Plusieurs fois dans l’année, une entreprise est amenée à faire une réunion de grande envergure, un séminaire, une conférence et autres. Ces événements nécessitent une grande salle surtout s’il y a des invités autres que les collaborateurs. Pour les entreprises toulousaines, comment faire ?
Utiliser une de ces deux méthodes
Toulouse est une grande ville, mais il faut concentrer la recherche non loin de l’entreprise ou dans le centre-ville si possible. Si vous avez besoin d’une salle rapidement, ces deux méthodes sont celles qui répondent le mieux à vos besoins.
Rechercher via une plateforme spécialisée
Une plateforme spécialisée est une plateforme de recherche uniquement pour les salles de réunion, de séminaire et autres événements professionnels. Sur ce lien : https://www.kactus.com/fr/france/toulouse vous avez un site qui s’occupe de répertorier toutes les salles disponibles à Toulouse. Les avantages avec ce type de plateforme sont :
- Une recherche rapide
- Une recherche avec activation de filtre comme choisir la ville, le type de salle ou le nombre de personnes
- Une large base de données
- Un service client en place
Il n’y a pas d’inconvénient particulier si vous utilisez ces plateformes spécialisées pour rechercher un lieu rapidement. Sauf si toutes les salles sont réservées à l’avance.
Rechercher sur un moteur de recherche
Cette solution consiste à faire une recherche directement sur un moteur de recherche comme Bing ou Google. Il suffit d’enter une phrase clé comme : trouver une salle de réunion à Toulouse et cliquer sur les résultats. L’avantage de cette méthode est la rapidité de la recherche. En moins d’une seconde, vous avez des millions de résultats. L’inconvénient est qu’il faut cliquer sur chaque résultat et sélectionner ensuite la meilleure salle. En outre, cela peut-être soit le site d’une agence, soit le site du lieu de la réunion ou le site d’une plateforme spécialisée.
Les critères pour choisir quelle plateforme utiliser
Si vous décidez de faire une recherche de salle de séminaire ou du lieu pour une soirée d’entreprise sur une plateforme spécialisée, la recherche sera rapide et facile si la plateforme inclut les paramètres de recherche suivants :
- Choix de la ville
- Choix de la date à réserver
- Choix de formules : demi-journée, journée complète, etc.
- Choix du type de salle recherchée : réunion, conférence, séminaire, soirée, repas, etc.
- Choix du budget
- Choix de la configuration de la salle
- Et en bonus, la possibilité de sélectionner un lieu bien précis
Dans certains cas, les plateformes n’offrent pas la possibilité de faire une recherche avec les différents filtres ci-dessus. Elles vous donnent uniquement les lieux dans la ville de votre choix sans d’autres précisions. L’inconvénient, dans ce cas, est qu’il faut demander à tous les prestataires si la salle vous convient en fonction de vos critères de recherche. Cela peut donc prendre du temps pour valider votre choix.
Les mesures à prendre pour éviter les réservations de dernière minute
Même si trouver une salle de réunion ou de séminaire rapidement est possible, rien ne vaut une bonne préparation. Afin d’éviter les mauvaises surprises, faites un planning de tous vos événements de l’année à venir à chaque fin d’année. Prévoyez tout ce que vous devez faire pour chaque événement y compris de réserver les salles plusieurs mois à l’avance. Avec cette stratégie, vous n’aurez aucun problème à trouver la salle qui répond à vos besoins. Si une réunion de dernière minute doit se faire hors de vos bureaux, la solution la plus rapide est de faire une recherche directement sur les plateformes spécialisées. Sinon, vous avez aussi la solution des espaces de coworking qui loue des salles à l’heure.
