompagnement dans l’utilisation des outils RH. Vous pouvez recevoir des conseils par téléphone, messagerie instantanée ou par mail lorsque le besoin se fait sentir. De cette manière, vous maîtrisez la paie en interne et vous vous protégez de tout raté juridique.
Il est également possible de faire former son équipe responsable des ressources humaines sur les grandes thématiques de la gestion de la paie. Ceci est possible grâce à des parcours d’accompagnement mis en place par certaines sociétés de gestion de la paie. Ils permettent aux entreprises de mieux cerner leurs obligations en lien avec le prélèvement à la source, instauré depuis janvier 2019. De plus, les bénéficiaires ont également la possibilité de tester leurs équipements informatiques. La paie est une activité stratégique au sein de l’entreprise. En confiant sa gestion à un prestataire de paie confirmé, vous assurez la conformité des documents élaborés. Les erreurs et les retards seront ainsi relégués aux oubliettes.
